Bonn, 24. Februar 2026 – Ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 24. Februar 2016 zur Gewährung von Essenszuschüssen enthielt eine Klarstellung, die für viele Unternehmen erst die praktische Umsetzung digitaler Belegverfahren möglich machte: Arbeitgeber dürfen Belege nicht nur manuell prüfen, sondern können sich „entsprechender elektronischer Verfahren“ bedienen – etwa, wenn Belege vollautomatisch digitalisiert, geprüft und monatlich abgerechnet werden. Für die billyard-Gründer Georg Sommershof und Werner Stapf war diese Passage der Impuls, ein System zu entwickeln, das Essenszuschüsse belegbasiert, digital und payroll-tauglich abbildet.
Mit dieser Grundlage eröffnete sich eine neue Möglichkeit der Mitarbeiterverpflegung: der belegbasierte, digitale Essenszuschuss. Anders als bei Kantinen- oder Gutscheinmodellen basiert dieses Modell auf der digitalen Erfassung und Prüfung einzelner Belege – mit monatlicher Abrechnung und Datenbereitstellung für die Lohnabrechnung.
Essenszuschuss ohne Akzeptanzstellen: Flexibilität für Mitarbeitende, Entlastung für HR
Der zentrale Unterschied zu klassischen Essensmarken oder papierbasierten Gutscheinen: Für den digitalen Essenszuschuss sind keine starren Akzeptanzstellen oder vorab anzubindenden Vertragspartner nötig. Mitarbeitende reichen ihre Belege per App ein – unabhängig davon, ob sie im Restaurant, in der Bäckerei, beim Imbiss, über Lieferdienste oder beim Einkauf im Supermarkt konsumieren. Der Nachweis erfolgt über den Beleg, der digital erfasst und geprüft wird.
Von der rechtlichen Möglichkeit zur technischen Alltagstauglichkeit
Die technische Umsetzung war anspruchsvoll: Belege sind häufig zerknittert, verblasst oder schlecht gedruckt – und müssen dennoch so verarbeitet werden, dass Ergebnisse in der Lohnabrechnung belastbar sind. billyard investierte daher früh in robuste Erfassungs- und Prüfprozesse mit hoher Automatisierung, um HR-Teams zu entlasten und manuelle Stichprobenaufwände zu minimieren.
„Die Ansprache potenzieller Kunden war in der Anfangszeit äußerst schwierig“, erinnert sich Werner Stapf. „Das klang einfach zu gut, um wahr zu sein.“ Vertrauen entstand nicht über Versprechen, sondern über wiederholt saubere Abrechnungsmonate und prüffähige Prozesse.
Einsatz vom Mittelstand bis zu großen Organisationen
Im Wachstum zeigte sich, dass die Lösung auch in komplexen Umfeldern funktioniert: Mehrere Standorte, unterschiedliche Mitarbeitergruppen, Tarif- und Betriebsvereinbarungen sowie hohe Anforderungen an Datenschutz und Dokumentation erfordern Systeme, die im Alltag zuverlässig sind. billyard entwickelte die Software entsprechend weiter, um unterschiedliche HR- und Payroll-Strukturen abbilden zu können.
Heute zählt billyard beim belegbasierten, digitalen Essenszuschusses in Deutschland zu den führenden Anbietern. Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt auf Prüfsicherheit: Eingereichte Belege werden vollständig analysiert – bis auf Positionsebene, um beispielsweise begünstigte Mahlzeiten von anderen Produktkategorien unterscheiden zu können. Für Mitarbeitende bleibt der Prozess schlank („Beleg scannen, fertig“), während HR und Payroll von mehr Prozesssicherheit profitieren.
Von Food zu Mobility: Plattformweiterentwicklung
billyard blieb nicht beim Essenszuschuss stehen. Die Grundlogik – digitale Einreichung, Prüfung und Bereitstellung abrechnungsrelevanter Daten – wurde schrittweise auf weitere Benefit-Bausteine übertragen und die Plattform integrationsfähiger ausgebaut, damit sie sich in HR-Management- und Payroll-Systeme einfügt.
Zehn Jahre später: Signalwirkung für Innovation durch klare Rahmenbedingungen
Zehn Jahre nach dem BMF-Schreiben lässt sich die Entwicklung als Beispiel dafür lesen, wie präzise Rahmenbedingungen neue Märkte ermöglichen: Wenn Regeln klar definiert sind, werden Investitionen planbarer – und Innovation wird im regulierten Umfeld umsetzbar. Aus einer Klarstellung wurde ein Produktansatz, daraus eine belastbare Software – und daraus ein Unternehmen mit Sitz in Bonn.
Die wichtigsten Punkte im Ãœberblick:
• BMF-Schreiben vom 24.02.2016 machte digitale Belegverfahren für Essenszuschüsse praktisch umsetzbar.
• Daraus entstand das Segment des belegbasierten, digitalen Essenszuschusses (monatliche Abrechnung, payroll-tauglich).
• Kernprinzip: keine Akzeptanzstellen nötig – Belege werden per App eingereicht und digital geprüft.
• Fokus auf Automatisierung und Prüfsicherheit (inkl. Analyse auf Positionsebene).
• Weiterentwicklung zur integrierbaren Plattformlogik (u. a. Mobilitäts- und weitere Benefit-Bausteine).
Weiterführende Informationen:
billyard – digitaler Essenszuschuss: billyard.de/essenszuschuss/
10 Jahre BMF-Schreiben vom 24.02.2016: Impuls für den digitalen Essenszuschuss und eine Bonner HR-Tech-Story hinzugefügt von Redaktion am
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