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Auf leisen Sohlen: Migration von Varial Guide zu Varial World Edition völlig geräuschlos

J.M. software solutions modernisiert das Finanz- und Personalwesen eines Teppichboden-Herstellers

Seit über 130 Jahren konzipiert und produziert die Halbmond Teppichwerke GmbH aus Oelsnitz im sächsischen Vogtland Bodenbeläge für höchste Ansprüche. Da die Teppiche der Firma Halbmond fast immer für bestimmte Branchen oder Einsatzgebiete konzipiert oder individuell je Kunde in ein Gesamtraumkonzept eingebunden sind, sind die Außen- und Innendienst-Mitarbeitern des Textilspezialisten nicht nur für den Vertrieb, sondern auch für das Finanzwesen ein entscheidender Ansprechpartner, wenn es um die Rechnungsstellung oder das Mahnwesen geht.

Diese Nähe zum Kunden war ein entscheidender Punkt, als sich das Unternehmen Anfang 2016 entschied, seine Softwarelösung Varial Guide für das Finanz- und Personalwesen durch eine modernere Software abzulösen. Der Hersteller von Varial Guide hatte angekündigt, den Support langfristig einzustellen und IT-Leiter G. Köhler beschloss, bei der Einführung einer neuen Software gleich ein paar betriebswirtschaftliche Anforderungen – wie z. B. die stärkere Einbindung des Außen- und Innendienstes – in das neue Softwarekonzept einfließen zu lassen.

Mehrere Softwarelösungen wurden validiert. Im Ergebnis dessen hat man sich für das Varial Guide Nachfolgeprodukt, die Varial World Edition, entschieden. „Wir haben uns u. a. die Lösungen von eGECKO und Sage angeschaut, aber uns erschien es doch sicherer, bei der Produktlinie zu bleiben, die sich bei uns bewährt hatte. Das hing zum einen damit zusammen, dass uns die Migration der Altdaten enorm wichtig war und wir dabei einer bekannten Produktlinie mehr vertrauten als einem neuen, unbekannten Produkt“, erläutert G. Köhler die Entscheidung des Unternehmens.

Zunächst realisierte man über Schnittstellen zum Warenwirtschaftsprogramm Arbeitserleichterungen für die Mitarbeiter des Finanz-Bereichs. Die Berater von J.M. software solutions schufen Schnittstellen für die Debitoren-Rechnungen und -Zahlungen. Die Daten werden nun direkt aus der Warenwirtschaft in die Varial World Edition übertragen. „Wir arbeiten jetzt mit einer Rücklaufschnittstelle für offene Posten, die uns eine spartenbezogene Altersstrukturauswertung der offenen Posten ermöglicht“ berichtet G. Köhler.

Im Zuge der Softwaremodernisierung wurden die bisher unterschiedlichen Kontenpläne vereinheitlicht und das Forderungsmanagement an die Anforderungen des Geschäftsmodells angepasst: „Da wir nicht anonym von der Stange verkaufen, sondern jeder Auftrag stark auf den Kunden und seine Branche zugeschnitten ist, müssen wir auch im Forderungsmanagement den individuellen Projektverlauf berücksichtigen. Da ist es unerlässlich, dass unser Finanzwesen im Mahnfall bei Bedarf Rücksprache mit dem jeweiligen Außendienst- oder Innendienst-Mitarbeiter halten kann, der den Kunden betreut. Diese bisher nur in der Materialwirtschaft vorliegenden Informationen werden nun online in die Varial World Edition übergeben. Jetzt lässt sich der Mahnlauf wesentlich individueller gestalten und Ärger mit dem Kunden kann so ggf. vermieden werden“, freut sich G. Köhler.

Um das Projekt nicht zu überfrachten, hatte man bei Halbmond zunächst beschlossen, die Altdaten aus der Kostenrechnung nicht in die Varial World Edition zu übernehmen. „Da die Übernahme von Altdaten von einem System ins andere mit Risiken behaftet sein können, hatten wir diesen Teil zunächst nicht vorgesehen. Nachdem wir aber sahen, wie reibungslos die Datenmigration in den anderen Modulen der Varial World Edition vonstatten ging, entschieden wir uns, auch die Daten der Kostenrechnung zu migrieren“, erinnert sich Herr Köhler.

„Im Personalwesen läuft die Anbindung der Personalabrechnung an die Krankenkassen bzw. der Import der Krankenkassenbeitragssätze jetzt effizienter. Die Online-Kommunikation mit allen Behörden ist insgesamt wesentlich einfacher geworden“, weiß G. Köhler zu berichten. „Zudem können wir alle Lohndokumente nun auch online zur Verfügung stellen.“

Der höhere Grad an Automatisierung lässt dem Finanz- und Personalwesen mehr Zeit für die Klärung von Sonderfällen und vor allem mehr Raum für strategische Arbeiten. „Und wir haben dank der Schnittstellen und Auswertungsmöglichkeiten noch mehr Datentransparenz als vorher erreicht“, so G. Köhler. „Für mich als ITler ist zudem entscheidend, dass wir mit der Migration zur Erhöhung der Datensicherheit beigetragen haben. Mir ist definitiv wohler, wenn ich weiß, dass die ganzen gesetzlichen Updates mit Krankenkassen, Behörden und weiteren Dritten problemlos mit einer modernen Software laufen. Was jedoch das allerwichtigste für uns war: Weder Lieferanten, noch Kunden oder sogar unsere Mitarbeiter haben irgendetwas von der Umstellung bemerkt. Alle Arbeitsabläufe liefen dank der routinierten Umstellung durch J.M. software solutions ohne spürbare Unterbrechung weiter.“

Posted by on 29. November 2016. Filed under Projektmanagement. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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