Outsourcing von Serviceleistungen ist nicht nur etwas für
große Unternehmen, die sich gar Globalplayer nennen und genug Budget für solch
eine externe Beauftragung haben. Denn sie ist für mittelständische und auch
kleine Unternehmen geeignet, die schon bei Unternehmensgründung auf solch eine
Dienstleistung in gewissen Bereichen zurückgreifen sollten. Nachstehende
Situationen zeigen dies beispielhaft auf, warum dies so ist.

Outsourcing bei geringem Potential an eigenen Arbeitskräften

Unternehmen stehen eigentlich immer vor der Frage, ob und
welche Dienstleistungen sie im eigenen Hause lassen und welche sie extern
vergeben können. Sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, ist dabei ein
bekannter „Schlager“, der in diesem Atemzug gesungen wird. Dahinter steht eine
wirtschaftliche Frage, Kosten reduzieren zu können. Das funktioniert meistens
nicht, wenn sehr schwierige Produktions- oder Entwicklungsaufgaben ausgelagert
werden sollten, die eine lange sowie intensive Einarbeitung erfordern. Einfache
und automatisierte Aufgaben können hingegen schnell ausgelagert werden. Firmen
brauchen einem Dienstleister nicht viel erklären und können sich gleichzeitig
darauf verlassen, dass die Dienstleister die Aufgaben schnell und zuverlässig
bearbeiten werden.

Insgesamt können die Firmen deutlich einsparen, da eigenes
Personal zu teuer ist, um sie mit einfachen Tätigkeiten auszulasten. Zu solchen
Tätigkeiten gehört beispielsweise ein Telefondienst – siehe eBuero.
Externe Dienstleister in solchen Tätigkeitsfeldern haben sehr viele Klienten
und können auf Grund der permanenten sowie hohen Auslastungen günstige Preise
anbieten. Davon profitieren die beauftragenden Unternehmen wirtschaftlich.
Weiterhin müssen sie keine Mitarbeiter einstellen, für die sie verantwortlich
sind. Permanente Fixkosten für sie entfallen und die Unternehmen bleiben mit
solch einem Dienstleister wesentlich flexibler, falls die Auslastung einbricht.

Konzentrationsaufgaben und eine ständige Telefonbesetzung

Eine persönliche Annahme
von Gesprächen ist immer vorteilhaft und erwünscht. Aber eine permanente
Annahme ist aufwendig, nicht immer garantiert oder manchmal sehr störend für
die Mitarbeiter im Unternehmen. Gerade kleine Unternehmen wie ein Architektur-
oder Ingenieursbüro, Fotostudio, Designunternehmen und andere haben Aufgaben
tagsüber zu erledigen, die eine hohe Konzentration zur Ausführung der
Tätigkeiten erfordern. Wenn dann noch die Ingenieure oder andere ausführende
Mitarbeiter das Telefon für Anfragen tätigen müssen, kann sie dies aus der
Schaffens- und Konzentrationsphase herausnehmen. Das kostet Kraft und erhöht
die Fehlerquote für diese Tätigkeiten. Dennoch möchten die Unternehmen die
Kunden gut bedienen und denken daran, dies mit einer ständigen Telefonbesetzung
machen zu können. Das stimmt einerseits auch, denn ein Anrufbeantworter oder
eine Nicht-Abnahme der Anrufe machen einen schlechten Eindruck.

Einen perfekten Mittelweg können die Firmen eingehen, wenn
externe Dienstleister die Telefonannahme tätigen, Notizen machen und sie an die
Unternehmen in Echtzeit weiterleiten. Dann ist weiterhin eine schnelle Reaktion
für die Kunden gewährleistet und gleichzeitig eine persönliche Annahme
garantiert. Die Unternehmen können sich anschließend selbst einteilen, wann sie
die Rückrufe durchführen. Noch perfekter wird es, wenn diese Dienstleister eine
Annahme an 365 Tagen im Jahr und 24 Stunden täglich anbieten. Dann ist die
eigene Servicequalität der Unternehmen maximiert.