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Digitalisierung des Büroalltages: so nutzen Sie die Vorzüge


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Wenn von Industrie 4.0 gesprochen wird, steht die intelligente Gestaltung und infolgedessen Rationalisierung von Produktionsprozessen im Vordergrund – dabei schafft die Digitalisierung auch im Büro erhebliches Verbesserungspotenzial. Untersuchungen legen nahe, dass das Einsparpotenzial etwa zwischen 20 und 35 % liegen dürfte. Natürlich muss immer der derzeitige Stand im eigenen Unternehmen berücksichtigt werden, tatsächlich gehört das eigene Büro auf den Prüfstand. Welche Ansätze sollten Sich hierbei verfolgen?

Digitalisierung von Informationen: Zugriff von überall
Eine Bitkom-Studie aus dem Jahr 2015 zeigte bereits auf, dass sich die Unternehmensorganisation durch die Digitalisierung grundlegend ändern wird. Hierarchien reichen sich zunehmend auf, Funktionen werden integriert, wodurch sich auch Entscheidungsabläufe beschleunigen. Die Beschleunigung der Informationsvermittlung und -Verarbeitung sorgt letztlich auch dafür, dass Entscheidungen schneller getroffen werden müssen. Die IT wird es künftig erfordern, dass das im gesamten Unternehmen vorhandene Wissen zentral und übersichtlich bereitgestellt wird. Konkret kann es also notwendig werden, möglichst alle Informationen zu digitalisieren. Eine digitale Personalakte kann den Mitarbeiter beispielsweise durch die gesamte Zeit seiner Anstellung im Unternehmen begleiten. Können alle Standorte auf die Informationen über seine Qualifikation zugreifen, geht kein Potenzial und kein Know-how mehr verloren. Auch die interne Personalsuche kann dadurch effizienter erfolgen; mit entsprechenden Software-Tools lassen sich auch die Fähigkeiten externer Bewerber schnell erfassen und objektiv vergleichen – in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels kann hieraus ein echter Wettbewerbsvorteil erwachsen.

Papierloses Büro wird Realität
In Zeiten von Smartphones und Tablets wird auch das papierlose Büro Realität. Es erscheint kaum noch notwendig, jede E-Mail für wenige Zeilen reinen Informationsgehalt ausdrucken zu müssen. Rechnungen, Buchungsbelege, Notizen: vieles lässt sich heute mit den richtigen Software-Tools auch gänzlich digital nutzen. Der Vorteil liegt nicht nur darin, dass die Aktenberge auf Ihrem Schreibtisch kleiner werden. Digitalisierte Dokumente können – eine entsprechende IT-Infrastruktur vorausgesetzt – nicht mehr einfach abhandengekommen, außerdem können unterschiedliche Mitarbeiter auch räumlich getrennt voneinander auf die Informationen zugreifen. Zudem lassen sich die Dokumente nach Schlagworten ablegen, sodass auch effizienter nach bestimmten Daten gesucht werden kann. Die meisten Dokumente werden heute ohnehin auf digitalem Wege erstellt, sodass das papierlose Büro eigentlich keinen Mehraufwand bedeutet, sondern den zusätzlichen Umweg über Papier erspart. Die Cloud sorgt zudem dafür, dass von überall auf die Dokumente zurückgegriffen werden kann, wenn nur ein Smartphone zur Verfügung steht. Die Vorteile hinsichtlich der Energieeffizienz und des Ressourcenverbrauch stehen ohnehin außer Frage – vielleicht kann auf den einen oder anderen geleasten Drucker künftig verzichtet werden.

Buchhaltung für unterwegs
Eine weitere Chance die sich durch die Digitalisierung im Büro ergibt, liegt in unserem Arbeitsalltag. Häufig ist in diesen Zeiten von einer Elektrifizierung des Verkehrs die Rede; die tägliche Pendelei mit dem Elektroauto scheint heute schon machbar – hier wirkt sich die geringe Reichweite weniger gravierend aus. Unstrittig ist aber auch: um die Umwelt effektiv zu schützen, sollten Verkehre wenn möglich gänzlich vermieden werden. Schnelle Datennetze erlauben es Informationen quasi in Echtzeit zu übertragen. In diesem Zusammenhang stellt sich natürlich die Frage, warum Sie jeden Tag ins Büro fahren müssen, um die Informationen an zentraler Stelle verarbeiten zu müssen. Anders gesagt: mit der Software, die Sie im Büroalltag verwenden, können Sie auch von unterwegs oder zu Hause aus arbeiten. Wenn bisher von Flexibilität im Job die Rede war, war dies häufig dahingehend zu verstehen, dass die Arbeitnehmer nach Möglichkeit kurzfristig verfügbar und bei Bedarf auch zu Überstunden bereit sein sollten. Tatsächlich bietet diese Flexibilität auch für die Angestellten Vorteile – eben weil eine Anwesenheit nicht immer von Bedeutung ist. Buchhaltung to go  wird an Relevanz gewinnen, weil die Netzinfrastruktur in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden wird, entsprechende Softwarelösungen bereitgestellt werden, die auch mobiles Arbeiten erlauben und letztlich alle Seiten davon profitieren. Mit „Software-as-a-Service“ verschwinden auch möglicherweise noch vorhandene Bedenken hinsichtlich der Lizenzen, die Anwendungslizenz ist an den Account und nicht an das Gerät gebunden – ein Ansatz, der heute schon in vielen Unternehmen Realität ist. So wird sich unser Arbeitsalltag künftig durch die Digitalisierung wandeln. Je früher Sie diesen Wandel zulassen, desto stärker dürften Sie von den unaufhaltsamen Veränderungen profitieren können.

Posted by on 7. September 2017. Filed under Business & Software. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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