Zeit und Platz sparen mit der digitalen Personalakte beim Haus der Senioren Gundelfingen gGmbH

Um die vielen Dokumente und Daten in der Pflege zu verwalten, nutzt man in dem modernen Alten- und Pflegeheim seit vielen Jahren die Produkte der VARIAL-Software in Kombination mit dem bitfarmARCHIV. Mit der Corona-Pandemie kamen weitere Anforderungen an die Software hinzu: „Plötzlich kam das Thema Home Office auf und wir waren gezwungen, Berge von Personalakten der vielen Pfleger und Helfer immer wieder vom Büro ins Home Office und zurück zu transportieren, um überhaupt irgendwie arbeiten zu können“, erinnert sich Kathrin Hoer, Personalleiterin im Haus der Senioren. „Das war nicht nur anstrengend, sondern hatte auch den Nachteil, dass natürlich nie alle Ordner an einer Stelle verfügbar waren.“

Bereits vor den Zeiten des Home Offices hatte die Personalleiterin bemängelt, dass der Zeitaufwand, den man in der Personalverwaltung mit dem Nachschlagen von Informationen verbrachte, zu hoch sei. Mal eben schnell eine Information oder Zahl herauszusuchen, war nicht möglich. Man musste immer erst Ordner durchblättern und die gewünschte Information heraussuchen. Und auch die Erstellung der Papier-Personalakten war aufwendig: Unterlagen mussten gedruckt, geheftet und abgelegt werden.

Daher entschied sich das Haus der Senioren für die Einführung der digitalen Personalakte der VARIAL World Edition. Zusammen mit der Firma J.M. software solutions für die VARIAL-Software und der Firma Conducting für das bitfarmARCHIV wurden die Anforderungen definiert: So war z. B. entscheidend, dass die Datenhaltung für die Software der digitalen Personalakte revisionssicher sein müsste. Zudem war es aufgrund der vielen ausländischen Mitarbeiter der Einrichtung wichtig, dass die Software mehrsprachenfähig wäre.

Um mit der neuen digitalen Personalakte arbeiten zu können, wurden zunächst alle alten Personalakten eingescannt. „Das war in der Tat recht viel Arbeit, aber die Zeitersparnis, die wir uns damit jetzt geschaffen haben, war die Mühe allemal wert!“, konstatiert die Personalleiterin. Innerhalb von nur einem Tag waren die zehn Mitarbeiter der Personalverwaltung eingearbeitet. „Die digitale Personalakte ist nahezu selbsterklärend und der Umgang mit dem Tool wirklich sehr einfach“, erklärt Kathrin Hoer. Individuelle Anpassungen der Software an die Einrichtung waren so gut wie keine nötig: „Der Standardumfang an Funktionalitäten ist so umfassend, dass keine Wünsche mehr offen blieben“, so die Personalerin.

VARIALs digitale Personalakte und das bitfarmARCHIV arbeiten Hand in Hand: Die Unterlagen werden gescannt und im Archiv abgelegt. Die Verschlagwortung läuft nahezu automatisiert. Sobald die Daten im Archiv gespeichert sind, sind sie auch für die digitale Personalakte abrufbar. Die Lohnabrechnung ist sofort auch über die digitale Personalakte einsehbar. Und auch das Anlegen einer neuen Personalakte ist einfach und zeitsparend.

Nach nunmehr 3 Jahren resümiert Kathrin Hoer die Softwareumstellung wie folgt: „Die Arbeitserleichterung dank der digitalen Personalakte ist jeden Tag deutlich spürbar. Digitale Unterlagen werden einfach in das Archiv und somit automatisch in die digitale Personalakte verschoben. Papierunterlagen werden gescannt und ebenfalls digital abgelegt. Das lästige Drucken, Lochen und Abheften entfällt endlich.“

Mit der Einführung der Software ist auch die Transparenz der Daten optimiert worden, weil die elektronischen Daten im Vergleich zu Papierdaten mittels Software und KI ausgewertet, analysiert und für die Unternehmenssteuerung bzw. Planung im Personalwesen herangezogen werden können. Trends in der Personalentwicklung werden schneller sichtbar und erlauben so eine schnellere Maßnahmenplanung. „Das Einsparpotenzial zeigt sich in nahezu allen Ressourcen: Wir verbrauchen weniger Material und reduzieren damit unsere Materialkosten und wir brauchen so viel weniger Platz als vorher“, freut sich die Personalleiterin. Aber das Beste von allem: „Wir sparen extrem viel Zeit in der Verwaltung, was allen Mitarbeitern zugutekommt.“