Beschäftigen Sie die Begriffen wie papierloses Büro, elektronische Archivierung, Digitale Akte, ERP-Integration, Workflow-BMP oder mobiles Arbeiten, dann versteckt sich dahinter vermutlich die Überlegung für ein professionelles Dokumentenmanagement System.
Ihre tägliche Korrespondenz, Verträge, Personalakten, Lieferscheine sowie sämtliche digital zu speichernden Dateien sollen revisionssicher und mit System archiviert werden. Zudem sollen Zugriffe je nach Berechtigung das Bearbeiten auch in Gruppenarbeit ermöglichen, selbstverständlich auch mobil.
Dass alles ist selbstverständlich kein Thema mehr. Individuell nach Ihren Bedürfnissen ist so gut wie alles möglich.
Hilfreich bei Ihrer Entscheidung wird sein, die Kriterien für Ihr DMS vorab so detailliert wie möglich festzulegen. Überlegen Sie, welche Dokumente verwaltet werden sollen, welche gesetzlichen Anforderungen beachtet werden müssen oder auch welche Datenträger eingesetzt werden sollen.
Um Ihr Budget nicht unnötig zu schmälern, sollten Sie aber auch diejenigen Softwareeigenschaften entlarven, die Sie zwar wünschen aber eben nicht unbedingt benötigen. Diese können, müssen aber nicht realisiert werden.
Lassen Sie sich vom Systemhaus Ihres Vertrauens ausführlich beraten und vergessen dabei nie Ihre eigenes „Pflichtenheft“!
SysTec Computer GmbH
https://www.systec-computer.de/portfolio/dokumentenmanagement/
https://www.youtube.com/watch?t=29&v=3iWo7mAeSdg
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