Mindlab profitiert von optimierten Geschäftsprozessen und Projektron BCS Einführung

Stuttgart / Berlin / Esslingen, 11. August 2009

Zum 1. August 2009 hat die Mindlab Solutions GmbH in Esslingen am Neckar ihre neue
Projektmanagement-Software Projektron BCS in Betrieb genommen.

Der Roll-out erfolgte in einem „Big Bang“ Ansatz und wurde von der PLAN+DO Consulting
Unternehmensberatung aus Stuttgart gesteuert. In der Projektphase von 12 Wochen
wurde eine 6-wöchige Teststellung mit mehreren Workshops und benutzerspezifischen
Schulungen durchgeführt. „Wir haben uns bei der Einführung von Projektron BCS für
einen externen Dienstleister entschieden, um die enorme Mächtigkeit des Systems auf die
Bedürfnisse von Mindlab herunterzubrechen und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse
kritisch zu hinterfragen“, begründet die Geschäftsführerin, Susanne Köhler die
Hinzunahme einer Unternehmensberatung für den Roll-out. Vorausgegangen war eine
Software-Evaluation, bei der Projektron BCS mit Abstand die höchste Bewertung erzielen
konnte.

Besonderer Wert wurde beim Roll-out auf die Einbeziehung der Mitarbeiter von Mindlab
gelegt. So wurde ein interdisziplinäres Kernteam gebildet, das in strukturierten Workshops
alle wichtigen Entscheidungen fällen musste und gleichzeitig in das komplexe Produkt
eingeführt wurde. „Die Mitarbeiter wissen am besten, wo die Probleme liegen und wie die
Abläufe sein sollten. Man muss ihnen eben auch die Möglichkeit geben, ihre Vorstellungen
umzusetzen“, beschreibt Eberhardt Weber den Change-Management Ansatz von
PLAN+DO Consulting zur Einführung von neuer Software.

Gleichzeitig wurde darauf geachtet, dass eingefahrene Geschäftsprozesse gründlich
durchleuchtet wurden. Während einige wichtige Prozessschritte dank der Flexibilität von
Projektron BCS genau im System abgebildet werden konnten, wurden andere bewusst
über Bord geworfen. Insgesamt profitiert Mindlab nun von klaren und dokumentierten
Prozessen und gut geschulten Mitarbeitern sowie von einer technisch deutlich reduzierten
Komplexität dank einer vereinfachten Systemlandschaft. So konnten neben dem
bestehenden Zeiterfassungssystem auch gleichzeitig vier existierende Mantis Task-
Management Installationen abgelöst werden. Und ganz nebenbei wurde noch die
Urlaubsverwaltung und der Prozess zur Angebotserstellung erneuert.

Mindlab hat durch die Einführung von Projektron BCS die Chance genutzt, System,
Prozesse und Mitarbeiter ideal aufeinander abzustimmen. Heinz D. Schultz, CEO von
Mindlab, kommentiert dies so: „Neben den klaren Prozessen über unser gesamtes
Kerngeschäft und der deutlich gesteigerten Akzeptanz der Mitarbeiter profitieren wir vor
allem auch von einer signifikanten Verbesserung im Zusammenspiel zwischen Vertrieb und
Consulting.“