Selbstabholung statt Zustellstress mit Smart Locker

In großen Unternehmen und Konzernen ist die interne Zustellung längst ein Engpass. Poststellen, interne Kuriere, Facility-Teams oder Fachabteilungen sind täglich damit beschäftigt, Sendungen persönlich zu übergeben: Briefe, Pakete, Materialien, IT-Equipment oder Muster. Termine müssen abgestimmt, Empfänger gesucht und Übergaben dokumentiert werden. Der Aufwand ist hoch – der Nutzen begrenzt.

Gleichzeitig verändern sich Arbeitsmodelle. Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Schichtbetrieb und mehrere Standorte machen klassische Zustellprozesse immer unplanbarer. Die Folge: Zustellstress, Wartezeiten und unnötige Laufwege. Genau hier setzt das Prinzip Selbstabholung an.

Selbstabholung als logische Weiterentwicklung der Inhouse-Logistik

Selbstabholung bedeutet nicht Kontrollverlust – sondern Prozessklarheit. Statt jede Sendung aktiv zuzustellen, werden zentrale Übergabepunkte geschaffen, an denen Mitarbeitende Sendungen eigenständig abholen. Der Schlüssel dazu sind Smart Locker.

Diese digitalen Ausgabeschränke ermöglichen eine sichere, zeitunabhängige Übergabe von interner Post, Materialien oder Mustern. Mitarbeitende holen ihre Sendungen dann ab, wenn es in ihren Arbeitsalltag passt – ohne Abstimmung, ohne Wartezeiten, ohne persönliche Übergabe.

Smart Locker schaffen Ruhe im Prozess

Der größte Vorteil von Smart Lockern liegt in der Entlastung interner Ressourcen. Poststellen und interne Zustelldienste müssen nicht mehr jeden Empfänger einzeln anfahren. Stattdessen erfolgt die Übergabe zentral, strukturiert und dokumentiert.

Für Unternehmen bedeutet das:

weniger Laufwege

weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag

klar definierte Ãœbergabeprozesse

bessere Planbarkeit interner Logistik

Selbstabholung ersetzt dabei nicht die Kontrolle, sondern standardisiert sie.

Digitale Selbstabholung mit System

Mit der Inhouse Lösung von COSYS wird Selbstabholung Teil eines durchgängigen Inhouse-Logistikprozesses. Sendungen werden per Barcode-Scan erfasst, Empfängern zugeordnet und in Smart Lockern bereitgestellt. Sobald eine Sendung verfügbar ist, erhalten Mitarbeitende automatisch eine Benachrichtigung.

Der Zugriff auf die Smart Locker erfolgt ausschließlich für autorisierte Personen – etwa per Mitarbeiterausweis, RFID oder Single Sign-On. Jede Entnahme wird automatisch dokumentiert und im System hinterlegt. So bleibt der gesamte Prozess jederzeit nachvollziehbar.

Ein Übergabepunkt für viele Anwendungsfälle

Smart Locker eignen sich nicht nur für klassische Post. Gerade in großen Organisationen entstehen Mehrwerte, wenn mehrere Prozesse gebündelt werden:

interne Post und Pakete

Materialbereitstellung für Projekte oder Produktion

Musterversand zwischen Abteilungen

IT-Equipment und Arbeitsmittel

Durch die zentrale Selbstabholung lassen sich diese Prozesse vereinheitlichen, ohne sie inhaltlich zu vermischen.

Transparenz statt Blackbox

Alle Daten rund um Bereitstellung und Abholung laufen zentral im COSYS WebDesk zusammen. Verantwortliche sehen auf einen Blick, welche Sendungen bereitgestellt wurden, wie lange sie liegen und wann sie abgeholt wurden. Die integrierte Prozessdatenanalyse zeigt, wo Engpässe entstehen oder Optimierungspotenziale liegen.

So wird Selbstabholung nicht nur operativ effizient, sondern auch steuerbar – ein entscheidender Faktor für große Unternehmen und Konzerne.

Skalierbar für Standorte und Konzerne

Ein weiterer Vorteil: Smart Locker lassen sich standortübergreifend einsetzen. Ob Konzernzentrale, Campus oder Außenstandort – die Prozesse bleiben identisch. COSYS ermöglicht sowohl die Integration bestehender Schrankanlagen als auch den Einsatz individuell konfigurierbarer Smart Locker, angepasst an Design, Größe und Sicherheitsanforderungen.

Damit wächst die Lösung mit den Anforderungen des Unternehmens.

Fazit: Selbstabholung entlastet – ohne Kontrolle zu verlieren

Selbstabholung ist mehr als ein Komfortfeature. Sie ist ein wirksames Mittel, um interne Zustellprozesse zu entschärfen, Ressourcen zu schonen und Abläufe zu standardisieren. In Kombination mit Smart Lockern und digitalem Tracking entsteht eine Inhouse-Logistik, die ruhig, effizient und transparent funktioniert.

COSYS verbindet Software, Smart Locker, mobile Erfassung und Prozessdatenanalyse zu einer Lösung, die interne Übergaben neu denkt – und Zustellstress konsequent ersetzt. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie ganz unverbindlich die kostenlose Demo-App (erhältlich im Playstore und Appstore).

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.