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Bürosoftware: Schlechte Nutzbarkeit kostet zwei Stunden pro Woche

Euskirchen, 03. April 2009: Eine Umfrage von Global Graphics, dem britischen Hersteller von Standardsoftware für elektronische Dokumente (Jaws PDF) und Drucker (Harlequin RIP), hat ergeben, dass sich deutsche Arbeitnehmer an ihrem Arbeitsplatz anwenderfreundlichere Bürosoftware wünschen. 1015 Büroangestellte aus kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen wurden im Februar 2009 in Deutschland befragt.

Während die Software auf digitalen Endgeräten für den privaten Gebrauch immer einfacher zu bedienen ist – etwa bei Digitalkameras, iPods oder Spielkonsolen – zeichnen die Umfrageergebnisse von Global Graphics in der Bürowelt ein entgegen gesetztes Bild: Danach gaben immerhin 40 Prozent der Befragten an, dass die Bürosoftware an ihrem Arbeitsplatz schwierig zu bedienen sei (davon 32 Prozent leicht und 8 Prozent stark zustimmend). Und nahezu jeder Befragte bestätigte dadurch wöchentlich einen Verlust seiner produktiven Arbeitszeit hinnehmen zu müssen. Bei 70 Prozent beziffert sich dieser auf bis zu einer Stunde, bei 22 Prozent sogar auf bis zu fünf Stunden pro Woche, im Durchschnitt liegt der Verlust bei 117 Minuten. Als Ursache für das Dilemma gaben die meisten Befragten an, dass die Bürosoftware über mehr Funktionalitäten verfüge als sie benötigten (38 Prozent). Weitere Aspekte sind: Die Software ist nicht kompatibel mit anderer genutzter Software, oder sie ist schlecht entwickelt (jeweils 30 Prozent), oder die Anwender wurden ganz einfach nicht ausreichend geschult (21 Prozent).

Weiter bestätigt die Umfrage von Global Graphics: Die Vielzahl verschiedener Anwendungen und die unterschiedlichsten Wege wie diese miteinander harmonieren, sind Gründe für Produktivitätsverlust. So müssen Büroarbeitnehmer Informationen heute aus einer stetig steigenden Zahl an Quellen und Formaten bearbeiten. Mehr als ein Drittel (35 Prozent) der Büroangestellten bestätigten, sie fänden es schwierig, Informationen aus verschiedenen Quellen und Formaten zu ziehen und in einem neuen Dokument zu kombinieren.
„Organisationen investieren Millionen, um ihre Mitarbeiter für Business Software fit zu machen. Dagegen nutzen diese soziale Netzwerke wie Facebook oder Xing, ihr iPhone, twittern oder digitalisieren ihre Musik ohne auch nur irgendein Training absolviert zu haben“, sagt Gary Fry, CEO von Global Graphics. „Wenn Business Software so nutzerfreundlich wäre wie die Technologien für den Endverbraucher, dann würden Mitarbeiter effizienter und motivierter sein und Unternehmen von niedrigeren Schulungskosten und höherer Produktivität profitieren.“

Die Botschaft an Entwickler von Bürosoftware ist eindeutig: „Sie sollten sich am Markt für Endverbraucher-Technologieprodukte orientieren und die Bedienung von Software in Zukunft einfacher gestalten, anstatt immer mehr Anwendungen und Funktionalitäten zu entwickeln, die bloß eine Handvoll Anwender jemals braucht“, so Gary Fry.

„Speziell im Bereich der Software für elektronische Dokumente wie PDF und XPS gibt es noch einen enormen Steigerungsbedarf.“ ergänzt Michael Karbe, Geschäftsführer von Actino Software. „Bei der stürmischen Entwicklung und der Vielfalt an Funktionen wurden die Anwender oft vergessen. Wir gehen davon aus, dass die Anwendungen der nächsten Generation intuitiver zu bedienen und besser in Prozesse integriert werden. Dann ist das Arbeiten wirklich so einfach wie mit Papier.“

Das vollständige Ergebnis der Umfrage ist dieser Information angehängt.

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