München, 23. März 2026: In die E-Mail-Postfächer und Briefkästen von Organisationen der öffentlichen Verwaltung flattern täglich Unmengen an Dokumenten, deren manuelle Verarbeitung fehleranfällig ist und viel Zeit sowie Ressourcen bindet. Die KI-basierten Software Xpact Gov der Kölner Software-Schmiede Evy Solutions ermöglicht die Verarbeitung verschiedenster Dokumentenformate und -layouts in über 20 Sprachen, einschließlich Handschriftenerkennung. Die öffentliche Verwaltung profitiert dabei von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von bis zu 80 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung.
Das Besondere der Lösung von Evy Solutions ist ihr textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen – und zwar unabhängig vom Dokumentenaufbau. Möglich macht das die von Evy Solutions selbstentwickelte Künstliche Intelligenz, die statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge erkennt und ihre eigene Spracherkennung beständig selbstlernend optimiert. Dank dieser Technik erreicht die Software bereits nach drei bis vier Wochen im Einsatz eine Zuverlässigkeit von 99 Prozent, und der manuelle Bearbeitungsaufwand reduziert sich auf ein Prozent der Dokumente.
Xpact Gov: Von Eingangspostverwaltung über Verarbeitung bis zur Ablage
Xpact Gov begleitet jedes Dokuments vom Eingang bis zur Ablage, beginnend mit der logischen Trennung der Dokumente nach Inhalt und zugehörigem Vorgang. Als nächstes liest die Lösung die Dokumente aus, überprüft sie auf Wunsch nach individuellen Vorgaben und vervollständigt sie optional auch mit ggf. fehlenden Daten. Danach werden die Dokumente in der Klassifizierung verschlagwortet, sodass sie komplett durchsuchbar sind. Im letzten Schritt erfolgt dann die strukturierte Ablage im bestehenden IT-System.
Typische Anwendungsfälle in der täglichen Praxis:
– Verwaltung der Eingangspost: Xpact Gov nutzt KI zur Erkennung und Klassifikation eingehender unstrukturierter Schreiben, egal ob diese über das besondere, elektronische Behördenpostfach (beBPo), per E-Mail oder als gescannte Briefpost eingehen. Die Lösung extrahiert automatisch die relevanten Informationen und verteilt diese an zuständige Fachbereiche.
– Anlage und Verwaltung von E-Akten: Die Lösung digitalisiert, klassifiziert sowie verschlagwortet Alt-Akten und verknüpft sie mit den dazugehörigen Vorgängen.
– Verarbeitung von digitalen und gescannten Ausländerakten: Xpact Gov übernimmt sowohl die automatisierte Postfach-Ãœberwachung als auch die logische Trennung der Dokumente, Klassifizierung und Verschlagwortung nach Anträgen, Meldebescheinigungen, Zeugnissen oder Kontoauszügen von neu eingehenden und gescannt vorliegenden Alt-Akten. Anschließend erfolgt eine strukturierte Ablage nach dem neuesten XhD-Standard mit Archivierung und nahtloser Systemübergabe.
РVerarbeitung von Bauakten: Eingescannte wie auch digitale Bauakten werden von der L̦sung vollautomatisiert aus der Eingangspost gefiltert, klassifiziert, verschlagwortet und strukturiert abgelegt. Analog dazu lassen sich auch eingescannte Alt-Akten automatisiert verarbeiten.
– Bearbeitung von Förderanträgen: Xpact Gov analysiert und klassifiziert eingereichte Unterlagen, überprüft sie auf Vollständigkeit und Förderkriterien und erstellt automatisch Prüflisten für Sachbearbeitende.
– Prüfung von Widersprüchen: Xpact Gov automatisiert die Klassifikation von Widerspruchsgründen, extrahieren relevante Fakten sowie Belege und gleicht diese mit Originalbescheiden und Fallakten ab. Unberechtigte Widersprüche lassen sich automatisch ablehnen.
KI Made in Germany – präzise, schnell und zu 100 Prozent DSGVO-konform
Evy Solutions trainiert die Lösung für jeden Anwendungsfall ausschließlich mit den jeweiligen Unternehmensdaten an und garantiert somit höchste Präzision ohne Datenvermischung oder Halluzinationen. Darüber hinaus punktet Xpact Gov mit einer hohen Lerngeschwindigkeit. Benötigt eine gewöhnliche KI beispielsweise rund 100.000 Dokumente, bis sie einen entsprechenden Anwendungsfall „gelernt“ hat, so genügen Xpact Gov 50 bis 100 Dokumente. Das sorgt dafür, dass Nutzer sehr schnell vollumfänglich mit der Lösung arbeiten können. Die SOC1 Typ II zertifizierte KI „Made in Germany“ garantiert darüber hinaus eine lückenlose DSGVO-Konformität. Sämtliche Daten werden innerhalb Deutschlands gehostet und verarbeitet.
Und auch die E-Rechnungspflicht ist kein Problem für Xpact Gov: Die Software kann E-Rechnungen sowohl im geforderten Format erstellen und in Buchhaltungs-Systeme wie Datev importieren, als auch empfangene X-Rechnungen auslesen und in die firmeneigenen ERP- bzw. DMS-Systeme importieren.
Xpact Gov: KI-basierte Dokumentenverarbeitung für Kommunen, Städte und Landkreise hinzugefügt von Redaktion am
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