Pragmatisches Projekt-Risikomanagement für KMUs

Konzept für pragmatisches Risikomanagement in Projekten

Einfacher Risikomanagement-Steuerkreis

Ein einfacher Risikomanagement-Steuerkreis ist eine der Grundlagen für ein gelebtes Projekt-Risikomanagement. Der Steuerkreis besteht lediglich aus drei Elementen, die regelmäßig in der angegebenen Reihenfolge durchlaufen werden:

1. Identifikation und Bewertung von Risiken
2. Definition von Maßnahmen zum Umgang mit den identifizierten Risiken
3. Management der identifizierten Risiken

Beim regelmäßigen Durchlaufen muss die zuvor gewählte Einordnung in den Kriterienkatalog überprüft und ggfs. angepasst werden. Daraus folgt dann ggfs. auch, dass die zuvor gewählten Maßnahmen angepasst werden müssen.

Einfache Identifikation

Durch eine einfache Fragestellung können Risiken identifiziert werden:

Welches Ereignis/welche Tatsache/welcher Sachstand könnte im Projekt eintreten?

Weiterhin sollte man sich zur einfachen Risiko-Identifikation an bereits existierenden Risiko-Checklisten orientieren, die ggfs. von Branchen-Verbänden zur Verfügung gestellt werden können. Zusätzlich können eigene Projekt-Risiko-Checklisten im Laufe der Zeit aufgebaut werden, auf die im Risikomanagement-Steuerkreis einfach zugegriffen werden kann.

Der Einsatz von Checklisten birgt jedoch selbst ein Risiko in sich, denn es darf durch die Anwendung einer Checkliste nicht vergessen werden, jedes Projekt, das in sich einzigartig ist, individuell auf mögliche Risiken zu prüfen.
 
Anhaltspunkt zur Identifikation könnte auch die Unterscheidung von Risiken in folgende Arten sein:

a) kaufmännische Risiken
b) technische Risiken
c) Termin-Risiken
d) Ressourcen-Risiken

Einfacher Kriterienkatalog zur Bewertung

Die identifizierten Risiken sollen in zwei unterschiedliche Kriterienkataloge eingeordnet werden: die Eintritts-Wahrscheinlichkeit und die Tragweite bei Risiko-Eintritt. Dabei ist von entscheidender Bedeutung, dass entgegen der gängigen Literatur, am Ende keine quantitative (monetäre) Bewertung.

Dabei sollte nur zwischen hoher oder niedriger Eintritts-Wahrscheinlichkeit und großer oder kleiner Tragweite unterschieden werden.

Bei der Einordnung in diesen einfachen Kriterienkatalog können die zwei folgenden Fragen eine einfache Hilfe darstellen:

a) Eintritts-Wahrscheinlichkeit: Wodurch könnte ein Risiko eintreten, was könnte den Eintritt des Risikos
auslösen?

b) Tragweite: Was ist die Folge/Auswirkung, wenn ein Risiko eintritt?
 

Frühzeitige und angemessene Maßnahmen-Entscheidung

Abhängig von der Einordnung eines jeden Risikos in den Kriterienkatalog ergeben sich allgemein ausgedrückt lediglich die folgenden vier Strategien um den Risiken zu begegnen:

Akzeptieren: Das Risiko kann nur schwer beeinflusst werden, oder die Eintritts-Wahrscheinlichkeit, als auch die Tragweite sind gering. Der Aufwand um Maßnahmen zu ergreifen ist wahrscheinlich höher, als der Schaden, der bei Risiko-Eintritt entstehen würde. Es macht also mehr Sinn, das Risiko einfach zu akzeptieren.

Vermindern: Durch das Ergreifen geeigneter Maßnahmen soll die Eintritts-Wahrscheinlichkeit vermindert werden. Bspw. könnte durch optimierte/gezielte Kommunikation und Aufklärung innerhalb des Projekt-Teams, aber auch im Umfeld des Projekts, die Wahrscheinlichkeit reduziert werden, dass das Risiko eintritt.

Verlagern: Dabei wird versucht durch geeignete Maßnahmen das Risiko auf andere Organisationen zu übertragen. Ein gutes Beispiel dafür ist der Abschluss einer entsprechenden Versicherung. Ggfs. kann ein Risiko aber auch auf den Projekt-Auftraggeber verlagert werden (Vertragsgestaltung). Normalerweise lassen sich nur Risiken mit niedriger Eintritts-Wahrscheinlichkeit verlagern.

Vermeiden/begrenzen: Da sowohl die Eintritts-Wahrscheinlichkeit hoch, als auch die Tragweite groß ist, sollte bei diesen Risiken möglichst eine Doppelstrategie verfolgt werden, indem Maßnahmen ergriffen werden, die einerseits versuchen die Eintritts-Wahrscheinlichkeit zu reduzieren, als auch die Tragweite zu verringern. Ggfs. sollte ein Projektauftrag sogar abgelehnt werden, wenn diesen Risiken nicht mit geeigneten Maßnahmen begegnet werden kann, oder bspw. könnten ggfs. die Ziele des Projektes entsprechend angepasst werden, um das Risiko zu vermeiden.

Darüber hinaus muss natürlich geprüft werden, wie ein bestehender Projektplan (durch identifizierte Risiken) ggfs. angepasst werden muss.
 

Pragmatisches Vorgehen und starke Vereinfachung bei der Einführung von Projekt-Risikomanagement

Bei der Einführung von Projekt-Risikomanagement sollte man darauf achten, dass der gewählte Risikomanagement-Ansatz nicht zu kompliziert ist. Das würde die Akzeptanz schwächen und die Anwendung würde ggfs. nur widerwillig erfolgen und die Qualität des Projekt-Risikomanagements wäre zu gering um erfolgreich zu sein.

Daher sollte (speziell bei der Einführung) ein möglichst einfacher und pragmatischer Ansatz gewählt werden.

Eine Schrittweise Vorgehensweise empfiehlt sich hierbei:

1. Definition einfacher Prozesse für Projekt-Risikomanagement
2. Die definierten Prozesse müssen in die bestehenden Projektmanagement-Prozesse
integriert und mit diesen verzahnt werden
3. Auswahl von zur Prozess-Durchführung geeigneter Methoden
4. Gestaltung möglichst praxistauglicher Werkzeuge zur Umsetzung der gewählten
Methoden
5. Unterstützung der Mitarbeiter während der Zeit der Einführung

Ziel muss es sein, dass das Projekt-Risikomanagement ein fester Bestandteil des Projektalltags wird.

 
Fazit

Projekt-Risikomanagement kann auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (sog. KMU) erfolgreich und mit begrenzten Mitteln eingeführt werden.

Speziell bei der Einführung von Projekt-Risikomanagement lässt sich keine allgemeingültige und doch konkrete/detaillierte Vorgehensweise beschreiben, denn das hängt stark von dem Unternehmen ab, das Projekt-Risikomanagement einführen möchte.

Gerade bei der Entwicklung von Unternehmensindividuellen Risiko-Checklisten und der Definition der Projekt-Risikomanagement-Prozesse sollte man sich zu Beginn der Einführung ggfs. professionelle Unterstützung hinzuziehen.

Weitere Informationen unter:
http://www.projex.de