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Ricoh Europe versendet digital signierte und elektronische Rechnungen mit IZEMAIL

IZECOM und PinkRoccade unterstützen die effizientere, kostengünstigere Rechnungserstellung

Amsterdam, den 8. Dezember 2004 – Ricoh Europe versendet als erstes Unternehmen rechtsgültig signierte elektronische Rechnungen mit Hilfe der IZEMAIL-Software des niederländischen Softwareunternehmens IZECOM. IZEMAIL erlaubt es den Unternehmen, Rechnungen einfach und schnell mit rechtsgültigen Unterschriften zu versehen. Mit dieser qualifizierten elektronischen Unterschrift werden elektronischen Rechnungen von allen Finanzbehörden europaweit anerkannt. Ricoh Europe, der europäische Zweig des weltweiten Herstellers von Geräten für die Büroautomation, wird IZEMAIL zunächst für die interne Fakturierung verwenden.

„Durch die Rechnungserstellung per E-Mail spart Ricoh enorme Summen für den Druck, das Versenden und die Archivieren von Papierrechnungen“, sagt Christine Karman, IZECOMs CEO. „Elektronische Rechnungen können direkt in einem Finanzsystem gespeichert werden und sind immer einfach aufzufinden, selbst noch nach Jahren. Ein Unternehmen wie Ricoh Europe versendet Hunderte von Rechnungen pro Tag. Können diese Rechnungen elektronisch versandt werden, dann belaufen sich die potentiellen Einsparungen auf Tausende von Euros; ein Vielfaches davon wird jedoch zusätzlich dazu an Arbeitskosten eingespart. Sie können also sehen, zur IZEMAIL-Lösung gehört auch eine schnelle Kapitalrendite.“

Bisher musste Ricoh seine Rechnungen sowohl elektronisch als auch auf Papier an seine Niederlassungen in den europäischen Ländern versenden. Die Papierrechnungen waren für die Archivierung notwendig, zum Beispiel um die Dokumentationsanforderungen der Finanzbehörden im Hinblick auf die Mehrwertsteuer zu erfüllen. Da man in der Buchhaltung bei Ricoh ausschliesslich elektronische Rechnungen einsetzt, wendete man sich an IZECOM, um eine elektronische Fakturierungsmethode zu finden und so den Papierverkehr zu eliminieren. IZEMAIL kann PDF-Dateien, einschliesslich Rechnungen, vor dem Versand mit einer „qualifizierten“ Ricoh-Unterschrift signieren. Der Empfänger und der Finanzbeamte benötigen zur Überprüfung der Unterschrift lediglich die Standardversion des Acrobat Reader.

Die Benutzer können E-Mails mit der IZEMAIL-Software ganz einfach verschlüsseln und signieren. IZEMAIL funktioniert mit bestehenden Mail-Servern und -Clients, arbeitet nach dem S/MIME-Standard und gewährleistet so die Kompatibilität mit den Zertifikaten, die von PinkRoccade, VeriSign und anderen Lieferanten ausgegeben werden.

Ricoh verwendet die Software PlanetPress von ObjectifLune Benelux für die Erstellung seiner Rechnungen, die dann mit Hilfe einer PinkRoccade-Technologie mit einer qualifizierten Signatur auf einer Smart Card versehen werden.

Über IZECOM
IZECOM ist ein niederländisches Unternehmen mit umfangreicher Erfahrung und grossem Know-how im Bereich Softwareanwendungen, Softwareentwicklung, Implementierung, Support und Beratung.

Das Unternehmen liefert benutzerfreundliche Lösungen für die Verschlüsselung und Signatur von E-Mails. IZECOM hat Kunden in den Bereichen Rechtspflege, Gesundheitswesen, Banken, Industrie und Rechnungswesen in Europa und den Vereinigten Staaten. Internetexpertin und Visionärin Christine Karman ist IZECOMs Gründerin und CEO.

Weitere Informationen finden Sie auf www.izemail.de

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