Größter britischer Gaslieferant setzt auf IT-Lösung von AnyDoc Software

Wiesbaden/Slough, 24. Juni 2009 – Calor Gas, der führende britische Lieferant für Flüssiggas (LPG), Propan- und Butangas, hat sich für die DMS-Lösung AnyDoc®INVOICE der AnyDoc Software GmbH entschieden, um seine Poststelle und die Kreditorenbuchhaltung zu digitalisieren. Die Software des Experten für automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art verarbeitet, dank der in AnyDocINVOICE verwendeten Freiform-Technologie AnyApp, sowohl strukturierte, wie auch unstrukturierte Dokumente. Auf Basis einer einzigen Plattform bietet die Lösung Calor die Möglichkeit einer Digitalisierung und eines effizienten Managements aller Dokumente, die sich dann auch noch mit den vorhandenen Workflow- und CRM-Systemen im Hauptsitz des Energieversorgers integrieren lassen. So werden die Daten besonders genau erfasst und zusätzlich auch noch automatisch mit einer Reihe von Datenquellen im Unternehmen abgeglichen.

Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und die Verbesserung des Kundenservice waren Calors wichtigste Triebfedern für die Umstellung auf ein neues System. Bisher hatte der Energieversorger die in der Poststelle und der Kreditorenbuchhaltung anfallenden Dokumente – insgesamt allein am Hauptsitz jährlich mehr als eine Million – mit einem veralteten System bearbeitet, dem darüber hinaus jede Datenerfassungsfunktionen fehlten.

Calor entschied sich für AnyDoc, weil die Softwareschmiede aus einer Hand die Lösung für zwei Geschäftsbereiche bot. Denn Calor wollte gleich zwei Bereiche optimieren: die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP – accounts payable) sowie die Digitalisierung seiner Poststelle. In Bezug auf die Kreditorenbuchhaltung gab es die Anforderung, die einzelnen Workflow-Prozesse effizienter zu gestalten. Um dieses Ziel zu ereichen, mussten die Rechnungen der Lieferanten über die Poststelle elektronisch erfasst werden. Calors Besuche bei Referenzkunden von AnyDoc bestätigten dessen Eignung für die anstehenden Aufgaben. “Wir waren besonders beeindruckt von der Technologie und Leistungsstärke der Lösung. AnyDoc Software war wesentlich leistungsfähiger als alle anderen Lösungen, die wir geprüft haben. Die Technik ist sehr ausgereift und dazu sehr gut integrierbar mit unseren bestehenden Softwarelösungen und der Netzwerkinfrastruktur. Dazu gehören Lösungen wie Docusphere für das Workflow Management, Onyx, unser CRM-System, und JD Edwards”, erklärt Kam Gakhal, Systems Process Manager bei Calor Gas.

Calor Gas wurde 1935 gegründet, und das Unternehmen verfügt somit über mehr als 70 Jahre Erfahrung auf dem sensiblen Energiemarkt. Die Firma gehört zu SHV Gas, dem größten internationalen Versorger im Bereich LPG. Rund vier Millionen Kunden verlassen sich auf die LPG-Versorgung durch Calor. Zu den klassischen Geschäftsfeldern wie Kochen und Heizen kamen in den letzten Jahren auch Bereiche wie Fördertechnik, Kochen und Heizen im Freien, Autogas und Landwirtschaftsgeräte. In Großbritannien hat Calor neun Kundenzentren und zahlreiche Verkaufsstellen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Warwick beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter in Großbritannien und verzeichnet einen Umsatz von circa 325 Million Pfund (ca. 383 Million Euro).

Einige der von Calor angestrebten Kostensenkungen konnten dank AnyDoc bereits realisiert werden. Zum Beispiel wurden die Porto- und Archivierungskosten reduziert und die Distribution von Dokumenten innerhalb des Konzerns verbessert. So können sich die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung wieder mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Auch Calors Zulieferer profitieren von der AnyDoc-Lösung. Denn Lieferantenrechnungen werden nun schneller und mit weniger Fehlbuchungen beglichen. Da außerdem auch in der Kommunikation mit Kunden Dokumente besser verwaltet und weitergeleitet werden, führt dies insgesamt zu einem besseren Kundenservice.
Calor wird auch weiterhin mit AnyDoc zusammenarbeiten, um weitere Möglichkeiten für effizientere Prozesse und Einsparungen in weiteren Geschäftsbereichen zu identifizieren. “Wir wollen die Möglichkeiten, die AnyDoc uns bietet – beispielsweise Remote Scanning oder Klassifizierungsoptionen für unsere digitale Poststelle – zukünftig noch besser nutzen. Ich würde AnyDoc jederzeit auch anderen Unternehmen empfehlen”, so Gakhal.

Fotos zu Produkten von Calor Gas finden Sie unter: http://www.gcpr.de/1-1/anydoc_calor_gas_240609.html