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Was Sie beachten müssen, wenn …

… Sie Ihr Büro einem Telefon- und Büroservice anvertrauen!

Haben Sie kein Büro mit mehreren Mitarbeitern, ergeben sich immer wieder Probleme bei auswärtigen Terminen. Entweder Sie schalten den Anrufbeantworter ein, oder aber Sie wählen die teure Rufumleitung auf Ihr Handy. Bei dem Anrufbeantworter können Sie nur hoffen, dass der Anrufer auch eine Nachricht für Sie hinterlässt – die Rufweiterleitung auf Ihr Handy ist teuer und Sie können trotzdem nicht ungestört Ihre Termine wahrnehmen.

Haben Sie einen Anrufbeantworter mit Anruferfassung, können Sie leicht feststellen, wie oft ein Anrufer direkt aufgelegt hat. Jeder Anrufer, der gleich wieder aufgelegt, könnte ein potenzieller Kunde gewesen sein. Das kann sich kein kleines Unternehmen leisten und sei es auch nur vorübergehend.

Ein Altkunde, der Sie und Ihr Unternehmen kennt, wird den Meldetext geduldig abwarten und ggf. eine kurze Nachricht für Sie hinterlassen.
Ein potenzieller Neukunde wird aller Wahrscheinlichkeit einen anderen Anbieter aus Ihrer Branche anrufen und dort sicherlich persönlich am Telefon begrüsst werden. Und schon haben Sie einen Kunden weniger.

Es soll vorkommen, dass ein Kunde/Interessent sofort auflegt, wenn ein Anrufbeantworter sich meldet. Das kann Ihnen selbst bei dem interessantesten Ansagetext passieren. Hier empfiehlt sich eine bessere Möglichkeit, ein persönlichen Anrufbeantworter.

Ihr persönlicher Anrufbeantworter!
Das ist eine Person, welche zwar Ihr Telefon betreut, aber nicht in Ihrem Büro oder Ihrer Wohnung persönlich anwesend ist. Und Sie möchten sicher nicht, dass während Ihrer Abwesenheit jemand in Ihrem Büro oder Wohnung ist. Hier können Sie sich helfen lassen von jemandem, der sich ausserhalb der Räume befindet und doch Ihr Telefon kompetent betreut. Das geht nicht, sagen Sie? Aber sicher, das geht sogar sehr gut!!

Ein versierter Telefon- und Büroservice hilft sofort!

Kleine Unternehmen, Einzelkämpfer, Selbständige und Existenzgründer brauchen eine Anlaufstelle, die dem Anrufer in groben Zügen Auskunft geben kann und zuverlässig Nachrichten aufnimmt und weitergibt. Ein guter Telefon- und Büroservice ist die beste Sekretärin in Vertretung und kann das ganz leicht tun.
Ein Telefon- und Büroservice kann folgendes ausserhalb Ihres Büros oder Wohnung für Sie erledigen:

• freundlich Ihr Telefon bedienen und Anrufe für Sie entgegennehmen,
• damit zusammenhängende Arbeiten bereits für Sie vornehmen,
• telefonische Anfragen erledigen und Termine koordinieren,
• Briefe schreiben und versandfertig machen sowie Faxe beantworten,
• bei E-Mail-Weiterleitung schon im Vorfeld tätig sein,
• Sie wollen Urlaub machen? Kein Problem – Ihr Büroservice ist für Sie da,
• Ihre Sekretärin sein, wann immer Sie sie brauchen!

Ein Telefon- und Büroservice kann Ihr Büro kostengünstig ersetzen, ohne bindende Vertragslaufzeiten oder Lohnnebenkosten.

Um die Zusammenarbeit mit einem Telefon- und Büroservice für beide Parteien erfolgreich zu gestalten, sollten Sie einige Grundregeln beachten:

• Legen Sie vorher gemeinsam fest, mit welchem Meldetext sich der Telefon- und Büroservice für Sie melden soll, z. B.
„Musterservice Maurermann, guten Tag. Mein Name ist Marianne Lingweiler, was kann ich für Sie tun?“
• Besprechen Sie, zu welchen Zeiten der Telefon- und Büroservice für Sie tätig sein soll. Kleinere Anbieter sind da oft recht flexibel und arbeiten für Sie auf „Zuruf“, sogar schon ab einer Stunde. Die moderne Telekommunikationstechnik bietet da heute viele Möglichkeiten. Hat der Telefon- und Büroservice für Sie einmal eine spezielle Rufweiterleitung geschaffen (in der Regel ist hierfür – wenn nicht schon vorhanden – einen einmalige Einrichtungsgebühr von max. bis zu 10,00 EUR fällig), kann die Rufweiterleitung wie ein Anrufbeantworter gehandhabt werden. Nur dürfen Sie nicht vergessen, den jeweiligen Dienstleister vorher zu informieren.
• Besprechen Sie, wie Sie über die eingegangenen Anrufe informiert werden wollen. Reicht Ihnen eine detaillierte Benachrichtigung am Ende des Tages, möchten über wichtige Anrufer per SMS informiert werden oder wollen Sie mit dem Anrufer weiter verbunden werden? Möglich ist alles.
• Im Internet finden Sie viele Anbieter, deren Preise Sie vergleichen können. Der offensichtlich Preisgünstige entpuppt sich bei genauem Durchrechnen oft als teuer, denn Sie bezahlen nicht nur die Gespräche, sondern auch die Zeit.
Hier ein Beispiel aus dem Internet, ausgelegt auf einen Tag mit ca. 40 eingehenden Telefonaten:
Ersteinrichtung: 18,00 EUR 18,00 EUR
Anruf Entgegennahme: 0,89 EUR x 40 35,60 EUR
Pro Anrufminute: 0,69 EUR x 40 x 3 Min. 82,80 EUR
Summe der ersten drei Positionen: 136,40 EUR netto

SMS: 0,12 EUR
Weiterleitung – Festnetz: 0,09 EUR /Einheit
Weiterleitung- Mobil: 0,29 EUR /Einheit
• Hier ein zweites Beispiel aus dem Internet:
Ersteinrichtung: 10,00 EUR 10,00 EUR
Tagessatz incl. Gespräche 26,50 EUR 26,50 EUR
Pro Anrufminute: 0,00 EUR 0,00 EUR
Summe der ersten drei Positionen: 36,50 EUR netto

SMS 0,25 EUR
Weiterleitung Festnetz und
Mobil: 0,49 EUR zum Nachweis
• Besprechen Sie, was mit den Anrufen geschieht, die nach der Bürozeit eingehen. In der Regel verfügt ein Telefon- und Büroservice über einen entsprechenden Anrufbeantworter, ohne weitere Kosten für Sie.
• Wichtig ist auch zu besprechen, unter welchen Bedingungen der Service Ihre Handy Nummer an einen Anrufer weitergeben darf.

Berücksichtigen Sie die vorgenannten Empfehlungen, werden Sie keine Überraschungen erleben und wissen Ihre Kunden immer gut aufgehoben. Ein kleineres Unternehmen wird sich auch für Ihr Fachgebiet interessieren, um so Ihre Kunden entsprechend zu betreuen. Soll der Telefon- und Büroservice weitergehende Dienstleistungen für Sie übernehmen, wie Korrespondenz und vorbereitende Buchhaltung, so lassen Sie sich auch hier ein auf Ihr Büro zugeschnittenes Angebot unterbreiten. Anwalts- und Steuerbüros lassen sich eine zusätzliche „Verschwiegenheitserklärung“ unterschreiben. Bei Handwerksbetrieben ist das weitestgehend unüblich und auch nicht erforderlich.

Information vom 21.11.2005
Marianne Leschka

Indifon Neuss e. K.
Ihr freundlicher Telefonbüroservce
Gladbacher Str. 133
41462 Neuss,  02131-17 63 60
mleschka@indifon.de

Posted by on 21. November 2005. Filed under Allgemein,Information & TK. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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