Drucker für KMU: So finden Unternehmen den passenden Drucker

Auch in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung sind Drucker ein wichtiger Bestandteil der Büroausstattung. Dies wird sich auch langfristig nicht ändern, weshalb auch kleine- und mittlere Unternehmen einige Aspekte bei der Wahl des Druckers beachten sollten.

Warum sind Drucker trotz zunehmender Digitalisierung wichtig für Unternehmen?

Die Digitalisierung schreitet auch in kleinen und mittleren Unternehmen zunehmend voran. Viele Verwaltungs- und Kommunikationsprozesse finden hier auf digitalen Wegen statt, sodass wichtige E-Mails und Dokumente zunehmend automatisiert in digitaler Form verschickt und anschließend archiviert werden. Dennoch ist das oft gewünschte „papierlose Büro“ in vielen Fällen immer noch eher eine Zukunftsvision, denn viele Unterlagen werden auch in Zukunft weiterhin unbedingt in analoger Form auf Papier benötigt. Hier reicht es oft nicht aus diese allein in digitaler Form vorliegen zu haben. Aus diesem Grund ist es für nahezu alle Unternehmen wichtig auch weiterhin einen oder mehrere Drucker in ihrem Unternehmen zu verwenden, um diese Dokumente entsprechend auszudrucken und aufzubewahren.

Für welche Einsatzbereiche werden Drucker üblicherweise benötigt?

Bei den oben genannten Dokumenten, die in Papierform benötigt werden, handelt es sich um zahlreiche verschiedene Unterlagen. Zu den klassischen Unterlagen gehören dabei in der Regel beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Kostenvoranschläge, Lieferantenverträge und natürlich alle Unterlagen rund um die Buchhaltung und Steuer. Diese Unterlagen können zwar für die eigene Prozessoptimierung auch zusätzlich in digitaler Form angelegt werden, müssen aber im Original auch weiterhin in Papierform vorhanden sein, da einige dieser Unterlagen für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Neben diesen benötigten Zwecken können Drucker auch für reine Arbeitsprozesse benötigt werden, beispielsweise für Ausdrucke, die zwar nicht aufbewahrt werden müssen, aber z.B. für die Erstellung von Prospekten, Hand-outs oder auch für Entwürfe von Verträgen, Produktbildern oder Präsentationsunterlagen benötigt werden.

Worauf kommt es bei der Wahl des Druckers für KMU an?

Generell sollten KMU verschiedene Aspekte in die Wahl der Drucker einfließen lassen, bevor diese erworben werden. Zunächst sollte geklärt werden, für welche Zwecke der jeweilige Drucker benötigt wird und ob es sich um einen Einzelplatzdrucker handelt oder es eher ein Gerät ist, das von mehreren Personen in der Abteilung genutzt werden soll. Bei der Wahl des Druckers sollte neben der Nutzerzahl zudem das tägliche Druckvolumen, die Druckgeschwindigkeit und die benötigte Farbanzahl (schwarz/weiß oder Farbe) beachtet werden. Werden primär und viele Text-Dokumente gedruckt, bietet sich in der Regel ein Laserdrucker an. Wird eher selten gedruckt, aber auch farbige Ausdrucke benötigt, kann sich ein Tintenstrahldrucker empfehlen. Unabhängig von der Drucktechnik kann auch eine Duplex-Funktion sinnvoll sein, mit der Dokumente beidseitig bedruckt werden können.

Wie können kleine Unternehmen die Druckkosten nachhaltig reduzieren?

Um die Kosten beim Drucken zu reduzieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die häufigste Regel ist relativ einfach und besagt, dass nur die Dokumente ausgedruckt werden sollten, die auch tatsächlich in Papierform benötigt werden. Eine weitere praktische Möglichkeit ist die Verwendung von Tinte und Toner von Drittanbietern, statt dem Einsatz von den oft etwas teureren Original-Druckerzubehör. Hier sollte man allerdings darauf achten, dass der Drucker hierfür technisch ausgelegt ist und ausschließlich auf Produkte von professionellen Anbietern zurückgreifen.

Da das Druckerzubehör neben den Anschaffungskosten der teuerste Faktor ist, bietet es sich an Tinten- bzw. Toner-sparend zu drucken – z.B. durch die Nutzung des Entwurfsmodus bei eher unwichtigen Dokumenten. Auch die Verwendung von besonders dünnen Schriftarten in Dokumenten kann beim Einsparen von Druckerfarbe hilfreich sein und die Kosten senken. Zudem sollten ungenutzte Drucker für die Stromersparnis möglichst komplett ausgeschaltet, statt einfach nur in den Stand-by-Modus versetzt werden, wenn diese über einen längeren Zeitraum nicht genutzt werden.