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SofTrust gestaltet E-Mail-Kultur für Beratungsgesellschaften

Dachau, 5.12.2005
Professionelle Organisationen (Beratungsgesellschaften, Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Investment-Unternehmen und Agenturen) sind im besonderen Masse von der Qualität und Sicherheit ihrer internen und externen Kommunikation abhängig. Viele professionelle Organisationen sehen sich dabei zunehmend von E-Mail gefährdet. Angesichts des explosionsartigen Wachstums fehlte die Zeit, das neue Medium bei den Mitarbeitern so zu verankern, dass es den hohen Ansprüchen der Unternehmensleitung, der Kunden und der Mitarbeiter verlässlich genügt. Im Ergebnis nutzt deshalb heute jeder Mitarbeiter E-Mail konsequent so, wie er es für richtig hält. Und das kann selbst für grosse Dienstleister zur existentiellen Bedrohung werden.

Die Dachauer Unternehmensberatung SofTrust Consulting hat ein spezielles Vorgehensmodell entwickelt, mit dem professionellen Organisationen ihre E-Mail-Kultur auf den gewünschten Standard bringen können. SofTrust geht von den beim Kunden vorhandenen E-Mail-Systemen und deren aktuellen Nutzung aus. Soweit notwendig werden Anpassungen im System und in Richtlinien vorgeschlagen. Dreh- und Angelpunkt sind jedoch die Mitarbeiter und deren Verhalten.

„Technische Lösungen sind wichtig, können in diesem Fall aber nur eine unterstützende Rolle spielen“, sagt Günter Weick von SofTrust Consulting, „schliesslich nützt der beste Tresor nichts, wenn man einen Zettel mit der Kombination auf die Vorderseite klebt.“ Im E-Mail-Bereich sind vergleichbar haarsträubende Verhaltensweisen selbst bei grossen Unternehmen sehr häufig anzutreffen. Einen Grossteil dieser Fälle führt Weick auf fehlendes Wissen und fehlende Vorgaben zurück. Der andere Teil resultiert aus der Macht der Gewohnheit. Während fehlendes Wissen relativ schnell aufgebaut werden kann sind Gewohnheiten äusserst schwierig zu ändern. SofTrust hat hierzu ein ganzes Bündel von Massnahmen geschnürt, das auch den hartnäckigsten Nutzer zur Verhaltensänderung bringen kann. „Wer es nicht schafft, die Mitarbeiter zu einem anderen Verhalten zu bewegen, hat künftig ein grosses Problem“, meint Weick. Er verweist auf die grosse Anzahl von Rechtsfällen, in denen E-Mails inzwischen eine entscheidende Rolle spielen und auf Untersuchungen, die zeigen, wie viele vertrauliche Informationen die Unternehmen unabsichtlich per E-Mail verlieren.

Die Gestaltung von E-Mail-Kultur ist eine Kombination aus technischen und organisatorischen Adaptionen, Trainings, Workshops, speziellen Kommunikationsprogrammen und einer länger andauernden Nachbetreuung. Dabei wird berücksichtigt, dass die Leistungsträger (Anwälte, Berater, Wirtschaftsprüfer, etc.) für solche Programme selbst kaum zur Verfügung stehen. Die Projektlaufzeit liegt zwischen 3 und 9 Zeitmonaten. Mehr Informationen unter www.softrust.com

Zu SofTrust
SofTrust Consulting beschäftigt sich seit 2001 mit den Themen E-Mail-Produktivität, E-Mail-Sicherheit, E-Mail-Kultur und E-Mail-Richtlinien. Die Erkenntnisse sind in generalisiertes Dienstleistungsangebot zur Ermittlung und Etablierung von E-Mail-Verhalten geflossen die SofTrust nunmehr allgemein anbietet.

Hintergrundinformation:
Im Zuge des Enron-Skandals wurde die WP-Gesellschaft Arthur Andersen 2002 für die Vernichtung von Dokumenten in erster Instanz (wegen Justizbehinderung) verurteilt. Drei Monate später war die renommierte WP-Gesellschaft praktisch vom Markt verschwunden. Das Unternehmen hatte eine 89-jährige Firmengeschichte und gehörte mit seinen 350 Büros in 84 Ländern, 9 Mrd Dollar Jahresumsatz und 85.000 Mitarbeitern zu den fünf grössten WP-Unternehmen. Eine entscheidende Rolle für die Verurteilung und den Fall spielten die E-Mails der Arthur Andersen-Mitarbeiterin Nancy Temple. Aufgeschreckt vom Fall Arthur Andersen optimierten alle professionellen Organisationen die technische Seite ihrer E-Mail-Systeme. Inzwischen ist aber deutlich, dass bei den Mitarbeitern angesetzt werden muss. SofTrust Consulting bietet den ersten Ansatz, der auf die Änderung der Kultur habhebt.

Text (ohne „Zu SofTrust“ und ohne „Hintergrundinformation“)
365 Worte
2.584 Zeichen

SofTrust Consulting GmbH
Martin-Huber-Str. 2
85221 Dachau
Verfasser: Günter Weick (Tel. 089-668050, GWeick@softrust.com)
– Abdruck frei. Belegexemplar erbeten. –

Posted by on 5. Dezember 2005. Filed under Information & TK. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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