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Chancen 2012: Drei Schritte zum effizienten Dokumentenmanagement

Gerd Rüsse, Konzernstratege der TA Triumph-Adler GmbH, Marktführer im Managed Document Business, erklärt, welche drei Schritte 2012 im Dokumentenmanagement von Kostendruck zu Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung gegangen werden sollten.

Der Kostendruck an allen Fronten wird auch 2012 weiter zunehmen: Davon ist Gerd Rüsse überzeugt. Vor allem der Mittelstand wird es sich nicht erlauben können, Sparpotenziale ungenutzt zu lassen. Nicht anders die Behörden: Die öffentlichen Haushalte sind auf allen Ebenen in einer prekären Lage und die Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht sparsames Wirtschaften in den Verwaltungen.

Der Konzernstratege sieht im zunehmenden Kostendruck Chancen, die leicht genutzt werden können. Drei Schritte, so Rüsse, führen zu den Zielen Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung:

1. Transparenz schaffen
Ein erster Schritt für ein verbessertes und effizienteres Dokumentenmanagement ist die Analyse von Workflows, der Geräteinfrastruktur sowie aller direkten und indirekten, insbesondere auch der administrativen Kosten. Rüsse: „Wer hier Transparenz schafft, wird später die richtigen Entscheidungen treffen. Denn erst auf einer validen Grundlage lassen sich sinnvoll und signifikant Kosten sparen.“

2. Prozesse analysieren
Ein zweiter wichtiger Schritt ist die Analyse: Welche Prozesse müssen papiergebunden laufen? Mit der Digitalisierung werden Prozesse sicherer, ist der Stratege überzeugt: „Fehler in der Ablage werden vermieden, Kosten gespart und Mitarbeiterressourcen geschont: Denn aufwendige Dokumentensuche kostet Geld und Zeit.“

3. Umweltanalyse durchführen
„Green IT“ – für viele nicht mehr als ein Schlagwort. „Dabei schlummert hier echtes Potenzial“, erklärt der erfahrene Manager. Die Fragen lauten hier: Wo lässt sich Strom sparen? Wo Müll vermeiden? Wo Verbrauchsmaterial einsparen? Wo kann auf langlebige Komponenten umgestellt werden?

Gerd Rüsse fasst zusammen: „Wer Transparenz schafft, Prozesse und Umweltauswirkungen analysiert, ist einem effizienten, kostensparenden und ressourcenschonenden Dokumentenmanagement drei große Schritte näher gekommen.“ Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Document Business beim Marktführer TA Triumph-Adler empfiehlt er die Zusammenführung unterschiedlicher Systemkomponenten samt individueller Wartungsverträge in ein einheitliches Dokumentenmanagement, bei dem ein homogener oder auch heterogener Gerätepark einheitlich organisiert und gewartet wird. Mit KIRK, dem Managed Print Konzept mit integrierten Hardware-, Software- und Servicemodulen, hat TA Triumph-Adler 2011 ein Instrument entwickelt, das erhebliche Effizienzpotenziale auszuschöpfen vermag, die sonst übersehen oder gar übergangen werden. Die Initiative Mittelstand hat das überzeugt und KIRK als IT-Innovation des Jahres ausgezeichnet. Das Managed Print Konzept ist Teil der Managed Document Services, bei denen das Traditionsunternehmen mit Sitz in Nürnberg seit Jahren Marktführer ist. Rüsse betont, dass das Effizienzpotenzial weniger in den Geräten als vielmehr in den Prozessen des Dokumentenmanagements liege. Diese zielführend zu analysieren, entsprechende Lösungen zu erarbeiten und zu implementieren – das laufe am besten auf einen Partner für das gesamte analoge und digitale Dokumentenmanagement hinaus.

Weitere Informationen unter:
http://www.trio-group.de

Posted by on 20. Dezember 2011. Filed under Allgemein,New Media & Software. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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