Die Projektgruppe wertete dazu die Daten eines Unternehmens mit 77 Mitarbeitern aus Nordrhein-Westfalen aus. Die Firma mit sieben Außendienstbüros arbeitet bisher mit einer normalen analogen Telefonanlage. Interne Gespräche zwischen der Zentrale und den Vertriebsbüros machten zwei Drittel aller Telefonate aus und wurden gebührenpflichtig über das normale Telefonnetz geführt. Ebenfalls Telefongespräche ins Ausland oder in Mobilfunknetze.
Die Studie verglich die tatsächlich entstandenen Kosten mit den Kosten einer Telefonlage, die alle Gespräche über eine Internetverbindung (Voice over IP) führt, bei der das Gespräch digitalisiert wird. Dabei berücksichtigte die Studie auch den Aufwand für Wartung und interne Prozesse.
Die Wahl der neuen Anlage fiel auf eine geleaste Swyx-Anlage von bluvo, weil insbesondere die Servicepauschalen deutlich niedriger ausfielen als bei Wettbewerbsangeboten. Außerdem sprach die Aussicht auf einen deutlich geringeren internen Administrationsaufwand sowie der „sehr gute“ Service für bluvo.
SwyxWare aus dem Hause Swyx ist eine auf der Microsoft® Windows® Plattform basierende Software-Lösung, die einfach auf die vorhandenen PCs aufgespielt werden kann. Die Telefonapparate werden direkt an den Computer angeschlossen, die Kontaktdaten aus bestehenden Datenbanken übernommen oder neu eingetragen. Die Mitarbeiter sind an jedem Arbeitsplatz, an dem sie sich einloggen, weltweit unter der gleichen Telefonnummer erreichbar. Eingehende Faxe landen direkt im Maileingang. Telefonnummern in einer Mail oder einem beliebigen Dokument können direkt per Mausklick angewählt werden.
Die Projektgruppe empfahl, das Leasing der Anlage als bilanzneutrale und steuerlich absetzbare Anschaffung, die es dem Unternehmen auch erlaubt, immer auf dem neuesten technischen Stand zu bleiben.
Jede Telefonverbindung günstiger
Besonders vorteilhaft ist Voice over IP bei internen Gesprächen, denn die werden künftig über das ohnehin vorhandene Computernetz geführt und sind damit kostenlos. Eine Einsparung von 100 Prozent. Das gilt auch für die Gespräche mit den Außendienststellen. Niederlassungen und Außendienststellen wählen sich (mittels VPN-Zugang) einfach über eine Internetverbindung in das Unternehmen ein und agieren damit unabhängig vom Standort.
Für alle anderen Nah- und Ferngespräche spart das untersuchte Unternehmen (im Vergleich zu den Kosten von 2008) 71 Prozent und bei Auslandsgesprächen immerhin 40 Prozent. Grund für die hohen Einsparungen: Mit Voice over IP war es möglich, zu einem besonders günstigen Internet-Provider zu wechseln.
Durch den Einsatz einer Software für die Mobiltelefone können auch Telefonkosten vom und ins Mobilfunknetz gesenkt werden. Die Mitarbeiter wählen sich mit dem Handy über den Server des Unternehmens in das Telefonnetzwerk ein und führen ihre Gespräche von dort aus. Für das Unternehmen fallen nur die Kosten vom Mobiltelefon zum Server und vom Server zum Gesprächspartner an. Der Effekt: Fast ein Drittel weniger Gebühren.
Der betriebswirtschaftliche Vergleich lohnte sich für das untersuchte Unternehmen. Trotz notwendiger Anschaffung einer neuen Telefonanlage, kann es die Telefonkosten bereits im ersten Jahr der Umstellung um 1.472 Euro senken.
Interne Effekte: 100.000 Euro
Noch sehr viel deutlicher fielen jedoch die Einsparungen durch Prozessoptimierung aus. Computerunterstütztes Telefonieren ermöglicht zum Beispiel, eine Telefonnummer in einer Mail oder einem Word-Dokument direkt per Mausklick anzuwählen. Auch die Suche nach Kundendaten entfällt weitestgehend, weil das System beim Anruf direkt alle wichtigen Informationen anzeigt.
Die Studie erfasste die gesparten Zeiten in dem untersuchten Unternehmen und ermittelte eine mögliche Zeitersparnis von 6.172 Stunden und 17 Minuten. Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 16 Euro ergäbe sich daraus eine Kostenersparnis von 97.670 Euro. Pro Jahr.
Die Projektgruppe empfahl dem Unternehmen deshalb folgerichtig die Anschaffung der Telefonanlage. „Da in Zukunft die ausländischen Zweigstellen des Unternehmens auch per VPN vernetzt werden sollen, werden sich hier die Einsparungen weiter erhöhen“, prophezeit die Untersuchung.
Studie: Umstellung der Telefonie auf VoIP spart sofort hinzugefügt von Redaktion am
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