Mehrfachverwendung: Wie effizient nutzen Sie Ihren Content?

Die Mehrfachverwendung von Content ist eines der Schlagworte beim Content Management. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Wenn einmal erstellte Inhalte mehrfach verwendet beziehungsweise veröffentlicht werden, spart das Zeit und Geld. Außerdem wird eine Einheitlichkeit, zum Beispiel mit Blick auf ein definiertes Wording oder Layout, sichergestellt. In der Mehrfachverwendung von bestehenden Inhalten liegt einer der Hauptnutzen beim Einsatz eines Content Management Systems (CMS). Die Dortmunder e-Spirit AG (www.e-spirit.com), Hersteller des High-End Content Management Systems FirstSpirit, hat eine 5-Punkte-Checkliste zusammengestellt, mit der Unternehmen prüfen können, wie effizient sie bei der Mehrfachverwendung von Content bereits vorgehen und wo Verbesserungspotenziale liegen.

1) Können Sie zentral gepflegte Inhalte auf mehreren Seiten veröffentlichen?

Inhalte können auf einer Website an verschiedenen Orten verwendet werden. So kann ein Unternehmen zum Beispiel eine Nachricht, die nur einmal im CMS erstellt und zentral gepflegt wird, sowohl auf der Startseite als auch auf der Nachrichtenseite veröffentlichen. Dies ist eine der einfachsten und zugleich effizientesten Formen der Wiederverwendung. Auch die Verlinkung von Seiten untereinander ist ein simpler Weg, um Inhalte weiter zu verbreiten, ohne sie neu erstellen zu müssen. Mit einem professionellen Wiederverwendungskonzept und einem zentralen News-Repository können Inhalte außerdem Website-übergreifend genutzt werden – damit lassen sich beispielsweise Angaben zur Unternehmenshistorie auch auf mehreren hundert Webauftritten einzelner Produktmarken einheitlich darstellen.

2) Können Sie eine Quelle gleichzeitig in mehreren Kanälen ausgeben?

Unternehmen sollten alle zur Verfügung stehenden Kanäle für die Veröffentlichung nutzen können. So sollte es möglich sein, auf Webseiten veröffentlichte Inhalte gleichzeitig auch im Intranet oder Extranet, in Newslettern, für mobile Endgeräte und über RSS-Feeds anzubieten oder für die technische Dokumentation heranzuziehen. Dies geschieht über Datenformate wie HTML, XML, Flash, AIR, PDF, WML, RTF und ODF, mit denen sich Inhalte leicht über mehrere Kanäle verbreiten lassen.

3) Kann Content mehrsprachig wiederverwendet werden?

Um Unternehmensseiten einheitlich für unterschiedliche Märkte auszugeben, sollten Inhalte und Medien in einer zentralen Content Management Plattform gepflegt werden, die Mehrsprachigkeit unterstützt. Das bedeutet, dass der gesamte Content in Form von Texten, Bildern, Grafiken und anderen Medien tatsächlich in beliebig vielen Sprachen verwaltet und veröffentlicht werden kann und die Mehrsprachigkeit nicht einfach durch eine Kopie der Objekte simuliert wird. Umfangreiche Tools, etwa eine integrierte Übersetzungshilfe, Änderungsverfolgung für Sprachvarianten eines Objektes, Unterstützung von Mastersprachen und Fallbackstrategien für nicht übersetzten Inhalt, verschiedene Clientsprachen sowie Möglichkeiten zur Anbindung externer Übersetzungswerkzeuge sollten zur Verfügung stehen, damit Inhalte effizient international wiederverwendet werden können.

4) Lassen sich Medien in unterschiedlichen Kontexten und Versionen verwenden?

Ein im Redaktionssystem integriertes Digital Asset Management ermöglicht eine effiziente (Wieder-)Verwendung beliebiger Medientypen. Eine zentrale Verwaltung und Bearbeitung von Bild-, Video- und Audiodateien minimiert den Redaktionsaufwand. Mit umfassenden Werkzeugen zur Bildbearbeitung (z.B. Drehen, Spiegeln, Zuschnitt), einer automatischen Skalierung von Bildgrößen und der Möglichkeit, verschiedene Versionen pro Medium zu speichern, kann ein Bild in verschiedenen Kontexten und Bearbeitungszuständen ausgegeben werden.

5) Haben Sie den Ãœberblick?

Wenn die Wiederverwendung von Content für die Autoren immer schwieriger zu überblicken wird, kann ein professionelles Content Management System die notwendige Unterstützung bieten. Dies gilt insbesondere, wenn zum Beispiel nur Teile bereits bestehender Inhalte wie Produktinformationen, Biografien oder Pressemitteilungen verwendet werden sollen. Hier ist es wichtig, den Überblick von einer zentralen Position aus zu bewahren. Mit einem benutzerfreundlichen CMS lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Inhalte bereits existieren und wo diese auf der Webseite ausgegeben werden. Einzelne vorhandene Komponenten können dann sehr einfach wieder- beziehungsweise mehrfach verwendet werden.

Jörn Bodemann, CEO der e-Spirit AG, fast zusammen: „Die effiziente Mehrfachverwendung von Content ist ein Ansatz, der Unternehmen viel Zeit und Kosten sparen kann. Unsere Checkliste gibt den Verantwortlichen eine erste Hilfestellung, wo sie auf dem Weg zu effizienter Nutzung von Inhalten ansetzen können. Gleichzeitig ist es aber auch ein Thema, das Unternehmen nicht ohne klar definierte Zielsetzungen oder auf Kosten der Usability umsetzen sollten.“

Denn, wie eine Umfrage der e-Spirit AG unter 120 Firmen in Großbritannien ergab, sehen Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit als einen der wichtigsten Punkte bei der Umsetzung von Content-Management-Projekten. Das gaben fast die Hälfte (49 Prozent) der Befragten an. Hier zeigt sich eine klare Verschiebung der Prioritäten. Während Content Management früher die Angelegenheit von technisch versierten IT-Spezialisten war, erweitert sich durch die Möglichkeiten moderner Content Management Systeme der Kreis der Anwender erheblich. „Heute werden Inhalte über viele Kanäle erstellt und verwaltet. Es wird daher auch für Fachanwender, zum Beispiel aus dem Marketing oder der Finanzabteilung, immer wichtiger, effizient mit einem CMS zu arbeiten“, erklärt Bodemann. „Im Idealfall bringt ein CMS beide Anforderungen, die technischen Voraussetzungen für eine Mehrfachverwendung von Content und die Benutzerfreundlichkeit für den Anwender, unter einen Hut.“