Vollautomatisierte Rechnungsverarbeitung mit ReadSoft-Lösung bei KraussMaffei Berstorff

Neu-Isenburg/Hannover, 27. November 2007. Rund 50.000 Eingangsrechnungen jährlich verarbeitet die KraussMaffei Berstorff GmbH, Hannover, mit der Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft. KraussMaffei Berstorff ist ein mittelständischer Anbieter mit einem breiten Spektrum innovativer Extrusionsanlagen für die Aufbereitung und Verarbeitung von Kunststoffen und Kautschuk. In seiner SAP-Umgebung setzt das Unternehmen nun die Basissoftware DOCUMENTS for Invoices sowie die SAP-zertifizierten Add-ons Invoice Cockpit und Web Cycle ein. Ziel des Projekts war die Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses im Zusammenspiel mit den SAP-Modulen MM und FI. Projektleiter Kai Schmezko, IT-Leiter bei KraussMaffei Berstorff, entschied sich für eine stufenweise Einführung der Gesamtlösung. Zunächst wurden DOCUMENTS for Invoices sowie das Invoice Cockpit als Informationsplattform für den Buchhalter installiert. Nachdem man positive Erfahrungen in der Handhabung gesammelt hatte, stellte das Projektteam die Lösung so um, dass konsistente Rechnungen vollautomatisiert durchgebucht werden. Die Workflow-Anwendung Web Cycle wurde zunächst unter Laborbedingungen getestet und dann im dritten Schritt eingeführt. Indem alle am Prozess beteiligten Personen und Abteilungen in die elektronische Rechnungsprüfung und -genehmigung eingebunden wurden, konnte die Rechnungsbearbeitung erneut beschleunigt werden. Wesentliche Kriterien der Entscheidung für die ReadSoft-Lösung waren die nahtlose SAP-Integration sowie die Möglichkeiten, die Software individuell auf die Strukturen des zur Muttergesellschaft KraussMaffei gehörenden Unternehmens anzupassen. „Durch die ausschließliche Nutzung von Standardschnittstellen verlief die Integration sehr schnell und völlig reibungslos. Das SAP-Competence-Center von ReadSoft unterstützte uns bei der Anpassung und Implementierung mit hoher Kompetenz. Die Gesamtlösung ist absolut zuverlässig und übertrifft sogar unsere Erwartungen“, lautet das Resümee von Projektleiter Kai Schmezko.
„Die Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft bringt uns volle Transparenz über den gesamten Rechnungseingang und den Status jeder einzelnen Rechnung. Der Vorgang ist heute weniger papier-, zeit- und kostenintensiv“, ergänzt Frauke Busse, Leiterin der Kreditorenbuchhaltung bei KraussMaffei Berstorff. „Speziell das Invoice Cockpit sorgt als ‚Single Point of Entry’ für eine hohe Effizienz und besonderen Komfort bei der Verwaltung der Rechnungsdaten“. Vom Invoice Cockpit aus greifen die Rechnungsprüfer auf alle entscheidenden Daten zu und initiieren weitere Schritte, etwa die Abfrage von Kontierungsinformationen, die Bitte um Rechnungsfreigabe oder die Klärung von Wareneingangsdifferenzen. Per Mausklick stehen sofort alle Lieferantendaten und eine Bestellhistorie zur Verfügung. Vor allem die benutzerfreundliche Handhabung sicherte die hohe Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern. Bei KraussMaffei Berstorff sind rund 30 Anwender in den Rechnungsprüfungsworkflow eingebunden. Sechs User arbeiten in der Kreditorenabteilung regelmäßig mit der Lösung.

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