Von zwei Tagen auf zwei Stunden dank KI: automatisierte Rechnungsprüfung beim Bühnenverlag Felix Bloch Erben

Es gibt Arbeiten in Unternehmen, die möchte keiner gerne übernehmen. Das händische Abtippen von Daten aus Abrechnungen und Übertragen in die richtigen Felder einer Abrechnungssoftware gehört sicherlich dazu. Besonders, wenn diese Arbeit Woche für Woche ganze zwei Tage in Anspruch nimmt.

So war das bis vor Kurzem beim ältesten deutschen Bühnenverlag, der 1849 gegründeten Felix Bloch Erben GmbH & Co. KG aus Berlin. Das Kerngeschäft des Unternehmens ist die Vermittlung von Aufführungsrechten. Wenn zum Beispiel ein Theater ein urheberrechtlich geschütztes Werk aufführt, das von Felix Bloch Erben verlegt wird, rechnet das Theater die Kosten für die Nutzung mit diesem Verlag ab.

Automatisieren, woran bisher jeder Automatisierungsversuch gescheitert ist

Bei Felix Bloch Erben gehen pro Woche rund 200 Abrechnungen von Theatern und anderen Nutzern ein, mal in Papierform, mal digital. Aber immer sehr kleinteilig: Denn sie alle enthalten neben dem Namen des Werks und des Urhebers eine Vielzahl von Detailinformationen, wie Aufführungsdaten, die jeweiligen Besucherzahlen und Einnahmen, Abzugspositionen, die Anzahl der Personen auf der Bühne und so einiges mehr. Und weil die verschiedenen Lizenznehmer auch unterschiedliche Abrechnungssysteme nutzen, ist jede Abrechnung anders strukturiert.

Dieser Umstand ließ auch alle bisherigen Automatisierungsversuche scheitern. So mussten all diese Informationen nach wie vor mühsam von Hand in das Abrechnungssystem des Verlags übertragen werden. Damit war eine Person rund zwei Tage pro Woche beschäftigt.

Von zwei Tagen auf zwei Stunden: KI-Agenten machen es möglich

Zwischen Felix Bloch Erben und Horn & Görwitz besteht schon seit vielen Jahren eine Zusammenarbeit. Beide Unternehmen sind auch ähnlich jung: Das heute auf die Prozessoptimierung von kleinen und mittelständischen Firmen spezialisierte Unternehmen Horn & Görwitz begann zu Zeiten des deutschen Kaiserreichs als erster Importeur von Schreibmaschinen und Betreiber der ersten Schreibmaschinenschule der Reichshauptstadt Berlin.

Rund 130 Jahre später kam bei einem gemeinsamen Gespräch die Idee auf, einen neuen Anlauf zur Automatisierung der Abrechnungsverarbeitung zu wagen, dieses Mal mittels eines KI-Agenten. Christian Hartmann, Head of Document Solutions bei Horn & Görwitz, sieht in KI-Agenten großes Potenzial für kleine und mittelständische Unternehmen:

„Viele Firmen stehen vor der Herausforderung, dass klassische Automatisierungslösungen, wie man sie einfach kaufen kann, bei komplexen und individuellen Prozessen an ihre Grenzen stoßen. Bis vor wenigen Jahren stand der Entwicklungsaufwand für individuelle Lösungen in keinem Verhältnis zu den zu erwartenden Einsparungen. Mit KI-Agenten hat sich das grundlegend geändert: Wir können damit heute auch solche Prozesse wirtschaftlich automatisieren.“

Das Team von Horn & Görwitz machte sich also an die Arbeit und konnte schon nach relativ kurzer Zeit eine funktionierende Lösung auf Basis von Make und KI-Agenten präsentieren. Diese erledigt den Großteil der Abrechnungsverarbeitung vollkommen automatisch, nämlich die Datenextraktion, die Zuordnung der Einzelpositionen und die Übergabe an das interne Abrechnungssystem. Damit dauert die Rechnungsprüfung, die vorher zwei Tage in Anspruch nahm, gerade einmal noch zwei Stunden.

Für Geschäftsführer Moritz Staemmler übertrafen sowohl das Ergebnis als auch der Weg dorthin alle Erwartungen: „Ich bin sehr überrascht gewesen, wie schnell, wie unkompliziert, wie gut kommunizierend das Ganze abgelaufen ist – und natürlich auch von der Qualität.“

Zum Video-Statement von Moritz Staemmler

Fazit: Prozessautomation mit KI-Agenten spart Zeit. Und ist auch für kleine Unternehmen erschwinglich

Das Beispiel Felix Bloch Erben zeigt nicht nur, welche Möglichkeiten künstliche Intelligenz in der Prozessautomatisierung eröffnet. Es zeigt auch, dass maßgeschneiderte Lösungen auf Basis von KI selbst für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich sind. Den überschaubaren Entwicklungskosten und einer niedrigen monatlichen Lizenzgebühr stehen Woche für Woche fast zwei eingesparte Arbeitstage bei der Rechnungsprüfung gegenüber.

Mehr dazu direkt bei Horn & Görwitz.