T-Systems senkt Kosten und vereinheitlicht Bestellprozess

T-Systems stand Anfang 2007 vor der Herausforderung,
eine einheitliche Lösung für die umfangreichen Bestell-
und Verwaltungsprozesse der Applikationszugänge zu
finden. In einem Unternehmen dieser Größenordnung ist
die Verteilung von Anwendungen naturgemäß sehr
komplex. Angestoßen durch neue Sicherheitsrichtlinien
wurde nach einer Lösung gesucht, die nicht nur
Datenschutz und SOX-konforme Bestellprozesse
gewährleistet, sondern auch die gesamte Prozesslandschaft
für Applikationszugänge standardisiert, Aufwände nach
Kostenstellen darstellt und hilft, Kosten beim
Lizenzmanagement transparent zu machen. Die syscovery
Savvy Suite – eine Standard-Software für System- und
Servicemanagement – erfüllt diese Anforderungen.

Heute helfen optimierte und teilweise automatisierte
Bestellprozesse, dem steigenden Aufwand gerecht zu
werden. Genehmigungsanträge müssen nicht mehr
handschriftlich bearbeitet werden, sondern gelangen per
automatisiertem Workflow an die jeweils zuständige
Autorisierungsstelle. Nach entsprechender Prüfung und
Freigabe erfolgt auch die weitere Bearbeitung automatisch.
Der Besteller kann den Status im Genehmigungsprozess
stets nachvollziehen. Die Zufriedenheit der Benutzer mit
den nun schnellen und transparenten Bestellprozessen
erhöhte sich erheblich.

Durch die syscovery Savvy Suite werden Applikations-
Bestellprozesse transparent, in der Abwicklung beschleunigt
und langfristig nachvollziehbar. Der Mitarbeiter, der einen
Applikationszugang benötigt, kann diesen in einem
personalisierten Katalog über das Firmenintranet bestellen.
Daraufhin beginnt ein automatisierter
Genehmigungsvorgang, welcher sich an den hinterlegten
Hierarchie-, Organisations- und Genehmigungsstrukturen
von T-Systems orientiert.

Nach einer Genehmigung wird
ein Auftrag an die interne IT erteilt, wo der georderte
Applikationszugang vorbereitet und bereitgestellt wird. Die
Besteller werden hierbei kontinuierlich über den
Abwicklungsstand ihres Auftrages informiert und können
diesen, falls notwendig, stornieren oder ändern.

Die syscovery Savvy Suite funktioniert gleichzeitig als Asset-
Management-Lösung. Bereits während die Applikation
bereitgestellt wird, wird diese erfasst und einer Kostenstelle
zugewiesen. Die integrierte Business-Intelligence-Lösung
informiert Entscheider zu den jeweiligen Bestellvorgängen,
aber auch zu den eingesetzten Applikationen. Dabei sind
Kategorisierungen wie beispielsweise nach Kostenstellen
oder Geschäftsprozessen möglich und bieten somit eine
bessere Ãœbersicht im Entscheidungsprozess.

Die neue Lösung erfüllt SOX- und Daten-
schutzanforderungen. Nur berechtigte Datenverantwortliche
können konkret beschriebene Zugriffsrechte vergeben. Jeder
Mitarbeiter muss sich auf Basis des Berechtigungssystems
eindeutig identifizieren, um seine Rechte in Anspruch zu
nehmen. Die Berechtigungsvergabe wird regelmäßig
überprüft und sichert, dass nur autorisierte Personen die
entsprechenden Zugriffsrechte genießen. Unberechtigten
oder inaktiven Benutzern werden die vorhandenen Rechte
entzogen. Werden Anwendungen nicht mehr genutzt oder
haben Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, wurden die
Zugänge bislang manuell gelöscht. Dies geschieht nun
automatisch.

Die bedarfsgerechte Vergabe von Accounts reduziert den
Gesamtbedarf und somit die Kosten. Bei der initialen
Aufnahme von Applikationen und deren Zugängen konnten
bereits mehrere Tausend Zugänge gelöscht werden. Je
nach Anwendungen waren Reduzierungen um bis zu 63%
möglich. Regelmäßige Bestandsprüfungen verschaffen
auch im laufenden Prozess Kosteneinsparungen.

T-Systems realisiert mit den umfassenden
Funktionsmöglichkeiten der syscovery Savvy Suite ein
benutzerfreundliches Tool. „Mit dem Einsatz der syscovery
Savvy Suite bei T-Systems können wir einerseits die
Richtlinien und Anforderung der Informationssicherheit
einhalten und andererseits die Grundlage einer effizienten
Lizenzverrechnung bilden“, so Alexander Kühnemann,
verantwortlicher Projektleiter bei T-Systems.

Derzeit können Mitarbeiter von T-Systems in Deutschland
bis zu 77 Applikationen ordern. Insgesamt sollen dabei
120.000 Accounts eingerichtet werden. Mehr als 5.000
Vorgesetzte und 50 sogenannte Fachgenehmiger können
diese Zugangsberechtigungen im Workflow prüfen und
freigeben. Dabei finden im Durchschnitt 400
Geschäftsvorfälle pro Woche statt. Eine enorme Aufgabe,
doch Dank der neuen Lösung kein Problem!

Aus technischer Sicht bildet die syscovery Savvy Suite eine
Schnittstelle zwischen verschiedenen Personalsystemen,
dem User-Managementsystem und dem Bereitstellen von
neuen Applikationen. Das Identity-Management-Tool „Who-
Is-Who“ von T-Systems stellt alle notwendigen Stammdaten
inklusive Verantwortlichkeiten qualitätsgesichert über eine
Schnittstelle zur Verfügung. Das auf der syscovery Savvy
Suite basierende User-Managementsystem überprüft
bestehende Berechtigungen für Applikationen, so dass
sämtliche Applikationen zu einer Identität abgefragt
werden können. Aus beiden Tools ergeben sich die
möglichen Bestellungen so wie deren
Genehmigungsprozesse. Dabei sollen zukünftig
freigegebene Aufträge direkt an das Provisioning-Tool
weitergeleitet werden, welches mittels Standard-
Connectoren die technische Umsetzung auf
Datenbankebene einleitet.

Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für die
syscovery Savvy Suite waren die Erfahrungen des
Herstellers mit anderen Großkonzernen. Die syscovery
Savvy Suite ist eine Standardsoftware, die sich durch ihre
agile Entwicklungsmethode und ihren modularen Aufbau
einfach und kostengünstig an die Bedürfnisse von
Konzernen anpassen lässt. Bei T-Systems wurden neben
der Core Engine, dem zentralen Struktur- und
Steuerungsmodul der syscovery Savvy Suite, auch die
Funktionen Service Request Management, Catalogue
Management und Entitlement Management integriert. Die
syscovery Savvy Suite bietet weitere Module, die die
Abwicklung von System- und Servicemanagement
erleichtern.

  prozessoptimierung, t-systems