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Human Ressorce Management Software auf Lotus Notes

Kurzvorstellung der Human Ressorce Management Software, Lotus Notes.
Nachfolgend sind die einzelnen Datenbanken kurz beschrieben. Grafik siehe PDF. Je nach Situation bzw. Anforderungen eines Unternehmens müssen nicht alle Datenbanken eingesetzt werden.

•Datenbank „HR Betriebshandbuch“:
In dieser DB werden sämtliche vorhandenen Prozessbeschreibungen, Formulare, Vorlagen usw. abge-legt. Somit dient dieses HR-Betriebshandbuch quasi als Nachschlagewerk für die Mitarbeiter. Diese DB kann sehr einfach in ein bestehendes Intranet eines Unternehmens integriert werden.
•Datenbank „Personaladministration“:
Dies ist eigentlich die zentrale Datenbank der ANCOSO HRM-Lösung, in welcher sämtliche Mitarbeiter-Stammdaten erfasst bzw. verwaltet werden. Neben diesen Stammdaten werden hier auch die Ferien, Geburtstage, Jubiläen, usw. eines Mitarbeiters verwaltet. Ebenso wird hier die gesamte Korrespon-denz, welche mit einem Mitarbeiter im Verlaufe seiner Anstellung erstellt wird, verwaltet.
•Datenbank „Saläradministration“:
Alle Salär-(Lohn) Daten werden dieser separaten Datenbank verwaltet. Dies deshalb, weil es sich um sehr sensible Daten handelt. Um die höchstmögliche Sicherheit gegen „unbefugten Zugriff“ zu haben, werden diese sensiblen Daten verschlüsselt. Nur wer in seiner Notes-ID den entsprechenden Schlüssel hat, kann auf diese Daten zugreifen.
•Datenbank „Dokumenten-Repository“:
Um die Hauptdatenbanken vom Speicherplatzbedarf „zu entlasten“, werden alle MS Office HR-Dokumente (ausser den Arbeitsverträgen, welche in der Saläradmin-DB abgelegt werden) in dieser Datenbank gespeichert. Und von hier aus werden sie in den anderen HR-Datenbanken jeweils aufge-rufen und angezeigt.
•Datenbank „HRM Workflow“:
In dieser bzw. aus dieser Datenbank heraus werden sämtliche Prozesse angestossen und autom. ab-gearbeitet. Damit man jederzeit den Überblick hat, welcher Prozess bzw welche Aufgabe welchen Sta-tus hat, wer der aktuelle Bearbeiter ist, usw. gibt es entsprechende Ansichten. Ferner sind hier auch die Ferien- bzw. Abwesenheitsübersichten abrufbar.
•zusätzliche Workflow-Datenbanken: „WF-Orga“ und „WF-Prozesse“:
Für die Workflow-Definitionen sind diese beiden Datenbanken erforderlich.
– In der WF Orga-DB wird die Organisationsstruktur eines Unternehmens abgebildet. Hierbei können Firmen, Abteilungen, Gruppen (z.B. Projekt-Teams, Arbeitsgruppen, usw.), Personen inkl. Stellvertreteregelung, Rollen und Funktionen abgebildet werden.
– In der WF Prozess-DB werden die eigentliche Workflow-Abläufe definiert. Dabei werden die einzel-nen Aufgaben (Workflow-Schritte), deren Bearbeiter (aus der WF-Orga-DB), max. Bearbeitungszeit (bevor eine Eskalation erfolgen könnte/würde), der Status nach Erledigung einer Aufgaben, usw. defi-niert. Ebenso können hier Parameter Genehmigungsstufen, Ausnahmebehandlungen wie Rückfrage, Zurückgeben oder Überspringen einer Aufgabe, usw. angegeben werden.
•Datenbank „Bewerber-DB“:
Diese Datenbank befindet sich noch in der Entwicklung. Sie würde nach Abschluss des Pilotprojektes (mit einem Kunden) bzw. im Rahmen eines Gesamtprojektes erstellt bzw. vervollständigt werden.

Kernfunktionen von ANCOSO HRM

Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen der ANCOSO HRM-Lösung aufgeführt und beschrieben.
Grundsätzlich ist zu sagen, dass ANCOSO HRM keine Standardlösung ist, welche sich „out-of-the-box“ in einer Kundenumgebung einsetzen lässt. Vielmehr beinhaltet ANCOSO HRM Grundfunktionen und Kern-module, welche bedarfsgerecht und einfach auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst werden.
Dies ist u.a. auch deswegen notwendig, da die Applikation viele individuelle Bestandteile enthält wie Workflows, Standard-Dokumente und das User Interface/Design der Applikation.

Die folgende Liste zeigt die wichtigsten Funktionen von ANCOSO HRM:

•Umsetzung der HR-Prozesse in Workflows
Mit ANCOSO HRM werden die individuellen HR-Prozesse des Kunden in Workflows umgesetzt. Grund-sätzlich kann jeder HR-Prozess in ANCOSO HRM umgesetzt werden.
•Integrierte Standardprozesse für Rekrutierung, Eintritt, Austritt, Mutationen
ANCOSO HRM beinhaltet bereits einige in Workflows umgesetzte Standardprozesse. Diese können vom Kunden unverändert übernommen oder angepasst werden.
•Rollen- und Funktionenbasierte Zuweisung der Aufgaben im Workflow
Bearbeitern einer Aufgabe können neben den verschiedenen Standard-Orga-Elementen: Firma, Abtei-lung, Gruppe und Person auch Rollen und Funktionen zugewiesen werden.
Den „Rollen“ sind Personen zugeordnet. Der Vorteil dieser rollenbasierten Aufgabenverteilung ist die flexible Handhabung bei Urlaub oder Personalwechsel: Die einzelnen Workflows funktionieren weiter, es ändert sich lediglich der „Inhaber“ der „Rolle“.
Zusätzlich dazu gibt es die Möglichkeit Funktionen zu definieren: Funktionen beziehen sich immer von einer Person zu einer anderen Person, also z.B. Frau Müller ist die Sekretärin von Herrn Meier.
Zusammen mit allg. Funktionen (wie Initiator des Workflows, Vorgesetzter des aktuellen Bearbeiters oder Initiators, usw.) lassen sich alle beliebigen Möglichkeiten eines Bearbeiters abbilden.
•Automatisches Handling der Dauer einzelner Aufgaben
Jeder Aufgabe im Workflow wird eine Dauer zugewiesen, die vorgibt, wie lange der Mitarbeiter für die Bearbeitung Zeit hat. Wird diese Zeit überschritten, können von ANCOSO HRM automatisch definierte Eskalalationsstufen ausgelöst werden.
•Zugang für alle mit HR kooperierenden Teams
Nicht nur das HR hat Zugang zu ANCOSO HRM, sondern auch alle mit HR kooperierenden Teams wie Logistik oder Saläradministration. So wird sichergestellt, dass alle Personen, die in HR-Prozesse invol-viert sind, ihre Arbeit in einem System dokumentieren.
•Verfolgung der laufenden Prozesse
Der HR-Manager kann jederzeit die Prozesse verfolgen, für die er zuständig ist. Er sieht also immer, wo sich der Prozess gerade befindet, wer was tut. Dazu kann er eine Workflow-Übersicht aufrufen und sich für jede Aktivität den Status anzeigen lassen.
•Elektronische Personalakte und Dokumenten Management
ANCOSO HRM ermöglicht, dass viele Dokumente, die bisher nur in Papierform vorlagen, elektronisch abgelegt werden. Ausserdem ist es möglich, eingescannte Papierenunterlagen zu integrieren. Dies re-duziert den Aufwand enorm, da die HR-Mitarbeiter Dokumente und Dossiers nicht mehr kopieren müs-sen, sondern auf elektronischem Wege an Vorgesetzte oder andere beteiligte Abteilungen senden können. Daneben wird auch das Suchen von Informationen ernorm vereinfacht, da alle Unterlagen zu einem Mitarbeiter an einem Ort zu finden sind.
•Einbindung von MS Word-Dokumenten
Mit ANCOSO HRM können alle Arten von MS Word-Dokumenten in den Prozess integriert werden. So kann zum Beispiel ein Arbeitsvertrag mit ANCOSO HRM automatisch ausgefüllt werden. Die Daten müssen nicht nochmals in den Vertrag eingegeben werden, das macht ANCOSO HRM automatisch. An-schliessend wird das Dokument in der elektronischen Personalakte abgelegt.
•Zahlreiche Views auf die Daten
ANCOSO HRM erlaubt die Ansicht der Daten von verschiedenen Blickwinkeln aus. Neue Ansichten kön-nen vom Kunden definiert und von uns eingefügt werden.
•Ausgereifte Sicherheitsmechanismen
Bei ANCOSO HRM wird genau geregelt, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Diese Einstel-lungen können vom Kunden definiert werden. So können beispielsweise Mitarbeiter der Schnittstellen (Logistik, Saläradministration) bestimmte Daten sehen, andere nicht. Dies gewährleistet, dass auch in-nerhalb der Organisation nur berechtigte Personen, Zugriff auf sensible HR-Daten haben. Sensible Da-ten wie das Salär (Lohn) können zudem verschlüsselt werden.

www.ancoso-development.de

Posted by on 28. September 2005. Filed under Softwareindustrie. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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