Abholfächer machen Click and Collect in Apotheken flexibler

Eine Bestellung online aufzugeben und anschließend in der Apotheke abzuholen, klingt zunächst nach einem einfachen Prozess. Für das Apothekenteam beginnt die eigentliche Arbeit jedoch nach dem Bestelleingang. Die Verfügbarkeit muss geprüft, Ware kommissioniert, eindeutig einem Auftrag zugeordnet und bis zur Abholung bereitgehalten werden. Erfolgt die Übergabe ausschließlich persönlich, bleibt Click and Collect zudem an Öffnungszeiten und verfügbare Mitarbeitende gebunden.

Wie Apotheken solche Abläufe mit Digitalisierung und neuen Technologien weiterentwickeln können, dürfte auch rund um die expopharm 2026 vom 15. bis 17. September in München relevant sein. Der erste Tag des inspirationLAB steht ausdrücklich unter dem Schwerpunkt „KI und Digitalisierung“. Ein konkreter Ansatz für die Praxis ist die Kombination aus Apotheken Software, Apotheke Click and Collect und Abholfächern.

Click and Collect beginnt nicht erst bei der Abholung

Damit eine vorbestellte Ware zuverlässig bereitsteht, müssen Onlineauftrag und physischer Bestand zusammenpassen. Genau hier verzahnt COSYS verschiedene Prozessstufen.

Die COSYS Apotheken Software bildet unter anderem Bestellung, Bestandsinformation, Wareneingang, Einlagerung und Kommissionierung ab. Beim Apotheke Click and Collect erhält das Personal den Auftrag digital und kann die benötigten Artikel mobil kommissionieren. Per Barcode wird geprüft, ob der richtige Artikel dem richtigen Auftrag zugeordnet wird. Bestände und Lagerorte stehen dabei direkt auf dem Smartphone oder MDE-Gerät zur Verfügung.

Damit wird aus einer Onlinebestellung ein kontrollierter Warenprozess. Erst wenn die Bestellung vollständig zusammengestellt ist, folgt die Bereitstellung zur Abholung.

Abholfächer Apotheke: Die Übergabe vom HV entkoppeln

Genau an dieser Stelle erweitern Abholfächer für  die Apotheke den klassischen Click-and-Collect-Prozess. Statt eine fertige Bestellung hinter dem HV oder in einem separaten Bereich aufzubewahren und bei Ankunft persönlich herauszugeben, kann sie in einem vorgesehenen Smart-Locker-Fach bereitgestellt werden.

Die COSYS Abholfächer verwalten solche Übergaben digital. Der Zugriff kann je nach Konfiguration beispielsweise über PIN, QR-Code, NFC oder Scan erfolgen. Fachbelegung, Zugriffe und Übergaben werden dokumentiert. Die Systeme lassen sich zudem über Schnittstellen mit ERP- und Warenwirtschaftslösungen verbinden und sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung betreiben.

Für Apotheken entsteht dadurch ein anderer Abholprozess. Fertige Bestellungen müssen nicht bei jedem Kundenkontakt gesucht und manuell übergeben werden. Gleichzeitig können Abholmöglichkeiten zeitlich flexibler gestaltet werden, sofern Standort, Betriebsmodell und die jeweils geltenden Anforderungen dies zulassen.

Vom Kommissionierauftrag direkt ins richtige Fach

Der entscheidende Vorteil liegt nicht im Schließfach allein, sondern in seiner Einbindung in den digitalen Prozess. Ein Abholfach ohne Verbindung zur Auftragsbearbeitung würde lediglich einen zusätzlichen Aufbewahrungsort schaffen.

COSYS führt deshalb Bestellungen, Lagerbewegungen und Kundenabholungen zentral im WebDesk zusammen. Mitarbeitende sehen dort den Bearbeitungsstatus und können Click-and-Collect-Vorgänge überwachen. Die Abholfächer ergänzen diese Prozesskette um die automatisierte Übergabe.

So entsteht ein klarer Ablauf: Auftrag erhalten, Bestand prüfen, Artikel kommissionieren, Bestellung bereitstellen, Fach zuweisen und Abholung dokumentieren. Besonders bei mehreren parallel wartenden Bestellungen verhindert die eindeutige Zuordnung, dass aus Click and Collect eine neue organisatorische Nebenbaustelle wird.

KI macht aus Click and Collect mehr als einen digitalen Abholprozess

Das Innovationsthema endet jedoch nicht bei Abholfächern. COSYS integriert KI-Funktionen direkt in Click-and-Collect-Prozesse. Ein mobiler KI-Assistent kann Mitarbeitende beispielsweise bei Fragen zu Abholaufträgen, Smart Lockern oder Prioritäten unterstützen. Die intelligente Bildanalyse soll fehlerhafte Befüllungen, beschädigte Ware oder unvollständige Bestellungen erkennen.

Interessant wird KI außerdem vor der eigentlichen Abholung. Auf Basis von Bestellmustern, saisonalen Schwankungen und Pickup-Volumen kann COSYS Vorschläge für Nachbestellungen und Sicherheitsbestände erzeugen. Bei mehreren Filialen können Umlagerungsvorschläge helfen, Warenverfügbarkeit dort sicherzustellen, wo sie benötigt wird. MHD-Hinweise ermöglichen zusätzlich, kritische Artikel gezielter im Click-and-Collect-Prozess zu berücksichtigen.

Damit beantwortet KI nicht einfach dieselben Fragen wie ein Dashboard. Sie soll aus den vorhandenen Prozessdaten konkrete Empfehlungen für kommende Entscheidungen ableiten.

Apotheken Software als Plattform statt Einzellösung

Für Apotheken ist deshalb entscheidend, die Technologien nicht isoliert einzuführen. COSYS verbindet Apotheken Software, Click and Collect, Smart Locker, mobile Datenerfassung und WebDesk innerhalb einer modularen Plattform. Hinzu kommen Business Intelligence und Prozessdatenanalyse sowie geeignete Smartphone-MDE-Geräte. COSYS MDE-Services unterstützen den Gerätebetrieb und mit COSYS MDM lassen sich eingesetzte mobile Geräte und Anwendungen zentral administrieren.

Gerade im Umfeld der expopharm 2026 lohnt sich daher eine andere Perspektive auf Innovation: Nicht die Zahl neuer Systeme entscheidet, sondern wie durchgängig sie Bestellung, Ware, Mitarbeitende und Kundenübergabe miteinander verbinden.

Praxistipp: Click and Collect vom Ende her planen

Bevor Sie über Abholfächer nachdenken, verfolgen Sie zehn typische Vorbestellungen vom Eingang bis zur tatsächlichen Übergabe. Wie lange liegen fertige Bestellungen bereit? Wie häufig müssen Mitarbeitende eine Bestellung suchen oder die laufende Arbeit für eine Abholung unterbrechen? Erst daraus lässt sich ableiten, an welcher Stelle ein Smart Locker tatsächlich entlastet.

Die mobilen COSYS Abläufe können außerdem über kostenlose Demo-Apps im Google Play Store und Apple App Store ausprobiert werden. Für die Umsetzung einer vollständigen Lösung aus Apotheken Software, Click and Collect und Smart Locker sowie für geeignete Hardware, MDE-Services und COSYS MDM erreichen Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.