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Compliance: Nicht immer einfach aber lösbar

Immer, wenn es auf Veranstaltungen von EASY um die rechtssichere Prüfung und Aufbewahrung von Rechnungen nach GoBD geht, ist das Interesse groß. Insbesondere im Mittelstand. Das hat einen Grund: Die Risiken, die in der revisionssicheren Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen schlummern, sind nicht zu unterschätzen. Wer auf der sicheren Seite sein will, muss Dreierlei gewährleisten: Ordnung, Transparenz und Datensicherheit.
In der heutigen, heterogenen, teils analogen und teils digitalen Rechnungslandschaft ist das ohne eine leistungsfähige Workflow- und Archivlösung allerdings kaum noch möglich. Viele Unternehmen ahnen, dass sie sich dringend mit dem Thema befassen müssten ? doch die ?Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff?, kurz GoBD, sind allein vom Namen her bereits so abschreckend, dass so mancher die Auseinandersetzung damit auf die lange Bank schiebt.
?Wie findet es das Finanzamt??
Kein Wunder also, dass die Themen GoBD und Compliance im Mittelstand und bei Großunternehmen auf Interesse stoßen. Die Frage, die alle gleichermaßen umtreibt, lautet: ?Was sagt das Finanzamt im Falle einer Prüfung zu meiner gängigen Rechnungspraxis?? Die Brisanz dieser Frage ist nicht von der Hand zu weisen: Man muss sich lediglich vergegenwärtigen, was passiert, wenn sich bei einer Prüfung Vorsteuerabzüge aus mehreren Jahre als unberechtigt herausstellen und eine Nachzahlung plus Verzinsung ins Haus flattert.
Heterogene Rechnungslandschaft
Das Problem: Längst erreichen die Firmen einige Rechnungen digital, andere noch auf Papier. Die Herausforderung besteht nun darin, den Eingang und alle Bearbeitungsschritte für den Prüfer zu dokumentieren und die maßgebliche, unveränderte Rechnung ? eine Papierrechnung, einen nachweislich originalgetreuen Scan oder das originale digitale Rechnungsformat ? sicher zu archivieren. Nach Jahren noch muss jeder Schritt für den Prüfer nachvollziehbar sein: Wann ging die Rechnung in welcher Form ein? Wer hat sie wie und wann geprüft oder bearbeitet? Wo ist das Original?
Ein weiteres Problem: Die Gefahr der Nebenarchivierung ist groß. Einen Teil der Daten behält das Unternehmen selbst digital im Haus. Ein anderer Teil liegt beim Steuerberater. Und dann gibt es vielleicht noch ein Papierarchiv. Wo Rechnungsprozesse derart fragmentiert sind, muss Ordnung ins Chaos, sonst ist bei der nächsten Prüfung Ärger vorprogrammiert.
Medienbrüche müssen nicht sein
Zumal die Lösung relativ einfach ist: Jede Rechnung, die das Unternehmen erreicht, seit es über einen zentralen Rechnungseingang per E-Mail oder sei es in Papierform mit der Post, lässt sich in einem digitalen Archiv ablegen. Dafür hat die Erlaubnis ?ersetzend? zu scannen die Basis geschaffen. Ein Rechnungseingang ohne Medienbrüche ist also ebenso möglich wie ein zentrales Archiv, das sich binnen Sekunden nach Informationen durchsuchen lässt.
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Die EASY SOFTWARE AG konzentriert sich seit ihrer Gründung im Jahre 1990 auf die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und E-Mails. EASY SOFTWARE erfasst jede Art von Massendaten, strukturiert und ordnet den Dokumentenfluss. Sie sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und hält Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit – kein langes Suchen, kein Datenverlust, keine Papierflut in überquellenden Archivregalen.
Marktführende Lösungen
Mit über 10.500 Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG zu den führenden Entwicklern und Anbietern von plattformübergreifenden Lösungen in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumenten-management und Enterprise Content Management.
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Marktführendes Vertriebs- und Expertennetz
EASY SOFTWARE verfügt über ein im DMS-Markt fast einzigartiges umfassendes und zertifiziertes Partnernetzwerk. Bei einer hohen flächendeckenden regionalen Präsenz – national wie auch international – und durch die vielen spezifischen Branchen und Themen-Lösungen der EASY-Partner finden Interessenten und Kunden immer einen für sie passenden qualifizierten Ansprechpartner und DMS-Lösungsexperten in der Nähe.
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Posted by on 20. September 2016. Filed under Allgemein,New Media & Software. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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