Top 10 Gründe für ein digitales Vertragsverwaltungssystem

Die Digitalisierung verändert auch das Vertragsmanagement grundlegend. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, steigende Anforderungen an Compliance, Datensicherheit und Transparenz effizient zu erfüllen. Manuelle Prozesse kosten dabei nicht nur Zeit und Geld, sondern bergen auch rechtliche Risiken. Digitale Vertragsverwaltungssysteme bieten hier die Lösung: Sie ermöglichen mehr Effizienz, bessere Kontrolle und eine rechtssichere Dokumentation aller Verträge. Daher folgen in diesem Artikel die Top 10 der guten Gründe, die für ein digitales Vertragsverwaltungssystem sprechen!

1. Zentrale Ablage und Zugriff

Warum sinnvoll: Alle Verträge sind an einem Ort digital gespeichert.

Bsp.: Ein Mitarbeiter aus dem Einkauf kann sofort auf den Liefervertrag mit einem Zulieferer zugreifen, ohne die Rechtsabteilung kontaktieren zu müssen.

2. Automatische Fristenüberwachung

Warum sinnvoll: Das Tool erinnert automatisch an Kündigungsfristen, Verlängerungen oder Prüfzeitpunkte.

Bsp: Ein Mietvertrag läuft aus – das Tool sendet 90 Tage vorher eine Erinnerung, rechtzeitig um neu zu verhandeln.

3. Versionskontrolle und Änderungsverfolgung

Warum sinnvoll: Änderungen am Vertrag werden dokumentiert, ältere Versionen bleiben nachvollziehbar.

Bsp: Beim Rahmenvertrag mit einem Dienstleister kann man sehen, welche Vertragsversion gültig ist, mit welchem Anhang und von wem, wann unterschrieben…

4. Rollenbasierte Zugriffsrechte

Warum sinnvoll: Sensible Vertragsdaten sind nur für berechtigte Personen sichtbar.

Bsp: Die Personalabteilung hat Zugriff auf Arbeitsverträge, die IT nicht.

5. Such- und Filterfunktionen

Warum sinnvoll: Verträge lassen sich nach Stichworten, Vertragspartnern oder Laufzeiten durchsuchen und filtern.

Bsp: Suche nach allen Verträgen mit dem Begriff „Haftung“ (Volltextsuche) oder alle Verträge mit allen Unternehmen eines Konzerns (Datenbanksuche).

6. Vertragsdatenanalyse und Reporting

Warum sinnvoll: In die Digitale Vertragsverwaltung sind Analysefunktionen integriert, die Vertragsdaten auswerten. So lassen sich Trends, Risiken und Potenziale erkennen.

Bsp: Das Tool erstellt automatisch ein monatliches Reporting über alle auslaufenden Verträge, Vertragswerte nach Abteilung oder Vertragsarten – ideal für Management-Entscheidungen.

7. Digitale Unterschrift und Workflow

Warum sinnvoll: Verträge werden digital erstellt, geprüft und unterschrieben.

Bsp: Ein neuer Dienstleistungsvertrag wird intern freigegeben und extern per DocuSign unterzeichnet.

8. Verwaltung komplexer Vertragszusammenhänge

Warum sinnvoll: Digitale Tools ermöglichen z.B. die strukturierte Verwaltung von komplexen Verträgen mit mehreren Vertragspartnern, voneinander abhängigen Vertragswerken, Avalrahmen, oder Leasingverträgen nach IFRS 16.

Bsp: Ein Rahmenvertrag mit einem Konsortium aus drei Unternehmen wird mit zugehörigen Einzelverträgen verknüpft, so dass der Rahmenvertrag in allen Unternehmen und die Einzelverträge nur im jeweiligen Unternehmen angezeigt werden.

9. Risikomanagement

Warum sinnvoll: Risiken wie fehlende Kündigungsfristen oder ungünstige Klauseln werden früh erkannt.

Bsp: Das Tool findet Verträge mit ungewöhnlich langen Laufzeiten oder fehlenden Dokumenten.

10. Zeit- und Kostenersparnis

Warum sinnvoll: Weniger manuelle Arbeit, schnellere Prozesse, weniger Fehler.

Beispiel: Die Rechtsabteilung spart wöchentlich Stunden, da Vertragsdaten nicht mehr manuell überwacht werden müssen.

Fazit:

Die zehn aufgeführten Gründe zeigen deutlich, dass ein digitales Vertragsverwaltungssystem weit mehr ist als nur eine technische Lösung. Es schafft Transparenz, reduziert Risiken und sorgt für messbare Effizienzgewinne im gesamten Unternehmen. Wer auf digitale Vertragsverwaltung setzt, stellt nicht nur die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicher, sondern verschafft sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil durch schnellere Prozesse und bessere Entscheidungsgrundlagen.

Weitere Informationen und Praxisbeispiele finden Sie unter: contractmanager²: Software für digitale Vertragsverwaltung

Die CM Software & Consulting GmbH mit Sitz in Burgdorf bei Hannover in Niedersachsen entwickelt und vertreibt die Vertragsverwaltungs- und Controllingsoftware contractmanager². Das Unternehmen unterstützt, berät und schult Unternehmen bei der Einführung und beim Betrieb der Vertragsverwaltung. Beratungs- und Schulungstätigkeiten für weitere Softwarelösungen runden das Portfolio ab.