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Deutsche Bahn fährt besser mit Reisekosten-App von Swiss Post Solutions

Mitarbeiter profitieren von mobiler, einfacher und
zeitgemäßer Lösung

Mitarbeiter der Deutschen Bahn (DB) können ihre
Reisekostenabrechnungen ab sofort auch mobil erfassen und abrechnen,
ob mit Smartphone oder Tablet. Sie profitieren von einer bequemen,
einfachen und zeitgemäßen Lösung und das immer und überall. Dafür
wurde gemeinsam mit Swiss Post Solutions eine Reisekosten-App
entwickelt, die nicht nur mit hoher Nutzerfreundlichkeit überzeugt,
sondern auch mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt ist. Damit
Reisebelege, wie z. B. Hotelrechnungen, Taxiquittungen etc. heute
digital per App eingescannt und nach einer Aufbewahrungsfrist von
zwei Monaten durch den Mitarbeiter vernichtet werden dürfen, musste
DB Personalservice zunächst steuertechnische Hürden überwinden. Denn
Reisebelege mussten bisher, auf Grund einer Auflage des Finanzamtes,
im Original eingereicht werden.

Jetzt ist das Abrechnen von Dienstreisen deutlich einfacher:
Reisedaten in die App eingeben, Belege einscannen und per Knopfdruck
an den DB Personalservice senden – fertig. Die Reisedokumente werden
anschließend zusammen mit der Reisekostenabrechnung per Tablet oder
Smartphone versendet. SPS bereitet alle Daten der eingegangenen
Reisekostenabrechnungen auf und übermittelt sie tagesaktuell an die
Personalabteilung der Deutschen Bahn. Dazu werden die digitalisierten
Dokumente mit OCR-Texterkennungssoftware ausgelesen, manuell geprüft
und bei Bedarf archiviert.

HR-Management weiter digitalisieren

“Mit der Reisekosten-App erhalten wir sofort digitale
Eingangsdaten, um diese mit Automatisierungsanwendungen direkt weiter
verarbeiten zu können. Das lästige Scannen von Papierbögen entfällt
damit.” sagt Oliver Hebold, Leiter Projekte und Informationslogistik
im Service Center Personal der Deutschen Bahn AG. “Die Mitarbeiter
der Deutschen Bahn profitieren von einem einfachen, bequemen und
sicheren Service, den sie jederzeit mobil und international nutzen
können.” Für die Datenübertragung der Reisekostenabrechnungen setzt
die DB auf die Secure-Mail-Lösung der Schweizerischen Post, IncaMail.
So sind die Daten besonders sicher, und die Mitarbeiter können ihre
E-Mail-Adresse für den Service nutzen. Seit einigen Jahren bietet die
Deutsche Bahn ihren Mitarbeitern auch den besonders sicheren
digitalen Versand ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen via IncaMail
an.

Deutsche Bahn verarbeitet 1,2 Millionen Dienstreiseanträge pro
Jahr

Die Reisekosten App wurde von der Idee bis zum ersten Pilotprojekt
innerhalb von drei Monaten entwickelt. “In so kurzer Zeit ein solches
Projekt zu entwickeln ist uns nur durch eine agile Projektentwicklung
gelungen”, sagt Roland Wacker, Strategic Account Executive. “Statt
eines Fachkonzepts für die technische Umsetzung haben wir mit einem
sogenannten Mockup, einem Dummy der Anwendung, begonnen. So konnte
jeder sofort sehen, was noch verbessert werden muss.” Die App erfasst
nicht nur Daten und Belege, sondern prüft diese auch auf
Plausibilität und Vollständigkeit. Der Nutzer kann jederzeit den
aktuellen Bearbeitungsstand zu seinem Reisekostenantrag einsehen.
Seit einigen Monaten erfreut sich die neue App bei den Beschäftigten
rasant wachsender Beliebtheit. Bereits die Hälfte aller Anträge
werden derzeit über diesen Weg eingereicht. Denn die Erstattung der
Reisekosten ist nicht nur digital, sondern auch einfach und schlank
geworden. Insgesamt bearbeitet das Unternehmen rund 1,2 Millionen
Dienstreiseanträge pro Jahr.

Über SPS

Wir verbinden die physische und digitale Welt Swiss Post Solutions
(SPS) ist ein führender Outsourcing-Anbieter für Business Process
Solutions und innovative Services im Bereich Dokumentenmanagement.
Eine starke internationale Kundenbasis verlässt sich auf die
Fähigkeit von SPS, End-to-End-Lösungen zu entwerfen und umzusetzen.
Zudem ist SPS ein zuverlässiger Berater für die zentralen
Wachstumstreiber im Bereich BPO, d. h. für Standortstrategien,
Prozessoptimierung und Technologien wie z. B. intelligente
Automatisierung. SPS ist Teil der Schweizerischen Post AG mit
Hauptsitzt in Bern (Schweiz). Die 6800 Angestellten von SPS und
spezialisierte Partner decken das gesamte Branchenspektrum ab. Im
Zentrum stehen Banken, Versicherungen, Telekommunikation und das
Gesundheitswesen. SPS befasst sich mit Kundenbedürfnissen in über 20
Ländern.

Pressekontakt:
Swiss Post Solutions
Andrea Tschopp
Kronacher Straße 70 – 80, 96052 Bamberg
Tel.: +49 (0) 951 9168 2316
E-Mail: andrea.tschopp@swisspost.com

Original-Content von: Swiss Post Solutions GmbH, übermittelt durch news aktuell

Posted by on 18. Juli 2017. Filed under Software,Softwareindustrie. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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