Papierfabrik Koehler automatisiert zentralen Eingangsrechnungsprozess

Oberkirch / Neu-Isenburg, 13.10.2009. Die Papierfabrik August Koehler AG, Oberkirch, zieht zufrieden Bilanz nach der Einführung einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung von ReadSoft. Die an drei Standorten vertretene Gruppe konnte mit der zentral eingesetzten Lösung eine deutliche Beschleunigung des Prozesses gegenüber der vorherigen manuellen Bearbeitung erreichen. Rund 65.000 Eingangsrechnungen jährlich werden mit den modular aufeinander abgestimmten Komponenten der ReadSoft-Suite verarbeitet. Das Gesamtpaket besteht aus der Software ReadSoft Invoices sowie den SAP-Add-ons Invoice Cockpit und Web Cycle, die bei der Koehler-Gruppe nahtlos in das bestehende SAP-System integriert wurde. Die Anwendung wird über eine übersichtliche Benutzeroberfläche bedient. Im Auswahlprozess hatten insbesondere die einfache Handhabung sowie der komfortable Prüf- und Genehmigungsworkflow überzeugt. Das Projekt startete mit einer intensiven, detaillierten Vorbereitungsphase. Im Anschluss wurde die Lösung nach einem Best-Practice-Modell von ReadSoft innerhalb von 14 Tagen eingeführt.

Der Web Cycle löste einen bereits eingesetzten Workflow ab, bei dem es durch Systemanpassungen und Releasewechseln immer wieder zu Problemen gekommen ist. Wie schon zuvor können die SAP-funktionalitäten der Mengen- und Preissperre bei Rechnungen mit Bestellbezug genutzt werden. Ein zusätzliches Plus der neuen Lösung: Auch Nutzer ohne SAP-Lizenz können per Web-Applikation Informationen und Freigaben einholen. Die von ReadSoft Invoices ausgelesenen Rechnungsdaten werden sowohl an das SAP-System als auch an das elektronische Archivsystem weitergeleitet. Im Invoice Cockpit hat das Kreditorenmanagement Zugriff auf alle buchungsrelevanten Daten im Überblick, wo sie auch mit den SAP-Stammdaten abgeglichen werden.

„Neben beschleunigten Vorgängen und den damit verbundenen Rationalisierungspotenzialen war es auch eines der Projektziele, die Rechts- und Buchungssicherheit zu erhöhen“, sagt Walter Hoferer, Leitung Finanzbuchhaltung bei der Papierfabrik. „Zusätzlich zu den Rechnungsdaten werden auch umsatzsteuerliche Pflichtangaben sowie Bankverbindungen auf den Rechnungen ausgelesen. Dadurch lassen sich Eingabefehler vermeiden. Der Zeitgewinn ist bereits jetzt spürbar.“

Das System soll kontinuierlich optimiert werden. Neben kleineren Zusatzentwicklungen ist bei Rechnungen mit Bestellbezug geplant, bei vollständiger Übereinstimmung zwischen ausgelesenen Rechnungsdaten und den SAP-Systemdaten automatisch durchzubuchen. Ebenso will das Projektteam in einem weiteren Schritt elektronisch übermittelte Rechnungen („E-Invoices“) einbinden.

Mit einem Umsatz von 600 Millionen Euro und einem Absatz von 460.000 Tonnen Papier gehört die Koehler-Gruppe zu den wenigen unabhängigen deutschen Unternehmen in der Papierindustrie. Die Gruppe produziert Feinpapier, Spezialpapiere, technische Papiere, Thermopapiere und vieles mehr.

  prozessoptimierung, rechnungsverarbeitung