Die Notwendigkeit für eine aktuelle und umfassende IT-Dokumentation ergibt sich für die meisten Unternehmen allein schon aufgrund gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften. Banken, Finanzdienstleister und Versicherungen unterliegen etwa den Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk). Unternehmen, die im medizinischen Umfeld tätig sind, kennen eine ganze Reihe branchenspezifischer Verordnungen. Auch aus der Abgabenordnung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung lassen sich Verpflichtungen für eine IT-Dokumentation ableiten. Bilanzierende Unternehmen benötigen sie auch aus den allgemeinen Bilanzierungserfordernissen heraus.
Die Notwendigkeit für eine IT-Dokumentation (inklusive automatisierter Inventarisierung, Berechtigungsanalyse und Lizenzmanagement) nur aus den gesetzlichen Erfordernissen heraus zu erkennen, ist jedoch zu kurz gegriffen. Mindestens genauso wichtig ist die Tatsache, dass eine umfassende und aktuelle Dokumentation des Netzwerks einen hohen Mehrwert hat und den IT-Betrieb wirksam unterstützt. Auch IT-Abteilungen müssen zunehmend an Kosteneinsparungen und Serviceorientierung denken. Beispielsweise ist es mit einer professionellen IT-Dokumentation erheblich einfacher, neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Nicht nur in großen Unternehmen sollte eine IT-Dokumentation also eine Selbstverständlichkeit sein. Gerade wenn der Administrator als „Einzelkämpfer“ fungiert und/oder externe Dienstleister für den IT-Betrieb verantwortlich sind, ist sie von hoher Wichtigkeit. In diesem Fall kann der Ausfall des einzigen Administrators oder des Dienstleisters existenzbedrohende Folgen für das Unternehmen haben. Es lohnt sich also durchaus, über die Frage „Was muss ich als Unternehmen gemäß gesetzlicher Vorgaben dokumentieren?“ hinauszugehen und stattdessen die IT-Dokumentation als Investment in das eigene Unternehmen zu betrachten.
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