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Das papierlose Büro – ungeahnte Lücken


Bereits seit Jahren weisen Experten auf die Vorteile des papierlosen Büros hin. Doch den wenigsten Unternehmen ist es bislang gelungen, diese Idee in die Tat umzusetzen. An welchen Stellen hapert es, wenn sich Unternehmer mit diesem Thema beschäftigen? Wir haben die verschiedenen Faktoren genau unter die Lupe genommen.

Der Prozess stockt

Nach wie vor nimmt der Anteil des Papiers in den deutschen Büros ab. Aufgrund des langsamen Tempos, in dem dies geschieht, könnte sich die Entwicklung jedoch eine ganze Weile hinziehen. Im Jahr 2014 waren laut einer Studie 49 Prozent aller Dokumente in papierform vorhanden. Dieser Anteil reduzierte sich in den nächsten zwei Jahren nur um magere zwei Prozent. Daran wird deutlich, dass viele Büros in Deutschland gar kein großes Interesse daran haben, diesen Prozess noch schneller in Gang zu bringen.

Zumindest jeder dritte Angestellte wünscht sich bis heute Papier am Arbeitsplatz. Viele sind etwa der Meinung, das Papier erleichtere ihnen das Lesen der Dokumente. Zudem ist der Kostenvorteil bis heute relativ gering. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass Papier und Toner günstig im Internet beordert werden können. Weitere Infos erhalten Sie auf dieser Website.

Die Papierindustrie freut sich

Natürlich wünschen sich innovative Stellen ein weit schnelleres Voranschreiten des aktuellen Prozesses. Vom Jahr 1950 bis zum Jahr 2000 stieg der Papierverbrauch in Deutschland ohne Unterlass. Als dann eine erste Welle der Digitalisierung einsetzte, waren die Sorgen auf Seiten der Papierindustrie groß. Doch seit knapp 20 Jahren stagniert die Produktion auf einem relativ hohen Niveau. Rund 20 Millionen Tonnen Papier werden Jahr für Jahr in Deutschland benötigt.

In vielen Büros hätte der digitale Umstieg einen zentralen Vorteil. Denn der Platz im klassischen Büro ist nach wie vor knapp. Daher schätzen Unternehmer die Möglichkeit, ihre Daten in digitaler Form abzuspeichern, wodurch die notwendige Fläche praktisch auf null reduziert werden kann. Liegen wichtige Dokumente jedoch nur in Papierform vor, so wäre der Aufwand zu groß, diese eigens für die Lagerung zu digitalisieren. Auch aus diesem Grund geht der Umstieg, den Experten schon vor Jahren voraussagten, nur so langsam voran.

Eine Zwischenlösung

Der Digitalverband Bitkom zählte in der Vergangenheit zu den größten Verfechtern des papierlosen Büros. Doch auch dort kehrte in der letzten Zeit die Ernüchterung ein. So äußert sich der Verband dahingehend, dass das papierlose Büro wohl nur eine Utopie sei, die in absehbarer Zeit nicht erreichbar wäre. Doch zumindest die radikale Reduktion des Papiers könnte weiter angestrebt werden. Dahinter verbirgt sich letztlich auch ein Umweltgedanke. Vor allem die einmal gespeicherten Daten ließen sich fortan ohne großen Aufwand weiter nutzen und verwenden.

An und für sich sehen die Verantwortlichen zwei Faktoren, welche das papierlose Büro aktuell ausbremsen. Zum einen sind dies Sicherheitsbedenken, die bei vielen Unternehmen bis heute vorherrschen. Sie sorgen sich um die Sicherheit ihrer Daten in der Cloud und sind unter dieser Voraussetzung nicht dazu bereit, die modernen Angebote zu nutzen. Darüber hinaus sehen sie die Gefahr des kompletten Datenverlusts, der natürlich in einem Archiv aus Papier genauso möglich ist. Darüber hinaus bremsen die Behörden die aktuelle Entwicklung, die das im Büro verwendete Papier zumindest reduziert. Denn Gerichte akzeptieren zahlreiche Dokumente nur in Papierform, damit besser für ihre Echtheit garantiert werden kann. Unternehmer sehen sich dazu angehalten, weiterhin alle Dokumente in dieser Form bereitzuhalten und sehen aus diesem Grund von der vollständigen Umstellung ab, die eigentlich schon längst möglich wäre.

Die Tendenz ist klar

Auch in den kommenden Jahren wird sich der Anteil des Papiers in deutschen Büros aller Wahrscheinlichkeit nach reduzieren. Die Prognosen der Experten, die längst eine deutliche Übermacht des Digitalen voraussagten, werden sich unter diesem Einfluss jedoch nicht bestätigen.

Posted by on 19. November 2018. Filed under Management. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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