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Dokumentenmanagement sicher machen: Verwaltung gemäß DSGVO und GoBD

Im ERP mit integriertem
Dokumentenmanagement-System liegen die Daten sicher

Im August findet ein Rentner in Frankfurt mehr als 200
Aktenordner, entsorgt zwischen einem Friedhof und einer
Kleingartenanlage (https://tinyurl.com/y9czvcja). Die Unterlagen sind
vertraulich und sensibel, nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) eine Katastrophe, die teuer werden kann. Unternehmer, vor
allem auch kleine und mittelständische Firmen, sollten daher auf ein
digitales Dokumentenmanagement umstellen, im Idealfall als
Bestandteil eines ERP-Systems. „Entscheidend ist die vollständige,
indexierte und revisionssichere elektronische Archivierung. Mit einer
Softwarelösung wird das komplett erfüllt und entspricht nicht nur den
Regeln der GoBD*, sondern auch der Datenschutz-Grundverordnung“,
erklärt Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat. Das Stuttgarter
Softwarehaus rüstet vor allem produzierende Betriebe mit FEPA aus,
einem ERP-System State of the Art. Mit einem integrierten
Dokumentenmanagementsystem (DMS) erweitert Planat die Lösung zu einem
elektronischen Archiv.

Vor Zugriff geschützt

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung DSGVO macht den
„Unbefugten“ zum teuersten Mitarbeiter von Unternehmen. „Ein
Mitarbeiter, der in personenbezogene Daten Einblick hat, obwohl er
diese spezifischen Informationen für seine Tätigkeit nicht benötigt,
kann teuer werden. Die Bußgelder gemäß DSGVO betragen bis zu vier
Prozent vom erwirtschafteten Jahresumsatz“, warnt Christian Biebl. Da
ein ERP-System zur Verwaltung der Ressourcen und Prozesse definierte
Rollen und Zugriffsrechte hat, ist die Dokumentenverwaltung innerhalb
von FEPA dem untergeordnet. Damit kann auch nur zugreifen, wer das
Recht auf einen Zugriff hat. Die sich noch weiter digitalisierende
Zukunft, abgekürzt unter dem Sammelbegriff Industrie 4.0, macht die
Nutzung einer papierarmen Unternehmensverwaltung zudem nötiger denn
je. Über ein effizientes Dokumentenmanagement sowie ein tief
prozessual verankertes ERP-System haben Unternehmen viel der
Vorarbeit bereits geleistet.

Effizientere Prozesse

Im Jahr 2016 ergab eine IDC-Studie zum Thema „Print & Document
Management“, dass die Suche nach Dokumenten einer der größten
Effizienzkiller im Unternehmen ist. 42 Prozent der Befragten haben
hier Probleme, ebenso problematisch ist die gesetzeskonforme
Archivierung (36 Prozent) der Dokumente. „Die Datenhaltung zwischen
Aktenordner, Ablagekorb und File Server kann in einem
Geschäftsbetrieb für Fehler und immense Ineffizienz sorgen. Wir
erleben häufig, dass sich bei Einsatz von FEPA gemeinsam mit dem
DMS-Modul die Produktivität im zweistelligen Prozentbereich erhöht“,
analysiert der Planat-Geschäftsführer Christian Biebl. Daher seien
Unternehmen gut beraten, sich rechtzeitig auf die digitale Zukunft
einzustellen – und sich damit zudem noch Wettbewerbsvorteile zu
sichern.

* Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff

Die Planat GmbH (www.planat.de) bietet mit der skalierbaren
ERP/PPS-Standardsoftware FEPA einen flexiblen IT-Service „Made in
Germany“ für den produzierenden Mittelstand. In der Basisversion
verantwortet die Software Vertrieb, Beschaffung, Logistik,
Produktionsplanung und -steuerung mit Betriebsdatenerfassung und
betriebswirtschaftliche Anwendungen. On top können bedarfsgerecht
branchenspezifische Softwareinhalte integriert und diverse Add-ons,
wie z.B. ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder
Customer-Relationship-Management (CRM), eingesetzt werden. Das
innovative, modulare Softwarekonzept ergänzt Planat seit mehr als 35
Jahren durch branchenspezifische Beratung sowie durch verlässlichen
Support.

Pressekontakt:
KontaPLANAT GmbH, Schönbergstr. 45-47, 73760 Ostfildern (bei
Stuttgart), Deutschland, Tel.: +49 (0)711-16756-0, Fax: +49
(0)711-16756-99, E-Mail: software@planat.de, Web: www.planat.de

euromarcom public relations GmbH, Mühlhohle 2, 65205 Wiesbaden,
Deutschland, Tel.: +49 (0)611-973150, Fax: +49 (0)611-719290, E-Mail:
team@euromarcom.de, Web: www.euromarcom.de

Original-Content von: PLANAT GmbH, übermittelt durch news aktuell

Posted by on 30. August 2017. Filed under Software,Softwareindustrie. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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