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PROFI AG: MindManager ist ein hilfreicher „Produktivitäts-Enabler“

Alzenau, 3. März 2016 – Die PROFI Engineering Systems AG ist ein mittelständisches Systemhaus, das über 30 Jahre IT-Lösungen zur Optimierung von IT-Prozessen und Systemlandschaften anbietet. Diese Lösungen sind branchenunabhängig und richten sich sowohl an mittelständische Unternehmen als auch Konzerne oder öffentliche Einrichtungen, für die das Systemhaus spezielle Software-Lösungen hat. Die PROFI AG hat deutschlandweit 14 Geschäftsstellen und beschäftigt rund 350 Mitarbeiter. Seit vielen Jahren ist das Unternehmen einer der führenden IBM Premier Partner in Deutschland.

Die Herausforderung
Die PROFI AG ist ein etabliertes Systemhaus, das seit über 30 Jahren IT-Lösungen zur Optimierung von IT-Prozessen und Systemlandschaften anbietet. Um in komplexen Projekten die bestmögliche Beratung zukommen zu lassen, richten die IT-Spezialisten vielfach Testumgebungen ein, in denen sie bestimmte IT-Landschaften und Rahmenbedingungen simulieren können. Da das Einrichten solcher Testumgebungen sehr aufwendig ist, entschied sich die PROFI AG für die Einführung einer private Cloud-Lösung, in dem Kundenprojekte schnell und professionell aufgesetzt und getestet werden können.

„Es geht darum, Kundensituationen nachzuahmen, um die bestmögliche Lösung zu identifizieren und anbieten zu können“, sagt Thorsten Patrick Philipp, IT-Leiter der PROFI AG. Philipp weiß, was es heißt, in ein unternehmensweites Cloud-Projekt verschiedene Abteilungen und Personen einzubinden und deren individuelle Erwartungshaltungen zu befriedigen. Da er die Mindmapping-Methode seit Jahren kennt und die PROFI AG über 300 MindManager-Lizenzen verfügt, entschloss er sich, dieses Tool für die Steuerung des Cloud-Projekts einzusetzen.

Die Lösung
Zunächst analysierten Philipp und seine Team den Ist-Zustand; sie ermittelten, welche Aspekte hinsichtlich virtueller Maschinen, Berechtigungskonzepte und Szenarien wichtig sind, um Kundenanforderungen intern zu testen, und merkten schnell, dass die interne Cloud zukünftig nicht nur für Test-Szenarien eingesetzt werden soll, sondern auch als zentrale Plattform für andere Aufgaben und Inhalte dienen könnte – beispielweise zur Durchführung verschiedener Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen. „Von Anfang an, gab es also viele Anforderungen, die umsetzt werden sollten – da war es wichtig, den Überblick nicht zu verlieren“, erinnert sich der IT-Leiter.

Deshalb definierten die Verantwortlichen zunächst das gesamte Pflichtenheft für die PROFI Test- und Demo-Cloud. Sie überlegten, wie virtuelle Arbeitssituationen möglichst einfach zu simulieren sind und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen; dabei ging es beispielswiese um die Zusammenstellung virtueller Maschinen oder die Simulation fixer Szenarien, wie einer Migration. „In dieser Projektphase haben wir uns auch damit beschäftigt, Personas zu definieren, Abteilungen anzulegen und Berechtigungsmuster festzulegen, um in wenigen Minuten eine generische, fiktive Firma abzubilden, die eine Basis für gängige Testszenarien bildet. Auch über möglichst einfache und schnelle Bereitstellungsvorgänge für die Tester haben wir uns Gedanken gemacht „, sagt Philipp.

Basis jedes einzelnen Projektschritts ist die von Philipp erstellte Mindmap. Sie enthält alle projektrelevanten Informationen und Dokumente, ist Grundlage der Aufgaben- und Ressourcenplanung und ermöglicht durch die Powerfilterfunktion und die Statussymbole einen sehr guten Überblick. Philipp: „Vor allem durch die transparente Darstellung der Abhängigkeiten haben wir große Vorteile: Auf einen Blick lässt sich erkennen, welche Projektabschnitte optimal verlaufen oder wo es kritische Pfade gibt, die zu Folgeproblemen führen könnten.“

Das Ergebnis
Die Mindmapping-Methode und der Einsatz von MindManager haben sich als sehr erfolgreich erwiesen: innerhalb von nur 6 Monaten ist es dem IT-Leiter und seinem Projektteam gelungen, ein Cloud-Portal zu entwickeln und unternehmensweit einzuführen. Durch die konsequente Visualisierung der einzelnen Projektschritte sowie der Verantwortlichkeiten und Aufgaben, waren alle immer unmittelbar über den aktuellen Projektstatus informiert. Dadurch wurden Reibungsverluste und Fehlentwicklungen vermieden.

„MindManager ist für uns ein richtiger Produktivitäts-Enabler“, sagt IT-Leiter Philipp. „Durch den Einsatz des Tools wurde nicht nur die Transparenz erhöht und Meetings vereinfacht; vielmehr ist MindManager auch ein kreatives und motivierendes Werkzeug, mit dem die Projektmitglieder gerne und deshalb auch intensiv arbeiten“, ergänzt er.

Nicht zuletzt aus diesem Grund hat der IT-Leiter seine Arbeit mit MindManager ausgebaut. Er nutzt die Software auch für andere Projekte wie etwa die unternehmensweite Einführung von Citrix oder die Konzeption und Umsetzung einer VoIP-Technologie. Darüber hinaus dient MindManager zur Erstellung von Roadmaps, zur Dokumentation von Meetings oder einfach als Ideenlandkarte für zukünftige Projekte.

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