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Nie mehr Akten suchen!

Nie mehr Akten suchen!

O&O Archiv – Die Verwaltung für Archive, Akten & Ablagen sorgt für Ordnung

Berlin, 4.April 2006. Unternehmen und Verwaltungen sind vielfach gezwungen, ihre Akten über einen langen Zeitraum aufzubewahren. Mit der netzwerkfähigen Anwendung O&O Archiv steht jetzt eine ideale Lösung für umfangreiche Akten- und Dokument-Archive zur Verfügung.

Endlich kann an einer Stelle erfasst werden, wer welche Akte wann ausgeliehen hat. Der jeweilige Standort aller Akten des Unternehmens ist für jeden autorisierten Mitarbeiter sofort über den Webbrowser einzusehen. Damit entfällt das zeit- und nervenraubende Suchen.

Modularer Aufbau für mehr Überblick

Die Lösung O&O Archiv besteht aus mehreren Modulen, die über die Navigationsschaltflächen am oberen Rand der Anwendung stets erreichbar sind.

Anlage

Die Anlage einer Akte in O&O Archiv gestaltet sich dank des ergonomisch und übersichtlich gestalteten Access-Frontends besonders einfach: In einer Maske werden alle Daten zu einer Akte erfasst. Wiederkehrende Eingaben können dabei über Dropdown-Menüs ausgewählt werden. Die dazu gehörigen Schlagworte wählt man per Mausklick aus. Die Feldinhalte werden dabei schon während der Eingabe auf Plausibilität geprüft, so dass grobe Fehleingaben verhindert werden.

Flexible Recherche

Die kombinierbaren Suchfunktionen zum Auffinden einer Akte mittels ID, Gesellschaften, Organisationseinheiten, Ortsangaben, Kriterien und Schlagworten, Entleiher sowie zeitbezogenen Angaben zu Ausleihen und Rückgaben bieten eine komfortable und schnelle Recherchefunktion im gesamten Datenbestand.
Ausleihe
Im Ausleihmodul wird das Ausleihmanagement der Aktenordner durchgeführt. Durch die eindeutige Aktenordner-ID kann sofort der Status abgefragt werden. Aktenordner werden hier als „entliehen“ oder „zurückgebracht“ in das Ausleihmanagement eingepflegt. Rechercheformular und Ergebnisdarstellung im Webbrowser .

Kassation

Bei der Kassation wird automatisch eine tabellarische Aufstellung aller Aktenordner angezeigt, deren Verfallsdatum abgelaufen ist. Diese Ordner können dann aus den Aktenlagern entfernt und ordnungsgemäss vernichtet werden. Daraufhin kann man ihre Einträge aus dem System löschen.

Mehr Komfort: Listen, Belege und Etiketten drucken

O&O Archiv bietet Archivaren die Möglichkeit, Ergebnisse der Recherche oder Einträge in der Kassationsliste auszudrucken. Dafür stehen die Formate Listendruck, Archivbelege und Etiketten zur Verfügung.

Verteilter Zugriff über Access und Web

Der Zugriff auf die Daten kann sowohl über eine traditionelle Desktopapplikation mit Accessoberfläche als auch lesend über den Webbrowser erfolgen. Dabei werden verschiedene Rollen von Benutzern berücksichtigt. O&O Archiv ist mehrbenutzerfähig und erlaubt sogar den gleichzeitigen Einsatz an mehreren Standorten.

Überzeugende Referenzen: O&O Archiv verwaltet 40.000 Akten

O&O Archiv wird z.B. erfolgreich bei der GEWOBAG zur Verwaltung von rund 20.000 Akten eingesetzt. Das Unternehmen ist der marktführende Immobilienkonzern Berlins mit über 82.000 Mieteinheiten. Auch die Nordex Gruppe, die zu den weltweit führenden Anbietern von Windenergieanlagen gehört, setzt O&O Archiv erfolgreich ein, um 40.000 Akten an mehreren Standorten zu verwalten.

Leistungen über das Produkt hinaus

Als Standardprodukt steht O&O Archiv als Einzel- oder Mehrplatzlizenz zur Verfügung. Das Unternehmen O&O Services bietet darüber hinaus die Umsetzung spezifischer Anforderungen um wie z.B. die vereinfachte Entleihe und Rückgabe mit einem Barcodescanner. Zum Angebot gehört selbstverständlich auch die Integration in die Systemlandschaft und die Schulung der Mitarbeiter.

Vorteile von O&O Archiv im Überblick:
-Unterstützt alle Vorgänge der Aktenarchivierung: Anlegen, Recherchieren, Ausleihen, Kassieren
-Exklusiver, schreibender Zugriff über Accessoberfläche für Archivare oder Administratoren
-Lesender Zugriff von allen autorisierten Mitarbeitern per Webbrowser
-Komplett in Microsoft-Technologien realisiert
-Erweiterbar, um auch zukünftigen Anforderungen zu erfüllen

Systemvoraussetzungen

Die Anwendung läuft unter Microsoft Windows und setzt Microsoft Access 2000 oder höher sowie für den lesenden Zugriff als Webclient den Microsoft Internet Explorer 5 oder höher voraus. Auf dem Webserver sind Windows XP Professional, Windows 2000 oder Windows Server 2003 sowie das Microsoft .NET Framework 1.1 installiert.
Informationsbroschüre und Anforderung des Handbuches unter
http://www.oo-services.de/de/offering/archiv.aspx

Background O&O Services – Delivering Value!
Der Spezialist für die Entwicklung von Webapplikationen und Desktopanwendungen. Wir bieten massgeschneiderte Business Applikationen und Full-Service für Produktentwicklungen. O&O Services ist das Dienstleistungsunternehmen der O&O Software – dem Hersteller von Systemtools wie O&O Defrag. Mehr Informationen unter: www.oo-services.de

Kontakt:
O&O Services GmbH
Michael Ganss
Am Borsigturm 48
13507 Berlin
Telefon: +49 30 43 03 43-50
Fax: +49 30 43 03 43-99
info@oo-services.com
http://www.oo-services.de

Agenturkontakt:
Kairos – Sales & Marketing Services
Enno E. Peter
Weinbergsweg 2
10119 Berlin
Tel.: +49 30 47 37 86 42
http://www.kairos-berlin.de

Posted by on 4. April 2006. Filed under Allgemein,Information & TK. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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