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Nicht alles ist digital – Was im Büro noch auf Papier sollte

Gerade IT-Experten und andere Fachleute aus der digitalen Branche neigen dazu, alles Geschäftliche elektronisch und am besten gleich online zu erledigen – lieber eine Skype-Konferenz als ein persönliches Treffen, lieber eine Datei als eine Akte, lieber eine Online-Rechnung als eine Quittung auf Papier. Das ist zwar praktisch, effizient und umweltschonend, reicht aber manchmal nicht aus. Das gilt besonders dann, wenn Behörden involviert sind. Doch auch aus anderen Gründen macht eine parallele Archivierung auf Papier Sinn.

 

Die Aufbewahrungspflicht

Wer selbständig tätig ist oder ein Unternehmen führt, der sollte wissen, dass es für so ziemlich alle Buchführungsunterlagen eine Aufbewahrungspflicht gibt, die sich aus der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz ableitet. Rechnungen, Bücher, Lohnbelege und Quittungen müssen von jedem Unternehmer bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn etwa das Finanzamt eine Sonderprüfung anberaumt, müssen all diese Dokumente unmittelbar zugänglich sein, sonst drohen empfindliche Bußgelder. Die Aufbewahrungspflicht gilt übrigens auch für digitale Dokumente. Das bedeutet zwar, dass man sich grundsätzlich schon auf ein digitales Archiv beschränken könnte, diese Form aber immer auch anfällig für Datenverlust ist – sei es durch ein Serverproblem, einen Virus oder schlicht einen Bedienfehler. Papierne Dokumente nehmen zwar Platz weg, sind aber sprichwörtlich geduldig und geraten höchstens bei einem Brand in echte Gefahr.

 

Verträge immer im Original aufbewahren

Es ist heutzutage möglich, einen Handel mit einem anderen Unternehmen auch ohne Papierform einzugehen. Handschriftliche Unterschriften oder ausgedruckte Rechnungen sind nicht mehr zwingend notwendig. Trotzdem sollte man gewisse Verträge stets ausdrucken oder – falls diese noch konventionell auf dem Postweg kommen – gut aufbewahren, zum Beispiel Büromietverträge oder Vereinbarungen zu Honoraren und Dienstleistungen. Generell gilt: Alles, was eine Unterschrift trägt, ist als Original im Rechtsstreitfall besonders wertvoll. Ein Scan eines Vertrages hingegen kann unter Umständen angezweifelt werden. Besonders wichtige Dokumente wie etwa Gesellschafterverträge oder Personalakten können auch bei einem Notar oder Steuerberater gelagert werden. So ganz haben die klassischen Büroutensilien wie Stempel & Zubehör, Büroklammer oder Heftklammer also doch noch nicht ausgedient.

 

Urkunden gelten nur auf Papier

Es gibt eine Reihe von Dokumentenarten, bei denen die Aufbewahrung in Papierform Pflicht ist. Dazu zählen Versicherungspolicen, aus denen sich ein Leistungsanspruch ergeben kann, sowie Dokumente, die eine Immobilie betreffen. Grundsätzlich sollte man alle Formulare im Original aufbewahren, die irgendeine Form von Siegel oder Sicherheitsmerkmal tragen, also etwa Gerichtsurteile, notarielle Beglaubigungen oder Bürgschaften. Besonders Ämter und Behörden reagieren etwas empfindlich, wenn man deren Formulare nur als digitale Kopie zur Hand hat. Rein rechtlich darf man zumindest die meisten Dokumente digitalisieren und archivieren, doch wenn es um Zivilprozesse wie bei einer Produkthaftung geht, kann die Sache vor Gericht kompliziert werden. Auf jeden Fall sollte man bei der Digitalisierung seiner Geschäftsunterlagen die Vorgaben des Finanzministeriums befolgen.

 

Wenn schon digital archivieren, dann sicher

Das papierlose Büro ist trotz aller Ausnahmen weiter auf dem Vormarsch und aus diversen Gründen ist das auch sehr willkommen. Dennoch gehen viele Unternehmer und Freiberufler etwas zu arglos mit ihrer Aufbewahrungspflicht um. Jede Datei, auch wenn sie vertraulich ist, sollte zumindest ein zweites Mal irgendwo gesichert sein. Das kann auf einem lokalen physischen Datenträger sein oder auch bei einem seriösen Cloudanbieter. Im Falle eines Virusbefalls oder sonstigem technischen Fehler gibt es so immer noch ein Backup-File, das im Bedarfsfall herangezogen werden kann. Bei der Sicherheit gibt es ebenfalls einige Mängel bei vielen Firmen. Alle Geschäftsdateien sollten zumindest durch Passwörter gesichert sein oder mit einer speziellen Software vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden. Eine Papierakte wird im Regelfall ja auch in einem abschließbaren Schrank verwahrt, sofern es sich um sensible Informationen handelt. Keinesfalls sollten alle digitalen Daten an einem Ort versammelt sein, denn im Falle eines Einbruchs werden in der Regel vor allem technische Geräte entwendet. Einen Einbrecher mit kiloweise Aktenordnern unter dem Arm sieht man dagegen selten. Vielleicht sollte man schon aus diesem Grund zumindest die wichtigsten Dokumente nach wie vor auf Papier parat haben.

Posted by on 8. Mai 2017. Filed under Allgemein,Allgemein. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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