Collmex integriert Dokumentenverwaltung

Saarbrücken, 29.07.2010 – Collmex (www.collmex.de), Anbieter von kaufmännischer Software für Selbständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen, hat seine Lösungen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro jetzt um eine Dokumentenverwaltung erweitert. Mit der neuen Funktion können Anwender auf besonders einfache Weise ihre Rechnungen und Quittungen erfassen, buchen und dauerhaft archivieren. Die Dokumente sind innerhalb der Buchhaltung direkt mit den entsprechenden Buchungsbelegen verknüpft und können jederzeit angezeigt werden.

Die Ablage und zentrale Speicherung der Dokumente erfolgt auf Basis eines IMAP-E-Mail-Postfachs. Nach Anlage eines entsprechenden Unterordners im Mail-Account können per E-Mail erhaltene Rechnungen direkt dorthin verschoben werden. Papiergebundene Schriftstücke lassen sich als Scan an die jeweilige E-Mail-Adresse schicken.

Collmex greift auf diese Daten nicht nur zu, sondern ist darüber hinaus in der Lage, durch automatische Texterkennung wesentliche Inhalte der Rechnungen selbständig zu erfassen und so den Buchungsvorgang zu erleichtern. Bei PDF-Rechnungen wird dazu der PDF-Anhang analysiert, bei eingescannten Dokumenten erfolgt eine Texterkennung mittels OCR.

Integriert ist zudem eine Vorerfassung nach dem Standard rechnungsmail.de (www.rechnungsmail.de). Auf diese Weise werden Informationen wie der Betrag oder die Rechnungsnummer direkt in die Buchhaltung übernommen. Vom Anwender muss für die endgültige Buchung nur noch eine Überprüfung der Daten vorgenommen werden.

Die Dokumentenverwaltung ist ab sofort ohne Aufpreis in die Lösungen Collmex pro und Collmex buchhaltung pro integriert und steht sowohl bestehenden als auch neuen Collmex-Kunden zur Verfügung. Collmex pro kostet monatlich 29,95 Euro zzgl. MwSt., Collmex buchhaltung pro ist für 14,95 Euro pro Monat zzgl. MwSt. erhältlich.

Wichtige Features im Überblick:

- Lernfähige Texterkennung zur automatisierten Erfassung von Rechnungsdaten für die Formate Text, HTML, PDF, TIFF und JPEG

- Direkte Verknüpfung der Buchhaltungsbelege mit den Original-Dokumenten

- Dokumentenzugriff sowohl vom E-Mail-Programm als auch direkt über die Collmex-Buchhaltung möglich

- Ausgerichtet an den gesetzlichen Vorgaben für ein digitales Archiv im Sinne der Regelungen von GoBS und GDPdU

“Immer mehr Rechnungen werden inzwischen direkt per E-Mail verschickt und müssen aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben sowieso langfristig aufbewahrt werden”, erklärt Bastian Wetzel, Geschäftsführer der Collmex GmbH. “Gerade vor diesem Hintergrund bietet es sich an, ein Mail-Postfach für die zentrale Speicherung zu nutzen. Kleine Unternehmen haben mit der neuen Dokumentenverwaltung in Collmex die Möglichkeit, ihre Ablage- und Archivierungsprozesse deutlich zu verschlanken und Zeit zu sparen. Gleichzeitig stehen die digitalisierten Original-Dokumente jederzeit für den sofortigen Zugriff zur Verfügung.”

Collmex ist als betriebliche Softwarelösung für Selbständige, Freiberufler sowie kleinere und mittlere Unternehmen ausgelegt. Zu den grundlegenden Funktionen zählen je nach Version unter anderem Finanzbuchhaltung inklusive Mahnwesen, Angebots-, Rechnungs- und Lagerverwaltung, Warenwirtschaft und Projektverwaltung. Darüber hinaus sind auch Funktionen zur Auftragsbearbeitung und Reisekostenabrechnung sowie ein Online-Shop integriert. Als Online-Software (SaaS – Software as a Service) bietet Collmex unter anderem die Vorteile, dass Anwender von jedem PC mit Internetanschluss aus per Browser mit ihren Daten arbeiten können und dass keinerlei Installationen notwendig sind.

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