Mitarbeitergespräche – darauf kommt es an

Regelmäßig Mitarbeitergespräche zu führen, kann ausschlaggebend für das Unternehmen sein. Durch Gespräche mit Mitarbeitern können Probleme vermieden oder gelöst werden. Des Weiteren bekommen Mitarbeiter durch ein positiv verlaufendes Gespräch das Gefühl, dass sie wertgeschätzt werden und so eine stärkere Verbindung zu ihrem Arbeitgeber entwickeln.

Damit von einem Personalgespräch profitiert werden kann, sind einige essenzielle Punkte zu beachten. Grundsätzlich gilt beispielsweise, dass das Gespräch offen und ehrlich sein soll und bei beiden Gesprächsparteien einen positiven Eindruck hinterlassen soll.
Doch wie führt man ein Mitarbeitergespräch Ã¼berhaupt? Worauf gilt es zu achten? Auf welcher Basis kann das Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter verlaufen?
All diese Fragen werden im folgenden Text beantwortet.

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument
Eventuell denkt die ein oder andere Führungskraft darüber nach, das eigentlich anfallende Mitarbeitergespräch auszulassen, insbesondere, wenn der Grund für das anfallende Gespräch einen negativen Kern hat. Diese Denkweise ist jedoch nicht korrekt und kann es erschweren, das Mitarbeitergespräch als effektives Führungsinstrument einzusetzen. Damit das Gespräch mit dem Mitarbeiter gelingt, ist es wichtig, dass eine gründliche Vorbereitung erfolgt.

Was ist ein Mitarbeitergespräch Ã¼berhaupt?
Das Mitarbeitergespräch bezeichnet eine Unterredung zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten. Das Gespräch findet meist persönlich und unter vier Augen statt, damit eine Vertrauensbasis entstehen kann und sich die Gesprächspartner auf Augenhöhe begegnen. Es ist vorstellbar, dass sich ein Mitarbeiter, der sich direkt mehreren Vorgesetzten gegenübersieht, möglicherweise eingeschüchtert fühlt und dadurch ein offenes Gespräch verhindert wird.

Führungskräfte können regelmäßige Mitarbeitergespräche ansetzen, exemplarisch nach der Durchführung eines 360 Grad Feedbacks oder situativ, sollte es sich eher spontan ergeben.
Eine Art des Mitarbeitergesprächs ist beispielsweise das Feedbackgespräch, bei dem der Mitarbeiter eine Rückmeldung zu seiner Leistung und seinen gezeigten Kompetenzen erhält. Auch wenn es keine problematischen Kritikpunkte gibt, sollte auffällig guten Mitarbeitern ebenfalls ein Gespräch angeboten werden. Dies kann dazu führen, dass die betroffenen Mitarbeiter motiviert bleiben, weil sie Wertschätzung entgegengebracht bekommen.

Das Kritikgespräch stellt ebenfalls eine Version des Mitarbeitergesprächs dar. Hier gilt es darauf zu achten, dass der Vorgesetzte keinen kritischen Monolog hält, sondern es zu einem offenen Gespräch kommt, welches für beide Seiten Mehrwert bietet und möglicherweise vorhandene Probleme aufdeckt, die es zu lösen gilt. Des Weiteren zählen auch das Kündigungs- sowie das Krankenrückkehrgespräch zu Unterarten eines Personalgesprächs, welches jeder Vorgesetzte in seiner Laufbahn früher oder später einmal führen muss.

Die Vorbereitung auf das Gespräch mit dem Mitarbeiter
Auch wenn als Führungskraft viele wichtige Aufgaben anfallen, sollte sich für die Vorbereitung auf ein Personalgespräch Zeit genommen werden. Eine gute Vorbereitung kann ausschlaggebend für den Erfolg und Ausgang des Gesprächs sein. Das Gespräch bringt schließlich nur einen Nutzen, wenn ein zielführender Austausch gelingt.

Was sollte beachtet werden, wenn ein Mitarbeitergespräch stattfinden soll?
Wichtig ist, dass der betreffende Mitarbeiter, mit dem das Gespräch geführt werden soll, rechtzeitig darüber informiert wird, wann das Gespräch stattfindet. Gegebenenfalls kann er sich bis zum vereinbarten Termin Fragen überlegen, die er klären möchte, denn bei einem Personalgespräch soll bestenfalls ein positiver Nutzen für beide Parteien, also Arbeitgeber und Arbeitnehmer, entstehen. Dem Mitarbeiter kann auch ein Fragebogen gereicht werden, auf dessen Basis das Gespräch aufbaut.

Doch nicht nur die organisatorische Planung ist wichtig. Die inhaltliche Vorbereitung auf das Personalgespräch ist ebenfalls von hoher Bedeutung, damit die Unterredung erfolgreich und zielführend verlaufen kann.

Der Ablauf des Personalgesprächs
Es ist empfehlenswert, wenn der Start des Gesprächs positiv ausfällt, damit eine lockere, offene Stimmung entsteht, die für das anfallende Personalgespräch förderlich sein kann. Anschließend sollten Führungskräfte den Anlass und das Ziel des Gesprächs benennen, damit der Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt ist, worum sich das Gespräch drehen wird. Des Weiteren ist zu bedenken, dass das Gespräch kein Monolog sein soll. Viel eher soll der Mitarbeiter die Gelegenheit bekommen, ebenfalls Feedback zu geben oder Fragen, die ihn beschäftigen, zu stellen. Zum Abschluss ist es sinnvoll, positiv und motivierend zu agieren, damit der Mitarbeiter das Gespräch nicht mit negativen Emotionen und Gedanken verlässt.

Was gilt es als Führungskraft bei einem Personalgespräch zu beachten?
Besonders wichtig ist, dass der Mitarbeiter offen und freundlich behandelt wird. Die eingenommene Körperhaltung kann hier einen großen Teil dazu beitragen. Des Weiteren ist es unbedingt notwendig, dass die Kommunikation ehrlich verläuft. Außerdem ist es essenziell, dass dem Mitarbeiter die volle Aufmerksamkeit geschenkt wird, wenn er spricht. Selbstverständlich ist, wie bei jedem anderen Gespräch auch, darauf zu achten, dass der Kommunikationspartner ausreden kann.
Im Gesamten ist es ratsam, das Gespräch interessiert und reflektierend zu führen.

Auf der Basis von 360 Grad Feedback ein Mitarbeitergespräch führen
Das 360 Grad Feedback Tool, etwa von mettl.com,  stellt ein Hilfsmittel dar, durch welches eine umfassende Einschätzung über die gezeigten Leistungen erbracht wird. Hierbei wird eine Selbsteinschätzung abgegeben und anschließend mit der Einschätzung anderer Mitarbeiter sowie der Führungskräfte abgeglichen. Dies hat den Vorteil, dass das erhaltende Feedback sehr umfassend ist und mit der eigenen Einschätzung des Mitarbeiters abgeglichen und reflektiert werden kann.
Infolge eines 360 Grad Feedbacks kann ein geplantes Mitarbeitergespräch stattfinden, damit ein Austausch zwischen Mitarbeitenden und der Führungskraft entsteht. Bei solch einem Gespräch kann über mögliche Probleme gesprochen werden und durch die Führungskraft gegebenenfalls deeskalierend eingewirkt werden.

Das Mitarbeitergespräch nach Einsatz des 360 Grad Feedback Tools kann hierbei lediglich mit einzelnen Mitarbeitern geführt werden, deren Bewertung negativ ausfällt oder aber auch mit allen Mitarbeitern stattfinden, um ihnen die Wertschätzung zu zeigen und mögliche Fragen oder Sorgen zu besprechen.

Das Fazit
Ein Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Mittel, auf welches man als Führungskraft nicht verzichten sollte. Durch ein gut vorbereitetes Gespräch ist es möglich, auch Gespräche zu führen, die sich um eine schwierige Thematik drehen. Durch Mitarbeitergespräche können Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden, bevor es zu einer Eskalation kommt und sich ein eventuell vorliegender Konflikt weiter hochschaukelt, obwohl er vorzeitig vermieden hätte werden können. Ein Personalgespräch, welches auf dem 360 Grad Feedback Tool basiert, ist besonders zu empfehlen, da das Feedback, welches von anderen Mitarbeitern gegeben wurde, mit in das Gespräch einfließt und eine gute Grundlage bietet, um das Personalgespräch zu führen. Außerdem fühlt sich der Mitarbeiter durch das offene Gespräch mit der Führungskraft gesehen und wertgeschätzt, was sich positiv auf seine Leistung auswirken wird.