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GEDAK senkt Prozesskosten durch erweitertes Dokumentenmanagement

Kempen, 26. April 2017. Das IT-Unternehmen GEDAK rollt seine in der Praxis entstandene Lösung für Dokumentenkontrolle in sechs Ländern erfolgreich aus. Die Cloud-Anwendung ist in Deutschland, Polen, England, Spanien, Frankreich sowie Italien verfügbar. Mit ihr entfällt das manuelle Erfassen und Prüfen von Dokumenten. Anwender profitieren von einem deutlich geringeren Zeit- und Kostenaufwand und somit von effizienteren Prozessen.

Dafür werden Dokumente zunächst gescannt und auf ihre Echtheit hin überprüft, wobei es auch möglich ist, auf bereits digital vorliegende Dokumente zurückzugreifen. Anschließend werden die gewünschten Daten ausgelesen und in den hinterlegten Workflow überführt. “Viele Unternehmen digitalisieren zwar, verpassen aber die Analyse der Daten”, sagt Norbert Haab, Vertriebsleiter der GEDAK. An diesem Punkt setzt die Dokumentenkontrolle von GEDAK an. Ihr Herzstück ist eine leistungsstarke Recognition-Funktion, die in TIFF-, JPG- und PDF-Dateien sowie in Barcodes und QR-Codes vom Anwender definierte Informationen zuverlässig erkennt. Dies können Textinhalte, aber auch Sicherheitsmerkmale oder Bilder sein.

Während des Recognition-Prozesses lassen sich Informationen gegen Daten aus anderen Quellen validieren und auch Daten externer Systeme anreichern. Dazu zählen z. B. Adressdatenbanken, Seriennummern-Datenbanken und Garantiesysteme. In Kombination mit Customizing sowie Individualprogrammierung können Kunden innerhalb kurzer Zeit einen maßgeschneiderten Analyse-Workflow aufbauen. Die Informationen lassen sich sowohl in ECM-, CRM-, ERP-Systeme und andere Lösungen exportieren als auch für eine Kommunikation verwenden, sodass im Falle zuvor festgelegter Voraussetzungen Vorgänge ausgelöst oder gestoppt werden können.

Einsatzgebiete sind beispielsweise Hersteller, der Handel, Behörden und Institutionen. So können Versicherungen über das erweiterte Dokumentenmanagement Unterlagen ihrer Mitglieder, unter anderem zu Schadensfällen, digitalisieren lassen. Diese werden automatisch auf Echtheit inklusive Einhaltung von Bedingungen überprüft und es können ebenfalls automatisch nachfolgende Workflows wie Auszahlungen oder die Anforderung weiterer Dokumente ausgelöst werden. Hersteller von Produkten erhalten Unterstützung bei der Realisierung von Vertriebsprogrammen, in deren Zuge Dokumente einzureichen und zu prüfen sind. Die Anwender profitieren von nutzbaren Daten, schnelleren Prozessen und dem Wegfall von Investitionskosten.

Denn bei der Dokumentenkontrolle handelt es sich um eine leicht zu bedienende Cloudlösung, die in unterschiedlichen IT-Umgebungen einsetzbar ist. Die Palette reicht von Webapplikationen über Stand-alone-Lösungen bis hin zu dedizierten Lösungen und der Integration in andere Anwendungen. Das Hosting findet in Rechenzentren innerhalb Deutschlands und damit nach deutschen Sicherheits- und Datenschutzstandards statt.

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