Dokumentenmanagement – das Rückgrat jedes Unternehmens

Innerhalb eines Unternehmens fallen täglich große Mengen an Informationen an – mittlerweile vieles davon in digitaler Form, vieles aber noch auf Papier. Dadurch ergeben sich nicht nur Lücken im Informationsfluss, Dokumente werden doppelt angelegt, was wiederum zu redundanten Informationen führt. Mittels Enterprise-Content-Management (ECM) kann dieses Wissen verarbeitet und in eine für die Mitarbeiter einfach zugängliche Form gebracht werden.

Keine Papierstapel mehr
Einer der größten Vorteile, die ECM-Systeme bieten, ist die deutliche Reduktion von Papier. Informationen, seien es Bestellungen, Kundendaten, Pläne oder Produktionsabläufe können zentral mit dem System erfasst, verwendet und bearbeitet werden. Dadurch können redundante Informationen vermieden werden und es wird auch das Risiko verringert, das etwa veraltete Dokumente bearbeitet werden, obwohl es bereits eine neuere Version gibt. Ein zentraler Punkt im Enterprise-Content-Management ist die Archivierung von Dokumenten, die auch Teil der Software von www.ser.de ist. Bestimmte Dokumente wie Rechnungen müssen laut Gesetz für eine bestimmte Anzahl an Jahren verwahrt werden. Dies zieht meist eine Flut an Papier nach sich, für die innerhalb des Unternehmens erst Platz geschaffen werden muss. Deutlich einfacher ist die elektronische Archivierung von solchen Dokumenten, denn Belege können in einer Form abgespeichert werden, die konform mit den gesetzlichen Bestimmungen ist und platzsparend auf Datenträger für die Langzeitspeicherung abgelegt werden.

Wo setzt Enterprise-Content-Management an?
Enterprise-Content-Management gliedert sich in die Bereiche Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe von Dokumenten und Informationen, die innerhalb eines Unternehmens anfallen. Während bei der Erfassung von Dokumenten digital verfügbare Informationen sehr einfach in ein ECM integriert werden können, sind Dokumente auf Papier deutlich schwieriger zu erfassen. Mittlerweile stehen dafür aber ebenfalls moderne Technologien zur Verfügung, wodurch beispielsweise nach dem Einscannen Informationen mittels Texterkennung herausgefiltert werden können. Gerade große Unternehmen profitieren von den Möglichkeiten der Verwaltung, die ihnen ein ECM-System zur Verfügung stellt. Pläne können zentral im System abgespeichert werden und es steht beispielsweise auch eine Versionierung zur Verfügung, über die Veränderungen verfolgt werden können. Die Verwaltung der Dokumente ist zudem die zentrale Anlaufstelle, wenn es darum geht, Informationen rasch zu finden, denn es können gezielter Suchanfragen gestellt werden, wodurch das lange Suchen in Archiven entfällt. Bei der Speicherung von Informationen geht es primär nicht darum jene Informationen zu speichern, bei denen Unternehmen verpflichtet sind diese Daten zu bewahren, sondern vorwiegend darum Wissensdatenbanken anzulegen. Dies können beispielsweise wissenschaftliche Informationen zu einem bestimmten Thema sein, aber auch Kontaktinformationen zu Experten, auf die gegebenenfalls zurückgegriffen werden kann. Vergleichbar ist die Bewahrung von Informationen, die sich mit der Langzeitarchivierung beschäftigt und auch die Möglichkeit zur Migration in andere Systeme bietet. Im Rahmen der Ausgabe von Informationen stellen ECM-Systeme die gespeicherten Daten auch in einer geeigneten Form wieder zur Verfügung.