Im Rahmen der diesjährigen Kongressmesse Smart Country Convention (SCCON) vom 13. bis 15. Oktober 2026 in Berlin präsentierte PioVation GmbH mit KiDiS (KI-basierte digitale Staat), die digitale Verwaltungsplattform, mit der Kommunen alle Fachverfahren in einer sicheren Plattform zusammenführen.
Digitale Sachbearbeiter (DSB) führen Fachverfahren und Verwaltungsprozesse autonom aus, von der Eingangserfassung über Prüfung, Bearbeitung und den rechtssicheren Bescheid bis zur Archivierung. Sie verfolgen den Genehmigungsverlauf und begleiten jeden Vorgang von Stufe zu Stufe bis zur finalen Genehmigung.
Verwaltungsdigitalisierung ist weit mehr als Bürgerservice
Die Erwartungen digitalgewohnter Bürgerinnen und Bürger sind nur ein Aspekt der dringend erforderlichen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Für die Kommunen selbst sind andere Gründe weitaus drängender. So steht auch die Verwaltung vor der Herausforderung, die Effekte des demografischen Wandels zu bewältigen. Laut dbb-Monitor fehlen heute bereits mehr als 600.000 Fachkräfte im öffentlichen Dienst. Zudem prognostizieren Berechnungen von McKinsey, dass bis 2030 rund 1,5 Mio. – etwa ein Drittel aller Beschäftigten – aus Altersgründen ausscheiden. Im Ergebnis sind die verbleibenden Mitarbeitenden häufig massiv überlastet, wodurch es zu zusätzlichen Ausfällen und zum Teil erheblichem Rückstand in der Sachbearbeitung kommt. Parallel hierzu schrumpfen die kommunalen Haushalte. Für das Jahr 2025 zeigt sich bereits ein Rekorddefizit von 31,9 Mrd. Euro, womit 7,5 Prozent aller kommunalen Ausgaben nicht mehr durch reguläre Einnahmen gedeckt waren. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Dokumentations- und Nachweispflichten, wodurch Bearbeitungszeiten zusätzlich ausgedehnt werden und Rückstände wachsen.
KiDiS als solide Grundlage anstelle digitalen Flickwerks
Immer mehr Kommunen und Behörden erkennen das Potenzial Künstlicher Intelligenz als Antwort auf die beschriebenen Herausforderungen. Der verbreitete Ansatz, vorhandene Tools punktuell einzusetzen, erweist sich jedoch oft als ineffizient, teils sogar als riskant. Viele Kommunen binden derzeit einzelne KI-Tools in bestehende Prozesse ein. Auch wenn dies auf den ersten Blick Entlastung schafft, sprechen viele wichtige Argumente gegen diese Form von Flickwerk. So entsteht durch eine reine Punktoptimierung deutlich höherer Integrationsaufwand sowie Kosten und Aufwand für Wartung und Updates. Für die kommunale Verwaltung sprechen vor allen Dingen Sicherheits- und Souveränitätsargumente gegen diesen Ansatz: Jedes Tool ist ein potenzieller Angriffspunkt. Zudem ergeben sich vielfältige Abhängigkeiten, die ganz klar gegen das Gebot der Datensouveränität sprechen.
Mit KiDiS wählt PioVation deshalb einen grundlegend anderen Ansatz: Anstatt nur einzelne Abläufe nach Bedarf schrittweise durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu optimieren, baut KiDiS die gesamte Verwaltung auf einer KI-Grundlage auf, die speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Dabei stehen Datensouveränität, Autarkie und Unabhängigkeit der Verwaltung im Mittelpunkt. So überlässt KiDiS der Verwaltung nicht zuletzt die Entscheidung, Daten in einer sicheren deutschen Cloud zu speichern oder die Plattform vollständig On-Premise, also lokal vor Ort zu betreiben. Damit gewährleistet PioVation die für sensible Daten und Prozesse dringend erforderliche Kontrolle.
„Wir führen nicht ein weiteres KI-Tool ein, sondern denken Verwaltung vom Ergebnis her neu“, erklärt Mazda Sabony, Gründer und Geschäftsführer von PioVation. „KiDiS gibt einer Kommune so viele Sachbearbeiter, wie sie braucht, für jedes Fachverfahren, und lässt die Hoheit über Daten und Entscheidungen vollständig im Haus. Jede Stadt behält dabei die freie Wahl, ob sie die Plattform lokal vor Ort oder in einer deutschen Cloud betreibt. Am Beispiel Augsburg demonstrieren wir, wie eine Kommunalverwaltung PioAkte als den ersten digitalen Sachbearbeiter produktiv einsetzt und belegen, dass dieser Weg praktisch funktioniert.“
Augsburg setzt auf den ersten digitalen Sachbearbeiter
Mit PioAkte, einem Modul der Plattform KiDiS, setzt das Personalamt der Stadt Augsburg als erste deutsche kommunale Einrichtung die GovTech-Plattform KiDiS produktiv ein. Der digitale Sachbearbeiter (DSB) digitalisiert, liest und klassifiziert eingehende Dokumente und Akten und legt diese strukturiert ab. Damit automatisiert der DSB eine bisher aufwendige manuelle Aufgabe. Durch die abschließende Prüfung und Freigabe durch einen Mitarbeitenden bleibt dabei die menschliche Kontrollfunktion erhalten. Im Ergebnis stehen zuvor analog erfasste Daten digital zur Verfügung und können schnell gefunden und genutzt werden. Augsburg zeigt damit, wie sich Verwaltung Schritt für Schritt auf eine KI-Grundlage stellen lässt, beginnend bei einem konkreten Fachverfahren, erweiterbar um weitere digitale Sachbearbeiter. Damit leistet KiDiS einen elementaren Beitrag zur Prozessoptimierung und zur Entlastung der Mitarbeitenden sowie zur Umsetzung komplexer Digitalisierungsstrategien in der Verwaltung.
Quellen:
Die PioVation GmbH entwickelt souveräne KI-Infrastruktur für Unternehmen und Behörden. Mit der Plattform PioSphere bietet das Unternehmen eine autarke und ganzheitliche Lösung für den Betrieb digitaler Belegschaften, von der Infrastruktur über die KI-Plattform bis zu den KI-Workern. KiDiS ist die Gov-Tech-Plattform für die Vorgangsdigitalisierung im öffentlichen Sektor, von der Akte bis zum digitalen Sachbearbeiter. Die Anwendung PioAkte übernimmt darin die Dokumentendigitalisierung. Alle Produkte lassen sich On-Premises und im Air-Gap betreiben. Das Unternehmen sitzt in Grasbrunn bei München, ein zentraler Teil des Kernteams arbeitet in Indien.
PioVation präsentierte die erste souveräne, vollständig KI-basierte Verwaltungsplattform mit digitalen Sachbearbeitern für die öffentliche Verwaltung. hinzugefügt von Presse am
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