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FibuNet webBI verschafft DRK Volunta Mehrwert im Controlling

Die DRK in Hessen Volunta gGmbH ist der
Träger von Freiwilligendiensten des Deutschen Roten Kreuzes in
Hessen. Mit rund 3.500 Freiwilligen ist sie Hessens größter
Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ)-Träger. Als gemeinnützige GmbH ist
Volunta zu ordnungsgemäßer Buchhaltung verpflichtet. Besondere
Anforderungen bestehen dabei hinsichtlich Auskunftspflicht und
Transparenz der im Betrieb entstandenen Aufwendungen und Erlöse. Im
Rahmen der rechtlichen Verselbständigung wurde FibuNet als
Buchhaltungssoftware eingeführt und das Rechnungswesen jetzt um die
leistungsfähige Controlling-Komponente FibuNet webBI erweitert. Dies
hatte zum Ziel, Transparenz und Auskunftsfähigkeit bei Volunta
deutlich zu erhöhen.

Die FibuNet-Buchhaltungssoftware wurde als Basis-System im Rahmen
der rechtlichen Verselbständigung von Volunta durch den
FibuNet-Vertriebspartner E/M/C Organisationsberatung und Datensysteme
GmbH aus Kassel eingeführt und ist mit den Kernmodulen
Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung im Einsatz.
Der Nutzungsumfang erstreckt sich auf derzeit acht User. Volunta wird
seit inzwischen rund 10 Jahren von der E/M/C erfolgreich betreut.

Anforderungen eines typischen mittelständischen Unternehmens

Die DRK in Hessen Volunta gGmbH verfügt über die typische Größe
und Strukturen eines regionalisierten, mittelständischen
Unternehmens. Rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an
verschiedenen Standorten in ganz Hessen tätig, unter anderem an vier
Niederlassungen mit 23 Beratungscentern sowie an einem
Dienstleistungszentrum. In der laufenden Betreuung befinden sich
permanent rund 3.500 junge Menschen, die an rund 1.000 Einsatzstellen
in Hessen ihr Freiwilliges Soziales Jahr absolvieren. Jedes Jahr
entsendet Volunta rund 170 Freiwillige im entwicklungspolitischen
Dienst „weltwärts“ und im internationalen Jugendfreiwilligendienst
(IJFD) ins Ausland. Betreut werden zudem Teilnehmerinnen und
Teilnehmer im Au-pair Programm, im Volunteering und im
Schüleraustausch.

In der FibuNet-Finanzbuchhaltung gebuchte und direkt auf
Kostenstellen bzw. Kostenträger verteilte Erlöse resultieren aus
Fakturierungen an die Einsatzstellen, bei denen die Teilnehmerinnen
und Teilnehmer ihren Freiwilligendienst leisten sowie aus staatlichen
Zuschüssen. Die Einzelkosten werden mit den Aufwandsbuchungen in der
FibuNet-Software direkt auf Kostenstellen, Kostenträger und
Kostenarten verteilt.

Komplexe Kostenverteilungen

Die rund 200 im Rechnungswesen von Volunta eingerichteten
Kostenstellen sind hierarchisch gegliedert. Die
Kostenstellengliederung spiegelt im Geschäftsbereich „Freiwilliges
Engagement“ die geschäftlichen bzw. regionalen Verantwortungsbereiche
wieder, in denen die Kosten und Erlöse jeweils entstehen. Neben dem
Bereich „Freiwilliges Engagement“ gibt es die Bereiche „Marketing und
Vertrieb“, „Verwaltung und Finanzen“, „Akademie“ sowie die
Geschäftsführung. Die Produkte bzw. Dienstleistungsarten, wie das
Freiwillige Soziale Jahr (FSJ) oder das Freiwillige Ökologische Jahr,
wurden in FibuNet als Kostenträger eingerichtet.

Im Berichtswesen werden Kostenarten einzeln oder kombiniert nach
Gruppen von Kostenstellen und Kostenträgern ausgewertet. In einem
komplexen Umlageverfahren werden die Kosten je nach Betrachtungsebene
in Abhängigkeit bestimmter Kostenstellen-/Kostenträgerkombinationen
verteilt. Die daraus resultierenden Berichtsdaten stehen für
vergleichende Analysen als Ist-Daten, Budget-Daten und Forecast-Daten
zur Verfügung.

Eine wichtige Anforderung ist eine transparente und gut
nachvollziehbare innerbetriebliche Leistungsverrechnung, um die
Erfolgsbeiträge einzelner Einheiten schnell und zeitnah aufzeigen zu
können. Ebenso wird ein hoher Wert auf ein zügiges Erklären
aufgetretener Ist-/Budget-Abweichungen gelegt.

Bislang eingesetzte Controlling-Lösung stößt an Grenzen

Bei der Erstellung und Auswertung von Berichten entsprechend der
genannten Anforderungen stieß die bislang eingesetzte
Controlling-Lösung an ihre Grenzen. So war das Aufsetzen neuer
Berichte oder das Einpflegen struktureller Änderungen nur mit hohen
externen Beratungsaufwänden realisierbar. Die Umsetzung der
innerbetrieblichen Leistungsverrechnung war in Teilen schwer
nachvollziehbar. Die Gründe für Abweichungen zwischen Ist und Budget
sowie die Verteilung von Gemeinkosten blieben intransparent und
reduzierten die Aussagefähigkeit des Berichtswesens.

Die komplexe Handhabung in der Erzeugung und Auswertung führte zu
geringer Akzeptanz und Nutzung auf Anwendungsebene und bei den
Berichtsempfängern.

Gleitender Übergang auf eine neue Controlling-Lösung

Kurz nach Markteinführung wurde Volunta auf FibuNet webBI
aufmerksam. Bereits nach den ersten Vorführungen der Lösung fiel bei
Volunta die Entscheidung, die entsprechenden Runtime-Lizenzen zu
erwerben. Im Rahmen einer drei Tage dauernden Pilotierung wurden
Leistungsfähigkeit und Abdeckungsgrad der Anforderungen mit
Schwerpunkt auf innerbetriebliche Leistungsverrechnung intensiv
geprüft.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zu Gunsten von FibuNet webBI
waren der hohe Integrationsgrad mit den FibuNet-Basismodulen und der
bereits weit vorentwickelte Lösungsansatz. Ebenso, dass auch Planung
und Budgetierung in ein und demselben System erfolgen. Die daraus
resultierenden Daten stehen in FibuNet webBI in derselben Datenbank
für den unmittelbaren Zugriff und damit für Berichte und
Plan-Ist-Analysen zur Verfügung.

Im Rahmen der Pilotierung ließen sich die Echtdaten schnell und
ohne Zusatzaufwand in die vordefinierten Datenwürfel von webBI
einspielen und mittels der Excel-basierten Berichte anzeigen und
auswerten. Insgesamt erstreckte sich die Pilotierung auf folgende
Bereiche:
– Excel-basierte, bereichsübergreifende Modellierung der internen
Leistungsströme unter Nutzung von Verrechnungspreisen
– Verrechnung von Overheadkosten durch Prozentzuteilungen
– Abbildung der Planungs- und Forecast-Prozesse –
Abbildung des Berichtswesens auf Basis von internen Gewinn- und
Verlustrechnungen.

Nach der erfolgreichen Umsetzung des Kosten- und
Leistungscontrollings soll im November 2016 der Roll-Out erfolgen.
Zunächst sollen dem Geschäftsleitungskreis Kostenstellenberichte zur
Verfügung gestellt werden, die durch die Anwender selbst abgerufen
und vertieft ausgewertet werden können.

Resümee und Ausblick

Eine gute Voraussetzung für hohe Akzeptanz bei den Nutzerinnen und
Nutzern ist die bekannte Oberfläche und Bedienung von Microsoft
Excel, der zentralen Technologiekomponente von FibuNet webBI aus dem
Hause Jedox. Hinzu kommt, dass sämtliche Komponenten zu 100% für das
Web 2.0 optimiert wurden. Anwender können so über das Web-Frontend
ortsunabhängig auf ihre zentral hinterlegten Daten zugreifen und
Analyseergebnisse auch konsistent zurückschreiben.

Aufgrund des positiven Projektverlaufs wurde entschieden, die auf
FibuNet-Daten begrenzten Runtime-Lizenzen auf universelle
Daten-Nutzung zu erweitern. In der nächsten Ausbaustufe wird
überlegt, die Jedox/FibuNet-Controlling-Anwendung auch auf andere
Bereiche außerhalb des Rechnungswesens auszudehnen und in diesem
Zusammenhang Daten aus verschiedensten Quellen einzuspielen.

„Unsere mit dem Wechsel auf FibuNet webBI gesteckten Erwartungen
haben sich voll erfüllt“, so Andreas Esser, Leiter Finanz- und
Rechnungswesen bei der DRK in Hessen Volunta gGmbH. „Dank der
vorentwickelten Lösung waren wir schnell in der Lage, unsere
funktionalen Anforderungen umzusetzen. Weil die Anwender in der
gewohnten Arbeitsumgebung Excel arbeiten können, ist die Akzeptanz
bei den Entwicklerinnen und Entwicklern der Auswertungen und Reports
hoch und der externe Betreuungsaufwand minimal. Die
Nachvollziehbarkeit von Abweichungen hat sich deutlich verbessert,
die Transparenz hat sich signifikant erhöht.“

Über die DRK in Hessen Volunta gGmbH

Volunta ist der Träger von Freiwilligendiensten des Deutschen
Roten Kreuzes in Hessen. Somit ist das Unternehmen Teil der größten
humanitären Organisation weltweit und weltanschaulich sowie politisch
neutral. Mit rund 3.500 Freiwilligen jährlich ist Volunta Hessens
größter Träger.

Unabhängig von Behinderung und Benachteiligung, Qualifikation,
kulturellem und sozialem Hintergrund ermöglicht Volunta allen
Generationen aktive Teilhabe an bürgerschaftlichem Engagement und
macht sich für dessen Anerkennung und Wertschätzung stark.

Als gemeinnütziges Unternehmen vermittelt Volunta geregelte
Freiwilligendienste, wie das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ), das
Freiwillige Ökologische Jahr (FÖJ), den Bundesfreiwilligendienst
(BFD) und den Freiwilligendienst aller Generationen (FDaG) sowie
Internationale Jugendfreiwilligendienste (IJFD und weltwärts).
Darüber hinaus bietet Volunta freiwilliges Engagement in Kombination
mit Schulbesuch, Praktikum oder Au-pair im Ausland an. Mit Aha!
fördert und unterstützt Volunta den sozialen Einsatz von Menschen mit
Behinderung.

Volunta übernimmt für Freiwillige und Einsatzstellen die komplette
Organisation. Dazu gehören unter anderem eine passgenaue Vermittlung,
die vollständige Administration und persönliche Betreuung sowie eine
ganzheitliche Qualifizierung in der Seminararbeit. Zur Erfüllung
dieser Aufgaben unterhält Volunta vier Niederlassungen und 23
regionale Beratungscenter in ganz Hessen.

Über die FibuNet GmbH und die E/M/C Organisationsberatung und
Datensysteme GmbH

Das Unternehmen FibuNet steht für die Entwicklung besonders
leistungsfähiger und sicherer Software für Finanzbuchhaltung,
Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Die gleichnamige, 100%
GDPdU- & GoBD zertifizierte Lösung FibuNet bietet dem Anwender auch
bei sehr großen Datenmengen ein Höchstmaß an Sicherheit,
Schnelligkeit und Funktionalität.

Über 1.400 namhafte Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und
die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner
Effektengesellschaft, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Golf House
Direktversand, Hurtigruten, IG Bau, Intercard AG, Netto
Marken-Discount und Pearl Agency.

Laut den gemeinsam mit der Computerwoche und der Trovarit AG
erhobenen Kundenzufriedenheitsstudien werden für FibuNet seit
Erstteilnahme 2010 durchgehend die mit Abstand zufriedensten
Rechnungswesen-Kunden ausgewiesen.

Die E/M/C Organisationsberatung und Datensysteme GmbH wurde 1993
in Kassel als Softwarehaus für mittelständische Unternehmen gegründet
und bietet seit 1995 Softwarelösungen für das Sozialwesen an. Zu den
Kunden von E/M/C zählen Gliederungen großer Hilfsorganisationen (z.
B. ASB, JUH, DRK, BRK und AWO), zahlreiche Einrichtungen von Kirche
und Diakonie sowie viele private Unternehmen mit vergleichbarer
Tätigkeit.

Zu den Grundsätzen von E/M/C zählt es, auf starke Partnerschaften
zu setzen. Denn wenn die Erfahrungen und Kompetenzen erfolgreicher
Partner in die Entwicklung neuer und in die Weiterentwicklung
bestehender Produkte und Dienstleistungen einfließen, dann ist es vor
allem der Kunde, der profitiert. 2011 ist E/M/C zu einem Unternehmen
der opta data Gruppe geworden – und damit zum jüngsten Mitglied einer
Unternehmensgruppe, die mit über 40 Jahren Erfahrung und mehr als
22.000 Kunden zu einem der marktführenden Dienstleister im deutschen
Gesundheitswesen zählt.

Pressekontakt:
FibuNet GmbH
Carl-Zeiss-Straße 3
D-24568Kaltenkirchen

Tel.: +49 4191 8739-0
Fax: +49 4191 8739-17
Web: www.fibunet.de

Ansprechpartnerin für Vertrieb/ Marketing/ P.R.:
Doris Dreyer, Geschäftsführung

Original-Content von: FibuNet GmbH, übermittelt durch news aktuell

Posted by on 1. November 2016. Filed under Software,Softwareindustrie. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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