Erfüllt Ihr Unternehmen die deutschen GDPdU-Vorgaben zur Archivierung steuerrelevanter digitaler Dokumente?

Die GDPdU gelten für die Bundesrepublik Deutschland und wurden im Jahr 2001 vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Sie regulieren Speicherung, Zugriff und Prüfung der Authentizität (digitale Signatur) von elektronischen steuerrelevanten Informationen, Buchführungs- und Rechnungsunterlagen sowie ähnlichen von Unternehmen erstellten Dokumenten – auch in Form von E-Mails.
Die GDPdU konkretisieren die grundlegenden Anforderungen für Datenzugriff, Prüfbarkeit und Integrität von in digitaler Form archivierten Dokumenten. Sie schreiben vor, dass alle elektronisch angefertigten oder empfangenen Dokumente, die steuerlich von Bedeutung sind, ebenso elektronisch archiviert werden. Ihr Abruf hat mit denselben Mitteln zu erfolgen, mit denen sie erstellt worden sind.

„Werden die GDPdU missachtet, drohen schwerwiegende Konsequenzen mit Strafen von bis zu 250.000 Euro. GFI MailArchiver ist als führende und kosteneffizienteste E-Mail-Archivierungslösung für kleine und mittlere Unternehmen jetzt GDPdU-zertifiziert, sodass sich Firmen mit unserer Lösung auf der sicheren Seite befinden“, sagt Walter Scott, CEO von GFI Software. „Per E-Mail empfangene und verschickte Dokumente lassen sich jetzt gemäß den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums archivieren und abrufbar halten – ohne hohe Investitionen. Die 100-Postfach-Lizenz von GFI MailArchiver kostet beispielsweise lediglich 2000 Euro und gibt Unternehmen zusätzlich die Gewissheit, dass IT-Administratoren bei ihrer Arbeit bedeutend entlastet werden”, so Scott weiter.

GFI MailArchiver überzeugt mit hoher Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit und bietet ein hervorragendes Preis-Leistungsverhältnis. Sämtliche geschäftlichen E-Mails lassen sich zentral archivieren. Darüber hinaus macht die Lösung Unternehmen unabhängiger von fehleranfälligen PST-Dateien und deren aufwendiger Verwaltung. Mitarbeitern können ältere oder sogar gelöschte E-Mails jederzeit eigenständig und von überall aus abrufen.
Administratoren hingegen müssen nicht länger Kompromisse zwischen Postfachgröße und Exchange-Server-Performance eingehen. Anwender profitieren von einem nahezu unbegrenzt großen Postfach, da E-Mails in einer SQL-Datenbank und nicht unter Exchange archiviert werden. Geringere Speicherauslastung, ein kompakterer Exchange-Store und der Verzicht auf Stub-Dateien zur Archivierung tragen zu einer bedeutenden Leistungssteigerung des Mailservers bei.
Noch immer unterschätzen zahlreiche Unternehmen, wie wichtig es ist, E-Mail-Korrespondenz zu archivieren. Laut einer im März 2009 von GFI Software in Großbritannien durchgeführten Studie sind in lediglich 41 Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen Regeln zur Aufbewahrung von E-Mails definiert. Außerdem bestand bei der Hälfte der 269 Befragten ein bedeutendes Informationsdefizit zu Archivierungsvorgaben, die in den vergangenen fünf Jahren vom Gesetzgeber geändert worden sind. Es war nicht bekannt, dass inzwischen ein bedeutend höheres Risiko besteht, für eine fehlende Archivierung zur Rechenschaft gezogen werden zu können.

Ausführliche Produktinformationen zu GFI MailArchiver sind abrufbar unter: http://www.gfisoftware.de/de/mailarchiver.

Alle hier erwähnten Produkt- und Firmennamen sind unter Umständen Marken ihrer jeweiligen Eigentümer.