„Mein Videotermin“: Meilenstein für sichere Videokommunikation für Behörden

Wie die erfolgreiche Gestaltung des digitalen Wandels einer Behörde in Pandemiezeiten gelingt, beweist ein Projektteam des IT-Systemhaus der BA zusammen mit der Voigtmann GmbH. Ab Oktober 2019 entwickelten und konzipierten sie eine neue Videokommunikationslösung zunächst für den Bereich der Familienkasse. Wichtig war, eine DSGVO-konforme Lösung zu erarbeiten, die auf breiter Basis Akzeptanz findet – sowohl bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch bei den Kundinnen und Kunden. Denn gerade für die BA ist die stetige Verbindung zur Öffentlichkeit essenziell. Sie ist Deutschlands größte Dienstleisterin am Arbeitsmarkt. Jeden Tag berät sie Menschen zu Themen rund um den Beruf und unterstützt Millionen von Bürgerinnen und Bürgern mit finanziellen Leistungen wie Arbeitslosen- und Kindergeld. „Im Zuge unserer Strategie 2025 sollen alle Menschen einen einfachen Zugang zu den Beratungsleistungen der BA haben – ob von zu Hause oder unterwegs“, resümiert Stefan Latuski, CEO des IT-Systemhaus der BA. „Dafür haben wir mit ,Mein Videotermin‘ eine einzigartige Videokommunikationslösung entwickelt, die mit nur drei Klicks zum virtuellen Beratungstermin führt – und das völlig datenschutzkonform“, so Latuski weiter. Ab Mai 2020 erfolgte die Ausweitung der Videokommunikationslösung auf die anderen Rechtsbereiche der BA als ergänzendes Angebot zur persönlichen Beratung.

Höchste Sicherheit
Die entwickelte Anwendung basiert auf der europäischen Technologieplattform Pexip und wird On Premise in den BA-Rechenzentren betrieben. Dies gewährleistet höchste Sicherheit, denn durch den Einsatz von Pexip On Premise hat die BA stets volle Kontrolle über Ihre Daten und kombiniert so bewährte Funktionalitäten mit höchstem europäischen Datenschutzstandard in ihrer etablierten IT-Landschaft. Eine weitere Voraussetzung war eine Zertifizierung für die vorhandene Videokonferenzplattform Skype for Business, die Pexip vorhält. Der IT-Architekt Voigtmann GmbH konnte durch die schnelle Entwicklung und Implementierung einer umfassenden Mantelanwendung überzeugen, die die bisherige Videokommunikationslösung um vielfältige Funktionen ergänzt. Die End-to-End Verschlüsslung sorgt dafür, dass personenbezogene Daten zu keinem Zeitpunkt die BA-Infrastruktur verlassen.

Jedes Endgerät und jede Plattform
Durch die von der Voigtmann GmbH entwickelte Web-App und den Standard-WebRTC funktioniert „Mein Videotermin” der BA unabhängig vom Browser, vom Endgerät oder vom Betriebssystem. Ein sicherheitskritischer Download eines Programms oder Plug-Ins sind nicht erforderlich. „Selbst in Umgebungen mit geringer Bandbreite können sich Meeting-Teilnehmer und -Teilnehmerinnen virtuell von nahezu jedem Gerät aus beteiligen“, hebt Kai Burkard, Senior IT-Architekt beim IT-Systemhaus der BA, hervor. „Das vereinfache die Teilnahme. Zudem bilde die Anwendung mit Audio-, Video- und Chatfunktionen alle Facetten des Beratungstermins ab“, erläutert Burkard weiter. Funktionen wie das Bildschirmspiegeln gestalten den Termin interaktiver. Die Lösung erfüllt eine weitere wichtige Grundvoraussetzung, denn die Kundinnen und Kunden der BA gelangen in nur drei Klicks zum virtuellen Beratungstermin: Mit dem Ersten geben sie ihre Zustimmung zur Videokommunikation, mit dem Zweiten bereiten sie das verwendete Endgerät für den Termin vor und mit dem Dritten betreten sie den Beratungsraum. „Die Kunden sind sehr froh, die Termine von Zuhause aus wahrnehmen zu können”, so Lucas Albracht, Produktverantwortlicher für „Mein Videotermin“ beim IT-Systemhaus der BA. “Vor allem die Funktion des Bildschirmteilens wird sehr geschätzt, um mit den BA-Mitarbeitern gemeinsam Dokumente bearbeiten zu können.“ Statt standardisierter Outlook-Einladungen versenden die Mitarbeitenden der BA über „Mein Videotermin“ eine individualisierte Einladung an die Teilnehmer und verlinken je nach Bedarf weitere Informationen. Neben der Anforderungserhebung, Installation und Anpassung gehören auch technischer Support und Hosting zum Angebot der Voigtmann GmbH.

Use Case auf der SCCON
Auf der diesjährigen Smart Country Convention (SCCON) – Deutschlands größter Kongressmesse zur Digitalisierung des öffentlichen Sektors – zeigen die drei Partner, wie die BA durch die intuitive Lösung „Mein Videotermin” niedrigschwellige Videokonferenzen durchführen kann, die den hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entsprechen. Das erspart auch nach der Pandemie zeitraubende Anfahrten zu Terminen. Die Live Session zum Use Case „Mein Videotermin: Mit nur drei Klicks zur Beratung – wie die Bundesagentur für Arbeit mit sicherer Videokommunikation neue Wege geht.” findet am 26. Oktober 2021 von 14:00 bis 14:30 Uhr statt.
https://www.smartcountry.berlin/de/

Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.voigtmann.de/de/videokommunikation/sccon-2021/

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