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Erfolgreiche Projekte – Zufriedene Kunden

Das bereits seit mehreren Jahren auf dem Markt etablierte, webbasierte Produkt ZEP – Zeiterfassung für Projekte wird durch das Unternehmen provantis IT Solutions laufend verbessert. So bietet das neue ZEP 3.3 nicht nur die bereits bewährten Funktionalitäten wie Reisekostenabrechnungen, Projektplanung, -controlling und -abrechnung, sondern auch eine integrierbare Dokumentenverwaltung und ein Ticket-System. Mit der Dokumentenverwaltung können jetzt auch alle projekt- und kundenbezogenen Dokumente verwaltet und versioniert werden. Mit dem Ticket-System erstellen und verwalten Sie direkt in ZEP ToDo-Listen, Trouble-Tickets und Support-Tickets zu den Projekten.

Stuttgart/Ditzingen, 26. Juli 2005 – Auftraggeber fordern immer mehr – auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) – projektorientiertes Arbeiten und die dafür üblichen Berichte und Aufwandsnachweise. Die Investition in ein vernünftiges Programm zur Erfassung und Auswertung solcher Daten zahlt sich daher schnell aus. Bewährt hat sich dabei die Lösung des Ditzinger Softwarehauses provantis IT Solutions: „ZeitErfassung für Projekte“ (ZEP). Das Programm besteht aus verschiedenen Modulen und bietet somit je nach Grösse und Anforderungen eines Unternehmens den passenden Rahmen. Die jüngste Weiterentwicklung ist ein Modul zur Aufgabenverwaltung, das „Ticket-System“.

Aufgabenverwaltung mit dem Modul „Ticket-System“
Tickets werden für ein Projekt erstellt und ein solches Ticket kann verschiedene Inhalte haben. So kann die interne Aufgabenverteilung („ToDo-Listen“) in einem Projekt über das Ticket-System erstellt und verwaltet werden. Dem einzelnen Mitarbeiter kann in einem Ticket also eine bestimmte Aufgabe zugewiesen werden, auf die er über dieses Ticket auch seine Zeiten melden kann. Die Aufgabe wird dann bearbeitet und das Ticket durchläuft verschiedene Statusübergänge bis es „abgenommen“ wird, d.h. die Aufgabe zur Zufriedenheit erledigt wurde. In einem Ticket können allerdings auch Fehlermeldungen („Trouble-Tickets“) dokumentiert und dem entsprechenden Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen werden, bis der Fehler behoben ist. Interessant ist das System ebenfalls für kleinere „Call Center“ bzw. für Supportabteilungen: alle eingehenden Anfragen werden in Tickets erfasst („Support-Tickets“) und können dann direkt und ohne Umwege von den verantwortlichen Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Eine lückenlose Dokumentation wird durch die Historisierung der Tickets gewährleistet (wer hat wann welches Ticket erstellt, bearbeitet bzw. geändert), Informationen können nicht mehr verloren gehen. Zusätzlich gibt es sogar eine Dokumenten-Ablage, d.h. einem Ticket können Unterlagen (Text-Dateien, Grafiken, etc.) zugeordnet werden. Die Mitarbeiter und die Projektleitung können über verschiedene Auswertungen den Zeitaufwand für ein Ticket nachvollziehen und die daraus gewonnen Erfahrungen in die Projektplanung mit einbeziehen.
Ein zusätzlicher Pluspunkt der Anwendung: Auftraggeber bzw. Projektkunden können einen Zugang zum Ticket-System erhalten. Sie können dann je nach Berechtigung, selber Tickets erstellen bzw. ihre Bearbeitung weiterverfolgen.

ZEP in Kürze
Das webbasierte Zeiterfassungssystem für Projekte ZEP bietet kleinen und mittleren Unternehmen ein praktisch sofort einsatzfähiges Programm zur vollständigen Aufwandserfassung und zur projektorientierten Auftragsabwicklung.
Ein weiterer grosser Vorteil besteht darin, dass die mit der Aufwandserfassung verbundenen Geschäftsprozesse automatisiert und beschleunigt werden: Mitarbeiter geben z.B. ihre Arbeitszeiten, Reisedaten und Belege nur ein einziges Mal ein und ordnen sie der entsprechenden Aufgabe und Tätigkeitsart zu. Alle Auswertungen (von individuellen Stundenzetteln bis zur Rechnungsstellung) werden auf Knopfdruck automatisch erstellt. Alle Daten stehen nach ihrer Eingabe sowohl für linien- als auch projektbezogene Auswertungen zur Verfügung.

Modularer Aufbau
Durch den modularen Aufbau, kann das Programm individuell an verschiedene Anforderungen angepasst werden: Das Basismodul bietet alle Funktionen zur Projektplanung, zur vollständigen Aufwandserfassung und zur projektorientierten Auftragsabwicklung inkl. Rechnungsstellung an. Zusätzlich können mit dem Modul „Urlaub, Überstunden und Fehlzeiten“ eben diese verwaltet und ausgewertet werden. Ist das Unternehmen etwas komplexer, wird mit dem Modul „Abteilungen“ eine entsprechende Strukturierung abgebildet. Das Modul „Dokumentenverwaltung“ bietet ein Projektportal, d.h. alle Dokumente die zu einem Projekt gehören (Verträge, Unterlagen) können zentral verwaltet und bearbeitet werden. Alle Auswertungen und Abrechnungen werden von ZEP bewusst in einem funktionalen schlichten Design angeboten. Werden diese Daten z.B. in dem CI (Corporate Identity) des Unternehmens oder in einem anderen Format bzw. Layout gewünscht, können mit dem Modul „Dokumenten-Generator“ alle Auswertungen auch ganz individuell gestaltet werden. Für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und Handhelds nutzen, gibt es mit ZEP Mobile verschiedene Module zur „Mobilen Erfassung“, d.h. alle Zeitaufwände können mit ZEP4Palm, ZEP4PocketPC, ZEP4Blackberry und ZEP Offline für den Laptop erfasst und dann mit ZEP synchronisiert werden.

Praktische Benutzung durch das Internet
Der Installationsaufwand von ZEP ist gering, das Programm ist komplett webbasiert und wird lediglich auf einem zentralen Rechner (Server) installiert. Ohne jeglichen Aufwand kann ZEP aber auch in der Mietvariante (ASP) genutzt werden. Weitere Informationen erhalten Sie direkt beim Hersteller. Es besteht auch die Möglichkeit, alle Funktionen vorab in einer voll funktionsfähigen Testversion kennen zu lernen.

Über provantis IT Solutions OHG:
Die im April 2000 gegründete provantis IT Solutions OHG mit Sitz in Ditzingen bei Stuttgart erzielt mit ihrer webbasierenden Software für projektbezogene Zeiterfassung ZEP solide Erfolge. Ursprünglich für den Eigenbedarf eines Softwareunternehmens konzipiert, benutzen mittlerweile etwa 1.000 Projektmitarbeiter in über 50 Unternehmen ZEP für ihre Aufwandserfassung. Vom Freiberufler bis zum unternehmensweiten Einsatz, von Ingenieurbüros bis Werbeagenturen reicht das Anwendungsspektrum.

Kontakt:
provantis IT Solutions OHG
Siemensstrasse 1
D 71254 Ditzingen
Telefon +49 (0) 71 56 / 4 36 23 – 0
Telefon +49 (0) 71 56 / 4 36 23 – 11
mailto:info@provantis.de
http://www.provantis.de

Posted by on 26. Juli 2005. Filed under Softwareindustrie. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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