HR und Cloud: Personaler müssen das Rad nicht neu erfinden

1. Unübersichtlichkeit Adé – Registerstruktur der digitalen Akte einheitlich gestalten
Im ersten Schritt sollten die Projektverantwortlichen eine übersichtliche Registerstruktur für die neue elektronische Akte festlegen. Die bisherige Struktur der HR-Akten kann übernommen werden, wenn sie für das Unternehmen passt und Personalmitarbeiter ohne Probleme damit zurechtkommen. Wenn die tägliche Arbeit mit der bisherigen Struktur jedoch schwer und kompliziert ist, sollte sie verändert, ergänzt oder neu erstellt werden. Wichtig ist dabei, dass sie über das gesamte Unternehmen hinweg einheitlich ist. Das klingt logisch, ist in der Praxis jedoch oft eine Herausforderung. Denn nicht selten haben sich über die Jahre Ablagepraktiken verändert – etwa durch neue Richtlinien oder Wachstum.

2. Den „digitalen Aktendeckel“ mit bestehenden Stammdaten beschreiben
Nachdem die Registerstruktur festgelegt ist, müssen die Stammdaten der Mitarbeiter in die neue digitale Akte übertragen werden. Diese sind in der Regel bereits in einem HCM-System in der Personalabteilung hinterlegt. Um den „digitalen Aktendeckel“ zu beschreiben, schafft der Provider der elektronischen Akte eine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen – schließlich möchte niemand Kriterien wie Name, Vorname oder Personalnummer neu erfassen. Bei der Entscheidung
welche der vorhandenen Stammdaten in die digitale Personalakte aufgenommen werden, können sich Verantwortliche ebenfalls ein Best Practice zum Vorbild nehmen. Folgende Informationen werden immer übergeben: Personalnummer, Nachname, Vorname und Geburtsdatum.

Natürlich kann die Liste jederzeit um unternehmensspezifische Stammdaten ergänzt werden – vorausgesetzt sie existieren im HCM. Mit den Datensätzen lassen sich darüber hinaus Berechtigungen festlegen: Welcher Personenkreis darf auf welche Akten zugreifen? Noch einfacher ist es natürlich, wenn die Berechtigungslogik des HCM zugrunde liegt: Wer auf eine bestimmte Person im Abrechnungssystem zugreifen kann, darf diese Akte auch sehen und mit ihr arbeiten.

3. Lese- oder Bearbeitungsberechtigung? Rollen von Nutzergruppen definieren
Zuletzt muss festgelegt werden, was der Berechtigte in der Akte tun darf: Nur lesen? Lesen und bearbeiten? Gehört zum Bearbeiten auch ein Löschrecht? Rollen können natürlich unternehmensindividuell gestaltet werden. Trotzdem lassen sich aus den Nutzergruppen einer digitalen Personalakte im Unternehmen drei Basisrollen ableiten: Zum einen sind dies die Sachbearbeiter in der HR-Abteilung, die Akten lesen und bearbeiten dürfen. Zum anderen haben auch Führungskräfte ein berechtigtes Interesse daran, auf die Akten ihrer Mitarbeiter – in diesem Fall nur mit Leseberechtigung – zuzugreifen. Nicht zuletzt steht Mitarbeitern in Deutschland laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein verbrieftes Recht zu, ihre eigene Akte einzusehen

„Trotzdem es heute kaum noch Bedenken gibt, Personaldaten in die Cloud auszulagern, steht Datenschutz natürlich an oberster Stelle: So sollte sich das Rechenzentrum des Cloud-Betreibers in Deutschland oder zumindest in der EU befinden und der Anbieter die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BSDG) sowie der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten. Dies wird in einem Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag zwischen der Personalabteilung als Auftraggeber und dem Dienstleister als Auftragnehmer sichergestellt. Greifen Unternehmen dann bei der Einführung noch auf Best Practices zurück, kann eine digitale Personalakte in nur drei Tagen betriebsbereit sein“, so Grentzer.