Optimaler Dokumentenfluss mit Classify&Index

Neu-Isenburg, 25.08.2009. Mehr Produktivität in den Posteingang bringt die neue Lösung Classify&Index von ReadSoft. Die modulare Software steuert zentral den Dokumentenfluss im Unternehmen und übernimmt sowohl die Klassifizierung als auch die Informationsextraktion. Eingehende Dokumente werden nach der Übernahme analysiert. Je nach Dokumententyp werden sie vom System klassifiziert und in logische Gruppen zusammengefasst, so dass zusammengehörige Unterlagen in einem Vorgang bearbeitet werden können. Classify&Index wird auf der bevorstehenden Fachmesse DMS Expo in Köln gezeigt (15 bis 17. September 2009). Classify&Index übernimmt die Verarbeitung aller eingehenden Dokumentenströme für die Erfassung, das Klassifizieren, Sortieren, Indexieren und die Weitergabe an Folgeprozesse oder Empfänger im Unternehmen.

Die Lösung liest eingehende Dokumente jeglicher Eingangskanäle und in allen Formaten wie Papier, Fax, E-Mail, XML, PDF und ähnliche. Elektronische Dokumente werden dem Prozess direkt zugeführt. Anhand bestimmter Kennzeichnungsmerkmale wie Logos, Stichwörter, Wortkombinationen und Layouts sowie auch inhaltlicher Analysen lassen sich die Dokumente bestimmten Prozessen und Nutzern zuordnen. Mittels extrahierter Indizes werden zentrale Informationen aus den jeweiligen Dokumenten gewonnen, beispielsweise Kunden- und Konto-Nummern, Namen, Adresse und ähnliches. Diese Informationen werden zusammen mit dem klassifizierten Dokument an weitere Geschäftsanwendungen, beispielsweise die ERP-Umgebung, Workflow-Anwendungen oder auch eine bestehende ECM-Landschaft wie auch das elektronische Archiv, im jeweiligen Format übergeben. Zunehmend von Interesse sind auch Anwendungen im Kontext mit Microsoft Sharepoint oder SAP-Records-Management. Der zuständige Sachbearbeiter hat somit alle notwendigen Informationen für eine schnelle weitere Bearbeitung des Vorgangs elektronisch verfügbar. Auch die vollintegrierte Kopplung mit klassischen „Business“-Anwendungen von ReadSoft ist gegeben. So lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen direkt von Classify&Index mit ReadSoft INVOICES weiterverarbeiten. Formulare aller Art können von der Anwendung ReadSoft FORMS zeitsparend und effizient ausgelesen und verarbeitet werden. Zusätzlich lassen sich verschiedene Standard-Workflows anbinden, die den Genehmigungsprozess unternehmensweit abbilden.

Classify&Index bietet darüber hinaus die uneingeschränkte Kontrolle über den Dokumentenfluss und erfüllt so auch die Richtlinien des Sarbanes-Oxley-Acts (SOX). Über einen lückenlosen Überprüfungspfad ist jederzeit ersichtlich, wo im System sich die Dokumente finden.

„Schnelligkeit und Effizienz in den Dokumentenprozessen sind für modern aufgestellte Unternehmen unverzichtbar. Mit dem neuen Classify&Index haben wir nun eine Posteingangslösung im Portfolio, die nach den Bedürfnissen der Anwender modular eingesetzt und individuell konfiguriert werden kann. Nun lassen sich die Dokumente optimal elektronisch dorthin steuern, wo sie für die weitere Verarbeitung benötigt werden: In den jeweiligen Geschäftsprozess und die dafür eingesetzten Systeme“, hebt ReadSoft-Geschäftsführer Oliver Hoffmann die Vorteile der Lösung hervor.

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