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Ein zukunftsweisendes DMS, d.h. Innovationen im betrieblichen Dokumentenmanagement

Die Arbeit mit Dokumenten gehört zum Alltag jedes Unternehmens. Heutzutage ist diese Arbeit jedoch viel einfacher, weil sie durch moderne Technologien und IT-Lösungen effektiv unterstützt wird. Zu den wichtigsten Tools, die das Dokumentenmanagement erleichtern, gehören dedizierte IT-Systeme für Unternehmen, deren Implementierung eine effiziente und effektive Verwaltung der gesamten Dokumentenressourcen des Unternehmens sowie die Digitalisierung und Automatisierung der mit ihrer Bearbeitung verbundenen Arbeitsabläufe gewährleistet.

Dokumentenmanagementsystem und seine Rolle

Das gemeinsame Merkmal moderner Unternehmen und Organisationen ist eine stetige Zunahme der Menge an verarbeiteten Daten und Dokumenten. Schriftliches Material, das im Besitz von Unternehmen ist, wird sowohl von den Unternehmen selbst erstellt, als auch von außen an sie geliefert. Um die oft massiven Dokumentenmengen beherrschen zu können, wurde es notwendig, zusätzliche Tools einzusetzen. Dedizierte IT-Systeme, die speziell für die Bearbeitung von Unternehmensdokumenten entwickelt wurden, sind bestens geeignet, um Ablagen und Dokumentenflüsse zu rationalisieren und besser zu organisieren.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein grundlegendes Tool, das es ermöglicht, die Annahmen des elektronischen Dokumentenumlaufs in die Praxis umzusetzen – eine moderne Arbeitsmethode mit Dokumenten, die von immer mehr Unternehmen genutzt wird, die sich ihrer Vorteile bewusst sind. Der elektronische Dokumentenumlauf ermöglicht eine effiziente, bequeme und sichere Planung und Verwaltung der gesamten Unternehmensdokumentation, die – statt in Papierform – in digitalisierter (elektronischer) Form gespeichert und verarbeitet wird. Das Dokumentenmanagementsystem verbessert und beschleunigt nicht nur die tägliche Arbeit mit Dokumenten erheblich, sondern ermöglicht auch die Organisation der mit ihrem Umlauf verbundenen Geschäftsprozesse.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Die Implementierung eines geeigneten DMS bietet dem Unternehmen zahlreiche messbare Vorteile. Sie ermöglicht vor allem eine deutliche Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeit mit Dokumenten, hilft, Geschäftsprozesse besser zu organisieren und von Grund auf zu optimieren, basierend auf streng definierten und analysierten Geschäftsszenarien, die im Hinblick auf Effizienz und Einhaltung der Verfahren definiert und analysiert wurden. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine einfache, schnelle und intuitive Verwaltung und Bearbeitung der in elektronischer Form gespeicherten Dokumentation, wodurch auch das Unternehmen in Ordnung gehalten wird und unnötige Ausgaben für den Kauf von Papiermaterialien, die Pflege des physischen Archivs und der Druckinfrastruktur entfallen.

Trotz der umfangreichen Funktionalität sind die besten auf dem Markt erhältlichen Lösungen einfach und intuitiv zu bedienen und lassen sich problemlos in andere, bereits im Unternehmen implementierte Software integrieren. Ein hochwertiges DMS garantiert ein hohes Maß an Sicherheit der gespeicherten Daten, die statt in einem physischen Archiv in ihrer digitalen Entsprechung gesammelt werden, geschützt durch von oben nach unten gerichtete und mit den geltenden Verfahren konforme Zugriffsrechte.

Der Workflow, d.h. der Ablauf von Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung, der mit Hilfe von DMS- und BPM-Software (Business Process Management) durchgeführt wird, ermöglicht dagegen eine präzise und aktuelle Kontrolle jeder Phase des Dokumentenumlaufs und die Erstellung von Berichten und Benachrichtigungen. Es ist daher eine äußerst hilfreiche und effektive Lösung, die Versäumnisse, Auslassungen oder andere menschliche Fehler verhindert, die leider für viele Tätigkeiten und Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeit mit großen Mengen von Dokumenten charakteristisch sind. So ist es nicht nur möglich, solchen Problemen vorzubeugen, sondern auch, wenn sie einmal aufgetreten sind, schnell und präzise sogenannte Engpässe oder andere Schwachstellen zu identifizieren, Korrekturmaßnahmen einzuleiten und Optimierungsmaßnahmen vorzunehmen, die ähnliche Situationen in Zukunft verhindern. Darüber hinaus stellt der automatisierte Workflow sicher, dass alle Prozesse und Aufgaben in Übereinstimmung mit den Verfahren, Richtlinien und allen relevanten Vorgaben durchgeführt werden – das System führt die Mitarbeiter gewissermaßen „an der Hand“ entlang eines Pfades, der mit den Annahmen des Geschäftsszenarios übereinstimmt, und stellt auch sicher, dass in bestimmten Situationen Aufgaben, Entscheidungen oder zusätzliche Überprüfungen an die richtigen Personen geleitet werden, entsprechend ihrem Aufgabenbereich und ihrer Verantwortung sowie ihrer Position in der Organisation.

Innovative Technologien und Lösungen, die in den besten Dokumentenmanagementsystemen verfügbar sind

Die oben genannten Vorteile, die mit dem Einsatz des Dokumentenmanagementsystems verbunden sind, sind nur einige der Vorteile, die für seine Einführung sprechen. Ein weiteres wichtiges Thema sind moderne Technologien und wirklich innovative Lösungen, die nur in den besten Dokumentenmanagementsystemen, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind, verfügbar sind. Diese sind äußerst nützlich und können die Art und Weise, wie wir mit Unternehmensdokumenten arbeiten, erheblich verändern. Besonders hervorzuheben sind hier die innovativen Low-Code-Plattformen, die die Funktionalität von DMS-Systemen und Business-Process-Management-Software vereinen. Sie ermöglichen eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Erstellung von hoch standardisierten Geschäftsanwendungen ohne (oder mit minimalem Einsatz) Verschlüsselung innerhalb einer einzigen, perfekt auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnittenen Umgebung, die praktisch jedes Geschäftsszenario unterstützt.

Diese besten (d. h. die technologisch und geschäftsorientiertesten) Low-Code-Plattformen sind in der Lage, praktisch jedes Geschäftsszenario im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung und -verarbeitung im Unternehmen zu bewältigen. Darüber hinaus umfassen sie eine Reihe innovativer Lösungen und Tools für die Workflow-Engine, maschinelles Lernen (ML), künstliche Intelligenz (KI), Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), Geschäftsprozessrobotisierung (RPA), optische Zeichenerkennung (OCR), digitale Signatur und viele andere nützliche Lösungen, von denen viele einzigartige, proprietäre Lösungen sind. Dazu gehören die InstantChange™-Technologie, die in Low-Code-Anwendungsplattformen (WEBCON BPS) verfügbar ist. Es ermöglicht schnelle und einfache (und damit kostengünstige und zugängliche) Änderungen in Geschäftsanwendungen, mit sofortigen Ergebnissen und zu jeder Zeit. Es wird alle Phasen der Erstellung einer Geschäftsanwendung neu definieren: von der Erstellung über die Entwicklung, Erweiterung, Modifikation bis hin zur Wartung und der Aufnahme von Benutzern. Sie ermöglicht eine deutliche Verkürzung der Lieferzeit von Geschäftsanwendungen durch die Möglichkeit, einen wirklich iterativen Ansatz anzuwenden, und revolutioniert die Art und Weise, wie gebaute Tools an Änderungen in Übereinstimmung mit dem Geschäftsrhythmus, seinen aktuellen Bedürfnissen, externen gesetzlichen Vorschriften oder anderen Variablen angepasst werden können, insbesondere solchen, die einen starken Einfluss auf das Unternehmen im Zeitalter von Industrie 4.0 haben.

Posted by on 18. Februar 2021. Filed under Business & Software. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. Both comments and pings are currently closed.

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