eBilling: intarsys präsentiert preiswerte Lösung für den Rechnungsempfänger

Karlsruhe, 7. August 2007. Eine kostengünstige Lösung zur Verifizierung der elektronischen Signatur bei elektronischen Rechnungen stellt intarsys auf der DMS EXPO 2007 (25. bis 27. September in Köln) vor. Das Unternehmen hat zwei Szenarien entwickelt, die sowohl Unternehmen mit wenigen Eingangsrechnungen täglich als auch Unternehmen mit mehr als 100 Rechnungen am Tag adressieren. Mit einem Einstiegspreis von 199 Euro für die Lösung Sign Live! können selbst kleine Unternehmen den Empfang von elektronischen Rechnungen preiswert und gesetzkonform realisieren. Es fallen keine weiteren Kosten für Signaturprüfung oder Transaktionsgebühren an. Auch für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die nur stichprobenartig bestimmte Belege prüfen wollen, ist der Einsatz der Lösung sinnvoll. Sign Live! prüft auf Empfängerseite zunächst, ob eine eingehende Rechnung die qualifizierte elektronische Signatur enthält. Erkannt werden sowohl Signaturen, die in eine Rechnung im PDF-Format integriert sind als auch solche, die als separate Datei im PKCS#7-Format an die Rechnung angehängt wurden. Im zweiten Schritt wird die Gültigkeit der Signatur sowie deren Integrität geprüft. Konform zur GDPdU erstellt Sign Live! ein umfassendes Prüfprotokoll, welches abschließend archiviert werden kann. „Bislang wurde beim eBilling immer auf die hohen Einsparpotenziale seitens der Rechnungssteller abgehoben. Dabei fehlten immer die Lösungen auf Empfängerseite. Noch heute weiß kaum ein Unternehmen, dass es die Gültigkeit der elektronischen Signatur bei einer empfangenen Rechnung mit einem Prüfprotokoll nachweisen muss, um die Berechtigung zum Vorsteuerabzug zu haben“, erläutert intarsys-Geschäftsführer Dr. Bernd Wild.

Die Lösungsvarianten auf der Basis von Sign Live! sind einfach zu installieren und sowohl unter Windows als auch Linux lauffähig. Positiver Nebeneffekt ist, dass die Unternehmen mit der Lösung im nächsten Schritt auch den elektronischen Rechnungsausgang realisieren und somit zusätzliche Einsparungspotenziale ausschöpfen können.

Sign Live! unterstützt beim Anwender sowohl die Prüfung einer Einzelsignatur als auch die Prüfung aller Rechnungen in einer Stapelverarbeitung. Hierfür wird die Lösung so konfiguriert, dass alle Rechnungen, die sich in einem „Eingangsverzeichnis“ befinden, automatisch verifiziert und die Prüfprotokolle generiert werden. Alle Dokumente werden gemeinsam dann in einem separaten „Ausgangsverzeichnis“ abgespeichert. Durch die Prüfung im Batchverfahren lässt sich bei der Verarbeitung mehrerer elektronischer Rechnungen Zeit sparen.

Ebenfalls sehr performant arbeitet die Sign-Live!-Lösung für Unternehmen mit mehr als 100 Rechnungen täglich. Zusätzlich bietet die Software die Möglichkeit, automatisiert auf E-Mails zu reagieren, die elektronische Rechnungen als Anhang beinhalten. Darüber hinaus lassen sich vorhandene XML-Rechnungsdaten weiterverarbeiten und automatisch an Buchhaltungssysteme übergeben.

„Die Nachfrage nach eBilling-Lösungen wird immer größer. Damit die Akzeptanz auch auf Empfängerseite gesichert werden kann, geben wir den Anwender jetzt ein preiswertes Tool an die Hand, um elektronische Rechnungen jederzeit rechtsgültig empfangen und sicher verarbeiten zu können“, so Dr. Bernd Wild von intarsys.

Checkliste:

Beim Empfang einer elektronischen Rechnung müssen folgende Fragen zur Verifikation einer Rechnung beantwortet werden:

a) Ist die Rechnung signiert?
b) Ist der Aussteller der Signatur auch der Rechnungsaussteller?
c) War das Signaturzertifikat zum Zeitpunkt der Signatur gültig?
d) Ist das Dokument seit Anbringung der Signatur verändert worden?

Über das Ergebnis der Punkte a) bis d) ist laut GDPdU ein Prüfprotokoll zu erstellen.

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