Wenn im Amt Personal fehlt: KI-Assistenten entlasten Kommunen

Was kostet der Anwohnerparkausweis, welche Unterlagen gehören zum Bauantrag? Die Antworten auf solche Fragen stehen in Satzungen und Gebührentabellen, und in den Ämtern werden sie jeden Tag neu herausgesucht. Verwaltungen lassen sich bei dieser Suche von KI-Assistenten helfen, die mit den geltenden Vorschriften eingerichtet werden und dem ganzen Fachbereich zur Verfügung stehen. Die Assistenten sind Teil von nele.ai, einer KI-Plattform aus dem mittelhessischen Hungen.

Nach Angaben des dbb beamtenbund und tarifunion fehlen im öffentlichen Dienst 631.000 Beschäftigte, davon 112.000 in den Kommunalverwaltungen (Stand: August 2026).

Gut die Hälfte der Kommunen nutzt oder testet bereits KI. Das ergab eine forsa-Umfrage unter 1.296 Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern im Auftrag des Softwareanbieters MeisterTask (Mai/Juni 2026). Zu den häufigsten Einsatzfeldern gehören neben der Arbeit an Dokumenten die Zusammenfassung von Akten und die Protokollierung von Sitzungen.

„Die KI sucht heraus, was in der Satzung steht“, sagt Daniel Gal, Urheber von nele.ai. „Was die Bürgerin oder der Bürger als Antwort bekommt, entscheidet weiter die Sachbearbeitung.“

Ein Assistent für den ganzen Fachbereich

Ein Assistent wird für eine bestimmte Aufgabe vorbereitet, etwa die Gebührenauskunft. Die Verwaltung hinterlegt dafür die gültigen Dokumente und legt fest, nach welchen Regeln er antwortet. Danach können alle im Fachbereich mit ihm arbeiten. Jede Antwort verweist auf die Stelle, aus der sie stammt. So können die Beschäftigten sie prüfen, bevor sie sie weitergeben.

„Wenn ich mit Verwaltungen spreche, wollen sie oft als Erstes wissen, ob sie mit nele.ai auch ihre Sitzungen aufzeichnen können. Dann sage ich: ja, bis zu fünf Stunden am Stück“, sagt Gal. Aus der Aufnahme entsteht ein Text, den die KI zu einem Protokollentwurf weiterverarbeitet.

Wer lieber in Word oder Excel arbeitet, nutzt nele.ai über Add-ins unter Microsoft 365. Über Schnittstellen lässt sich die Plattform außerdem an bestehende Systeme anbinden.

Satzungen und Vorschriften in einer gemeinsamen Wissensdatenbank

Grundlage für die Antworten sind Wissensdatenbanken, die eine Behörde selbst anlegt. Ein Amt lädt dafür seine Satzungen und Dienstanweisungen sicher hoch und kann den Bestand jederzeit um weitere Dokumente ergänzen. Ändert sich eine Vorschrift, wird das Dokument ausgetauscht, und die Antworten aller, die damit arbeiten, beruhen danach auf dem neuen Stand. Wer Wissensdatenbanken anlegen darf und mit wem sie geteilt werden, legt die Verwaltung fest; das kann ein einzelner Fachbereich sein oder die ganze Behörde. Weil Ausnahmen und Übergangsregeln in Vorschriften oft weit entfernt von der eigentlichen Regel stehen, kann die KI ein Dokument bei Bedarf im Zusammenhang des vollständigen Textes auswerten.

Sprachmodelle werden vorab geprüft

Bevor KI im Amt eingesetzt werden darf, muss geklärt sein, welche Sprachmodelle datenschutzrechtlich vertretbar sind und wohin die Daten fließen. nele.ai prüft jedes Modell vorab vertraglich und datenschutzrechtlich und stellt den Verwaltungen die Unterlagen für ihre eigene Bewertung bereit. Zur Auswahl stehen Modelle von OpenAI, Anthropic, Google und dem französischen Anbieter Mistral; in die Plattform kommt nur, was diese Prüfung bestanden hat. Viele Modelle gibt es in zwei Varianten, mit Verarbeitung in Rechenzentren in der EU, etwa über Microsoft Azure, Google oder AWS, oder direkt bei den US-Anbietern. Der Serverstandort ist bei jedem Modell angegeben. Welche Modelle ihre Ämter nutzen dürfen, entscheidet jede Verwaltung selbst. Sie kann die Auswahl auf EU-Standorte beschränken oder auf Modelle, die nele.ai als geeignet für Berufsgeheimnisträger kennzeichnet. Die automatische Modellwahl greift nur auf freigegebene Modelle zurück.

Vertraglich kein Training mit Behördendaten

Die Anwendung nele.ai und ihre Datenbanken laufen auf Servern in Deutschland, die nach dem C5-Kriterienkatalog des BSI testiert sind. Wer noch weiter gehen will, kann Open-Source-Modelle auf einem eigenen Server betreiben. Vertraglich ist ausgeschlossen, dass Eingaben zum Training der Modelle verwendet werden. Personenbezogene Daten können, soweit technisch möglich, pseudonymisiert werden, bevor sie ein Modell erreichen. Der Betreiber arbeitet als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Er und seine Beschäftigten sind als mitwirkende Personen nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet. Datenschutzbeauftragte erhalten für die Datenschutz-Folgenabschätzung eine rund 80-seitige Dokumentation. Chatinhalte werden nicht ausgewertet. Das Dashboard zeigt der Verwaltung nur Nutzung und Verbrauch.

Abrechnung nach Verbrauch

Die Verwaltung bucht ein monatliches KI-Volumen; die Zahl der Zugänge ist nicht begrenzt. Für den Verbrauch lassen sich Monats- und Tageslimits festlegen, eine Übersicht zeigt den aktuellen Stand.

Auf einen Blick

Assistenten für wiederkehrende Auskünfte, jede Antwort mit Quellenangabe

Auswertung ganzer Dokumente wie Satzungen und Verordnungen

Vorab geprüfte Sprachmodelle mehrerer Anbieter, wahlweise mit Verarbeitung in der EU

Automatische Modellwahl innerhalb der Freigaben der Verwaltung

Modellfilter nach Serverstandort und Eignung für Berufsgeheimnisträger

Plattform auf Servern in Deutschland mit BSI-C5-Testat

Vertraglich kein Training mit Kundendaten, optionale Pseudonymisierung

Abrechnung nach Verbrauch statt pro Arbeitsplatz, mit Tages- und Monatslimits

Einbindung in Microsoft 365 (Word, Excel) und über API-Schnittstellen

[url=http://nele.ai]nele.ai[/url] ist eine KI-Plattform aus Hungen (Hessen). Sie ist seit 2023 am Markt und wird bundesweit von Kommunen, Behörden, Verbänden und Unternehmen eingesetzt, darunter z. B. ADAC, Leica, Linde, TWT, VDMA und die Stadt Bad Nauheim. Im September 2026 erhielt nele.ai den Big Bang Innovation Award in der Kategorie Datenschutz-Innovation, vergeben vom Deutschen Institut für Service-Qualität (DISQ) und dem Magazin DUP UNTERNEHMER. Beim Wettbewerb „Best of Technology 2024“ der WirtschaftsWoche belegte die Plattform in der Sonderkategorie KI: Produktinnovation den zweiten Platz. Betrieben wird nele.ai von der GAL Digital GmbH. [url=http://www.nele.ai]www.nele.ai [/url]