Eine digitale Plattform für tausende Mitarbeitende

Diverse Kunden, tausende Mitarbeitende, Flughafeneinsatzorte in drei Ländern, unterschiedliche Rechtssysteme, verschiedenste Anforderungen: Die ShAir AG aus Zürich ist ein führendes Unternehmen im Bereich Personalmanagement an Flughäfen und sie ist in den vergangenen Jahren massiv gewachsen. Frühzeitig hat man erkannt, dass dieses Wachstum eine neue technologische Grundlage benötigt. Mit Conductos, einer individuell entwickelten HR-Plattform, umgesetzt von der Karlsruher Digitalagentur formativ.net GmbH, hat das Schweizer Unternehmen die Personalprozesse seiner Kunden jetzt zentral gebündelt und zukunftssicher aufgestellt.

Wachstum als Anlass für die nächste Ausbaustufe

Die ShAir AG betreut sowohl für ihre Partner- als auch Schwestergesellschaften die Daten mehrerer Tausend Mitarbeitender an Standorten wie Frankfurt, Berlin, München, Düsseldorf, Hamburg, Zürich und Wien – von der Passagierabfertigung über die Gepäckabfertigung, dem Vorfeld-Service, bis zur Gastronomie in den Flughafen-Lounges.

Mit dieser Größenordnung wuchs auch der Bedarf an einer einheitlichen, sicheren skalierbaren Lösung: Die einzelnen Gesellschaften hatten im Laufe der Zeit jeweils eigene, gut funktionierende Systeme für Zeiterfassung, Dienstplanung und Personal- bzw. Bewerbermanagement aufgebaut. Für eine unternehmensweite Steuerung und Auswertung sollten diese Insellösungen nun in einer zentralen, standortübergreifenden Plattform zusammengeführt werden – stets unter dem Motto „Best of Breed“.

„Wir wollten die Stärken unserer bestehenden Prozesse in eine gemeinsame, zukunftsfähige Struktur überführen: eine Plattform, die für alle Kunden und Standorte gleichermaßen Transparenz, Effizienz und beste Datenqualität schafft“, beschreibt Daniel Rudeck, CEO der ShAir AG, die Motivation für das Projekt.

Eine Aufgabe, die vielen wachsenden mittelständischen Unternehmen bekannt vorkommen dürfte: Mit jedem neuen Standort und jeder zusätzlichen Landesgesellschaft steigt der Koordinationsaufwand. Wer hier frühzeitig in eine skalierbare, zentrale Lösung investiert, sichert sich einen klaren Vorsprung. Das gilt insbesondere, wenn gleich mehrere unterschiedliche arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen und verschiedenste Tarifverträge zu berücksichtigen sind.

Die Entscheidung für eine passgenaue Lösung

Verfügbare Standard-HR-Software am Markt konnte die spezifischen und komplexen Anforderungen von international agierenden Flughafendienstleistern nur bedingt abbilden. Die ShAir AG entschied sich deshalb für eine vollständig maßgeschneiderte Lösung und beauftragte formativ.net mit der Entwicklung. Conductos als „Software as a Service“ war geboren: eine individuelle Web-Applikation für die Personalverwaltung, die exakt auf die Bedürfnisse von ShAir und ihren Kunden zugeschnitten ist.

Kernstück der Lösung ist eine intelligente Multi-Mandantenverwaltung. Jeder Standort bzw. Kunde funktioniert als eigenständiger Mandant mit individuellen Datenfeldern, eigenem Branding und einer differenzierten Rechteverwaltung. Hinzu kommen automatisierte Workflows, Timeline gestützte Benachrichtigungen als proaktive Erinnerungen, ein flexibler Export- und Report-Manager inklusive automatischer KPI Berechnungen sowie ein integriertes Bewerbermanagement mit Vier-Augen-Prinzip bei Einstellungen. Integriert und vernetzt über Push- und Pull-APIs ist Conductos zudem eng mit Zeiterfassung, Dienstplanung und Cloud-basierten Produktivitätssuiten vernetzt, inklusive Single Sign-On.

Technisch setzt formativ.net auf eine bewährte Kombination aus dem Open-Source-CMS Joomla!, individuell entwickelten Komponenten sowie einem PHP-Backend, ergänzt durch ein umfassendes Sicherheitskonzept mit SSL-Verschlüsselung, Firewalls, tokenbasierter API-Absicherung und dem Prinzip der Datensparsamkeit.

Messbarer Mehrwert für ein wachsendes Unternehmen

Die Ergebnisse sprechen für sich: Automatisierte Workflows entlasten die HR-Teams spürbar von wiederkehrenden manuellen Aufgaben, alle relevanten Daten sind zentral verfügbar und standortspezifisch auswertbar. Änderungen im Arbeitsrecht oder in Tarifverträgen lassen sich selbst im internationalen Kontext schnell und rechtssicher umsetzen. Bei einer Schwestergesellschaft konnte sogar ein bestehendes SAP-System vollständig durch Conductos abgelöst werden – ein deutliches Signal für die Praxistauglichkeit der Lösung.

„Conductos ist einfach zu bedienen, funktioniert zuverlässig und hat bereits bestehende Insellösungen ersetzt. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit formativ.net“, resümiert Daniel Rudeck.

Auch aufseiten von formativ.net wird das Projekt als Beleg für den Wert individueller Softwareentwicklung gesehen: „Conductos zeigt exemplarisch, wie sich das organische Wachstum eines Unternehmens sinnvoll in eine zentrale, zukunftsfähige Struktur überführen lässt. Gerade die letzten 20 Prozent an spezifischen Anforderungen entscheiden darüber, ob eine Lösung im Arbeitsalltag wirklich Entlastung bringt. Mit einer maßgeschneiderten, gut vernetzten Plattform gelingt genau das. Und das lohnt sich nicht nur für internationale Konzerne, sondern gerade auch für wachsende mittelständische Unternehmen“, erklärt Sebastian Mohila von formativ.net.

Enge Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor

Möglich wurde der Projekterfolg durch ein konsequent agiles Vorgehen: Ein zweiwöchentlicher Release-Zyklus sorgt für kontinuierliche Weiterentwicklung, regelmäßige Jours fixes und ein professionelles Ticket-System für transparente Kommunikation. Im Rahmen eines langfristigen Wartungsvertrags wird Conductos seither kontinuierlich gepflegt und ausgebaut: unter anderem um erweiterte API-Funktionen, ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende, ein Bewerber-Frontend für Direktbewerbungen sowie diverse KI-Integrationen.

Ãœber die ShAir AG

Die ShAir AG mit Sitz am Flughafen Zürich wurde 2015 gegründet und hat sich vom Vermittler flexibler Teilzeitkräfte zu einem umfassenden Personaldienstleister für Kunden mit komplexen Anforderungen entwickelt. Gemeinsam mit ihren Partner- und Schwestergesellschaften koordiniert die ShAir AG den Einsatz mehrerer Tausend Mitarbeitender an Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Leistungsspektrum reicht von der Personalvermittlung über HR-Administration und Lohnbuchhaltung bis zu Weiterbildungsangeboten sowie der Software as a Service Lösung Conductos. Mit einem transparenten, individuellen Ansatz macht die ShAir AG die Personalprozesse ihrer Kunden zukunftssicher.

Ãœber formativ.net

Die formativ.net GmbH ist eine inhabergeführte Digitalagentur mit über 25 Jahren Erfahrung in der Web- und Softwareentwicklung. Das Unternehmen unterstützt mittelständische Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Verbände bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesse: von individueller Webentwicklung über KI-Integration und -Beratung bis hin zur ganzheitlichen Prozessdigitalisierung. Als strategischer Partner begleitet formativ.net seine Kunden von der ersten Idee zur fertigen digitalen Lösung und kümmert sich anschließend auch um Wartung, Betrieb sowie eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung.

Ausführliche Informationen zum Projekt gibt es in der vollständigen Case Study:

https://www.formativ.net/referenzen/shair-ag

Sowie im Blogbeitrag „Digital Excellence: Wie die ShAir AG HR-Prozesse revolutioniert“ unter:

https://www.formativ.net/blog/digital-excellence-wie-die-shair-ag-hr-prozesse-revolutioniert

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Die Digitalagentur formativ.net GmbH ist seit Gründung im Jahr 2000 ein beständiger Partner für Webentwicklung und Internetkommunikation. Bis heute begleiteten die Internetexperten und Programmierer von formativ.net viele hundert Onlineprojekte für ihre Kunden aus Wirtschaft & Verwaltung. Die Bürostandorte der Agentur liegen in Karlsruhe und Frankfurt am Main.

Das Leistungsspektrum umfasst die Programmierung von individuellen Webapplikationen und internetbasierten Software-Anwendungen, die Programmierung von Mobile Apps, Webdesign und das Erstellen von Internetseiten, Server und Web-Hosting, Domain-Management und E-Mail-Lösungen, die Wartung von Applikationen und Websites, Updates, Back-Up-Management und Sicherheitskonzepte sowie allgemeine Beratung zu Digitalisierung & KI.