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Arbeitszeugniserstellung leicht gemacht dank Software

Verlässt ein Mitarbeiter ein Unternehmen, so hat er einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Für die Personalverantwortlichen stellt es immer wieder eine Herausforderung dar, Arbeitszeugnisse schnell und rechtssicher zu erstellen. Sie sind ein häufiger Klagegrund für Mitarbeiter, denen gekündigt wurde.

Glücklicherweise gibt es einige Software-Lösungen, die das Erstellen von Arbeitszeugnissen erleichtern und die Wahrscheinlichkeit von erfolgreichen Klagen verringern können.

Korrekte Arbeitszeugnisse sind unerlässlich

Ein korrekt erstelltes Arbeitszeugnis ist nicht nur für den Mitarbeiter wichtig, der das Unternehmen verlässt. Auch das Unternehmen tut sich keinen Gefallen damit, die Arbeitszeugniserstellung als notwendiges Übel stiefmütterlich zu behandeln. Auf der einen Seite sollte das Arbeitszeugnis nur wohlwollende Formulierungen enthalten, um dem Mitarbeiter die Jobaussichten nicht zu verderben. Auf der anderen Seite muss das Unternehmen darauf achten, alle formalen und inhaltlichen Vorgaben einzuhalten, um Klagen zu vermeiden.

Beispielsweise bedarf ein Arbeitszeugnis immer der Schriftform und muss die Originalunterschrift eines Personalverantwortlichen enthalten. Ein digitales Arbeitszeugnis ist genauso wenig zulässig wie unnötig geknicktes oder verschmutztes Papier. Rechtschreibfehler sehen nicht nur unschön aus, sie können auch dazu führen, dass das Arbeitszeugnis nachträglich ausgebessert werden muss.

Handelt es sich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, so muss dieses selbstverständlich auch eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters enthalten. Gerade die Formulierungen in diesem Teil des Arbeitszeugnisses sind immer wieder ein Streitgrund zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.

Welche Tools können bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses helfen?


Es gibt zahlreiche Tools, die Unternehmen die Erstellung des Arbeitszeugnisses erleichtern können. Die Palette reicht hier von einfachen Online-Generatoren bis hin zur ausgeklügelten Haufe Arbeitszeugnis-Softwar, die über 12.000 rechtssichere Formulierungen anbietet.

Online-Generatoren für Arbeitszeugnisse vereinfachen die Erstellung des Zeugnisses, indem sie sicherstellen, dass man alle formellen Vorgaben einhält. Sie bieten sich dann an, wenn ein einziger Mitarbeiter mit der Zeugniserstellung beauftragt ist und sich die nötigen Bewertungen selbst von den Kollegen des Mitarbeiters einholt, der das Unternehmen verlässt. Vorgefertigte Textbausteine sorgen außerdem dafür, dass Rechtschreibfehler vermieden werden.

Während für kleinere Unternehmen ein Online-Generator ausreichen mag, können gerade größere Unternehmen mit mehr Mitarbeiterfluktuation von entsprechender Software profitieren, da diese über Schnittstellen den Import von Mitarbeiterdaten aus ERP-Systemen ermöglicht und so wertvolle Zeit spart. Außerdem sind die angebotenen Textbausteine hier in der Regel rechtssicher von Juristen formuliert worden.

Da in den meisten Fällen das Feedback von mehreren Kollegen eingeholt werden muss, bieten beispielsweise die Arbeitszeugnis-Lösungen von HRworks oder Haufe das komfortable Einbinden von Feedbackgebern direkt in den Erstellungsprozess innerhalb der Software an. Dadurch können diese die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters einfach per Schulnoten bewerten und per Kommentar begründen. Auch das Delegieren der Tätigkeitsbeschreibung ist auf diese Weise möglich. Jeder Mitwirkende wird durch vorgefertigte, anpassbare Benachrichtigungstexte durch die Software optimal angeleitet, sodass das HR-Team weniger Zeit mit der Instruktion der Feedbackgeber verbringt.

Warum sollte man für die Erstellung des Arbeitszeugnisses eine Software verwenden?

Eine passende Software für die Erstellung von Arbeitszeugnissen bietet viele Vorteile. Die Software verhindert, dass wichtige Daten vergessen werden. Außerdem vereinfacht sie das Erstellen des Zeugnisses, da sich der Aussteller an den Vorgaben der Software orientieren kann. Gerade für Unternehmen, die keine eigene Personalabteilung haben, deren Mitarbeiter routiniert in der Erstellung von Arbeitszeugnissen sind, kann das eine unerlässliche Hilfe sein. Doch auch große Unternehmen mit eigenem HR-Team können mit einer Arbeitszeugnis-Software Zeit sparen und teure Fehler vermeiden.

Da die meisten Softwarelösungen für die Erstellung von Arbeitszeugnissen für Unternehmen durchaus erschwinglich sind, dürfte sich die Anschaffung in den meisten Fällen also bezahlt machen.

Posted by on 24. Februar 2020. Filed under Business & Software. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. Both comments and pings are currently closed.

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